企業(yè)采購審批流程規(guī)范執(zhí)行手冊(cè)為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)權(quán)限，提高采購效率與資金使用效益，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的采購審批操作指引，保證采購活動(dòng)合規(guī)、有序開展。一、適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)所有部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)、日常辦公等需要開展的各類采購活動(dòng)，涵蓋但不限于：日常辦公類采購：辦公用品、設(shè)備耗材、服務(wù)支持等；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類采購：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等；項(xiàng)目建設(shè)類采購：工程物資、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)等；其他類采購：如固定資產(chǎn)采購、應(yīng)急物資采購等。無論采購金額大小、采購物品性質(zhì)，均需遵循本手冊(cè)規(guī)定的流程規(guī)范，保證采購過程的透明性與可追溯性。二、采購審批全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)需求提報(bào)：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，由經(jīng)辦人填寫《采購申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商（如有）等基本信息。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《采購申請(qǐng)單》上簽字批準(zhǔn)，并提交至采購部。關(guān)鍵輸出：《采購申請(qǐng)單》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）（二）采購需求復(fù)核與預(yù)算確認(rèn)采購部復(fù)核：采購部收到《采購申請(qǐng)單》后，重點(diǎn)復(fù)核：采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量是否滿足需求；預(yù)算金額是否符合企業(yè)預(yù)算管理規(guī)定；是否存在重復(fù)采購或可替代方案。預(yù)算核對(duì)：采購部協(xié)同財(cái)務(wù)部核對(duì)采購項(xiàng)目是否納入部門預(yù)算，超預(yù)算采購需額外提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，按預(yù)算審批流程報(bào)批。復(fù)核結(jié)果反饋：復(fù)核通過后，采購部進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過的，退回申請(qǐng)部門并說明原因。關(guān)鍵輸出：復(fù)核通過后的《采購申請(qǐng)單》；超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（三）采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)采購金額、物品性質(zhì)及企業(yè)采購管理制度，選擇合適的采購方式，具體采購金額范圍采購方式操作說明5000元（含）以下詢價(jià)采購采購部至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，比質(zhì)比價(jià)后選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商，填寫《詢價(jià)記錄表》。5000-50000元（含）招標(biāo)采購/競(jìng)爭(zhēng)性談判采購部組織招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判，邀請(qǐng)不少于3家供應(yīng)商參與，形成《招標(biāo)/談判結(jié)果報(bào)告》。50000元以上公開招標(biāo)/戰(zhàn)略采購按國(guó)家招標(biāo)法及企業(yè)戰(zhàn)略采購規(guī)定執(zhí)行，需成立采購評(píng)審小組，出具《評(píng)審報(bào)告》。供應(yīng)商選擇：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商；名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商的，需對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)狀況等），審核通過后方可參與采購。合同簽訂：確定供應(yīng)商后，由采購部牽頭草擬采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)部審核（金額較大或復(fù)雜采購）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商正式簽訂合同。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)記錄表》《招標(biāo)/談判結(jié)果報(bào)告》《采購合同》（需法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字）（四）訂單下達(dá)與交付跟蹤訂單：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請(qǐng)單》及《采購合同》，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確采購物品/服務(wù)的詳細(xì)信息、交付時(shí)間、地點(diǎn)等。交付跟蹤：采購部負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商備貨及物流進(jìn)度，保證按時(shí)交付。如遇延遲，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并通知需求部門。到貨確認(rèn)：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門經(jīng)辦人對(duì)照《采購訂單》進(jìn)行初步核對(duì)，確認(rèn)數(shù)量、外觀等基本信息，并在《到貨登記表》上簽字確認(rèn)。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《到貨登記表》（五）驗(yàn)收與質(zhì)量確認(rèn)成立驗(yàn)收小組：根據(jù)采購金額及物品重要性，由需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）組成驗(yàn)收小組，對(duì)采購物品/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收實(shí)施：實(shí)物驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如合格證、檢測(cè)報(bào)告等），是否符合合同約定；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)內(nèi)容、交付成果、完成時(shí)限等，評(píng)估服務(wù)是否滿足需求。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：驗(yàn)收小組共同在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，物品辦理入庫手續(xù)（如需），服務(wù)進(jìn)入付款流程；驗(yàn)收不合格：驗(yàn)收小組出具《不合格報(bào)告》，說明不合格原因，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、維修或索賠事宜，重新啟動(dòng)采購流程（如需）。關(guān)鍵輸出：《驗(yàn)收單》（驗(yàn)收小組全體簽字）；不合格需附《不合格報(bào)告》（六）付款申請(qǐng)與審批付款資料準(zhǔn)備：需求部門或采購部收集完整的付款憑證，包括：《采購合同》；《驗(yàn)收單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（抬頭、稅號(hào)等信息需與企業(yè)一致）；《采購訂單》及到貨憑證等。付款審批：財(cái)務(wù)部對(duì)付款資料的完整性、合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性進(jìn)行審核后，按企業(yè)權(quán)限審批流程報(bào)批：5000元以下：部門負(fù)責(zé)人審批；5000-50000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50000元以上：總經(jīng)理審批?？铐?xiàng)支付：審批通過后，財(cái)務(wù)部按合同約定付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)，并保留付款憑證。關(guān)鍵輸出：完整的付款資料包；《付款審批單》（按權(quán)限簽字）（七）資料歸檔采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部負(fù)責(zé)收集全流程資料（含《采購申請(qǐng)單》《詢價(jià)記錄表》《采購合同》《驗(yàn)收單》《付款審批單》等），整理成冊(cè)，按采購項(xiàng)目編號(hào)歸檔保存，保存期限不少于5年，以備審計(jì)或查閱。關(guān)鍵輸出：完整的采購檔案（紙質(zhì)+電子）三、關(guān)鍵模板表格表3.1采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說明供應(yīng)商（如有）聯(lián)系人電話部門負(fù)責(zé)人意見簽字：采購部復(fù)核意見簽字：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核簽字：表3.2采購驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)編號(hào)采購項(xiàng)目名稱合同編號(hào)供應(yīng)商驗(yàn)收小組成員需求部門：采購部：質(zhì)檢部（如有）：驗(yàn)收內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)際情況（可附頁）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（請(qǐng)注明原因）：需求部門簽字采購部簽字質(zhì)檢部簽字表3.3付款審批單供應(yīng)商名稱合同編號(hào)付款金額（元）付款方式付款事由附件清單□采購合同□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他：需求部門意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：總經(jīng)理審批（如需）簽字：日期：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)預(yù)算剛性控制：嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的，須提前按流程報(bào)批，不得先采購后補(bǔ)手續(xù)。審批時(shí)效管理：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購（如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)突發(fā)故障需立即處理的物資）可簡(jiǎn)化流程，但事后1個(gè)工作日內(nèi)需補(bǔ)全審批手續(xù)。供應(yīng)商資質(zhì)審核：嚴(yán)禁與無資質(zhì)、資質(zhì)不全或存在不良記錄的供應(yīng)商合作，新供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)采購部、法務(wù)部聯(lián)合審核。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)明確：采購合同中需明確質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收過程需留存記錄（如照片、檢測(cè)數(shù)據(jù)等），杜絕“經(jīng)驗(yàn)收”或“走過場(chǎng)”。資料完整性：采購全流程資料需同步收集、存檔，保證每