內(nèi)部控制信息設(shè)備和軟件管理制度守則一、總則為了加強單位內(nèi)部信息設(shè)備和軟件的有效管理，確保信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行，保護單位的信息資產(chǎn)安全，提高信息資源的使用效率，特制定本內(nèi)部控制信息設(shè)備和軟件管理制度守則。本守則適用于單位內(nèi)所有涉及信息設(shè)備和軟件的采購、使用、維護、更新和處置等相關(guān)活動。二、信息設(shè)備采購管理（一）需求評估與預(yù)算編制各部門在提出信息設(shè)備采購需求前，應(yīng)進行詳細(xì)的需求分析，明確所需設(shè)備的性能、規(guī)格、數(shù)量等要求。由部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進行討論，結(jié)合工作實際情況，確定是否真的需要采購新設(shè)備以及采購設(shè)備的必要性和合理性。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)各部門提交的采購需求，結(jié)合單位的財務(wù)狀況和預(yù)算安排，編制信息設(shè)備采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備的購置費用、運輸費用、安裝調(diào)試費用等所有相關(guān)費用。采購預(yù)算需經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進行。（二）供應(yīng)商選擇采購部門負(fù)責(zé)信息設(shè)備供應(yīng)商的選擇工作。應(yīng)建立供應(yīng)商評估機制，對潛在供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品認(rèn)證、業(yè)績案例等，并進行實地考察或電話咨詢，了解其實際情況。根據(jù)評估結(jié)果，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進行詢價。要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報價單，包括設(shè)備型號、規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對報價進行分析比較，選擇性價比最高的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，避免出現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易和不正當(dāng)競爭行為。（三）采購合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)條款、付款方式等內(nèi)容。合同條款應(yīng)清晰、明確，避免出現(xiàn)歧義。在簽訂合同前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給單位的法務(wù)部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）到貨驗收設(shè)備到貨后，采購部門應(yīng)組織使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員進行到貨驗收。驗收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行檢查，并進行開機調(diào)試和性能測試。對于驗收合格的設(shè)備，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，由參與驗收的人員簽字確認(rèn)。對于驗收不合格的設(shè)備，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期解決問題或更換設(shè)備。在問題解決或設(shè)備更換后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。三、軟件采購管理（一）軟件需求分析與選型各部門在提出軟件采購需求時，應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行深入的需求分析，明確軟件的功能、性能、兼容性等要求。根據(jù)業(yè)務(wù)流程和工作需求，確定軟件的選型方向，如是否需要定制開發(fā)、是否需要與現(xiàn)有系統(tǒng)集成等?？梢酝ㄟ^市場調(diào)研、咨詢同行業(yè)單位等方式，了解市場上相關(guān)軟件的產(chǎn)品信息和用戶評價。邀請軟件供應(yīng)商進行產(chǎn)品演示和講解，對不同軟件的功能、價格、售后服務(wù)等進行比較分析，選擇最適合單位業(yè)務(wù)需求的軟件。（二）軟件授權(quán)管理在采購軟件時，應(yīng)確保所采購的軟件具有合法的授權(quán)。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供軟件的授權(quán)證明文件，如軟件許可證、序列號等，并進行核實。嚴(yán)禁采購和使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件，以免給單位帶來法律風(fēng)險和安全隱患。對于需要定期更新授權(quán)的軟件，應(yīng)建立授權(quán)管理臺賬，記錄軟件的授權(quán)期限、更新時間等信息。在授權(quán)期限到期前，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理軟件授權(quán)更新手續(xù)，確保軟件的正常使用。（三）軟件采購合同簽訂軟件采購合同除了應(yīng)包含與信息設(shè)備采購合同類似的條款外，還應(yīng)特別明確軟件的功能模塊、技術(shù)支持、數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等內(nèi)容。對于定制開發(fā)的軟件，合同中應(yīng)明確開發(fā)周期、里程碑交付成果、驗收標(biāo)準(zhǔn)等條款。同樣，軟件采購合同草案也應(yīng)提交給法務(wù)部門進行審核，確保合同的合法合規(guī)。合同簽訂后，應(yīng)妥善保管合同文件，以備后續(xù)查閱和使用。（四）軟件安裝與測試軟件到貨或開發(fā)完成后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)軟件的安裝和調(diào)試工作。在安裝前，應(yīng)進行環(huán)境檢查，確保服務(wù)器、計算機等硬件設(shè)備滿足軟件的運行要求。安裝過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的安裝指南進行操作，確保軟件安裝正確。安裝完成后，應(yīng)進行全面的測試工作。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等，以確保軟件的各項功能正常運行，滿足業(yè)務(wù)需求。測試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商或開發(fā)團隊，要求其進行修復(fù)。測試合格后，由技術(shù)部門出具測試報告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，軟件方可正式投入使用。四、信息設(shè)備使用管理（一）設(shè)備分配與登記信息設(shè)備采購到貨并驗收合格后，由資產(chǎn)管理部門根據(jù)各部門的需求進行設(shè)備分配。分配過程中，應(yīng)遵循合理、公平的原則，確保設(shè)備能夠滿足各部門的工作需要。資產(chǎn)管理部門應(yīng)建立信息設(shè)備臺賬，對每臺設(shè)備進行詳細(xì)登記，包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、使用人等信息。設(shè)備臺賬應(yīng)定期進行更新和維護，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）使用規(guī)范與培訓(xùn)各部門應(yīng)制定本部門信息設(shè)備的使用規(guī)范，明確設(shè)備的操作流程、注意事項等內(nèi)容。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用規(guī)范操作設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)，不得將設(shè)備借給無關(guān)人員使用。單位應(yīng)定期組織信息設(shè)備使用培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和安全意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本操作、常見故障處理、安全防范等方面。新入職員工在入職時，應(yīng)接受信息設(shè)備使用培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方可上崗使用設(shè)備。（三）設(shè)備維護與維修使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護工作，包括設(shè)備的清潔、保養(yǎng)等。定期檢查設(shè)備的運行狀況，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告技術(shù)部門。技術(shù)部門應(yīng)制定設(shè)備維護計劃，定期對設(shè)備進行巡檢和維護，確保設(shè)備的正常運行。對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用人員應(yīng)及時向技術(shù)部門報修。技術(shù)部門接到報修后，應(yīng)及時安排人員進行維修。對于一些簡單的故障，技術(shù)人員應(yīng)在現(xiàn)場進行修復(fù)；對于較復(fù)雜的故障，應(yīng)及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商的售后服務(wù)人員進行維修。維修過程中，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修方法、更換配件等信息，以便對設(shè)備的維修情況進行跟蹤和統(tǒng)計。五、軟件使用管理（一）軟件安裝與使用權(quán)限管理技術(shù)部門負(fù)責(zé)軟件的集中安裝和管理。在安裝軟件時，應(yīng)根據(jù)使用人員的工作需要，合理分配軟件的使用權(quán)限。設(shè)置不同的用戶賬號和密碼，對不同用戶的操作權(quán)限進行限制，確保軟件的使用安全。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照所分配的權(quán)限使用軟件，不得越權(quán)操作。不得擅自安裝、卸載或更改軟件的配置。如因工作需要，需要調(diào)整軟件使用權(quán)限，應(yīng)向技術(shù)部門提出申請，經(jīng)審批同意后，由技術(shù)部門進行調(diào)整。（二）數(shù)據(jù)安全與保密使用人員在使用軟件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守單位的數(shù)據(jù)安全和保密制度。不得將軟件中的敏感數(shù)據(jù)泄露給外部人員，不得擅自將數(shù)據(jù)拷貝到外部存儲設(shè)備中。對涉及到單位機密的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性。技術(shù)部門應(yīng)定期對軟件的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的存儲設(shè)備中，并妥善保管。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞等情況時，能夠及時進行恢復(fù)，確保業(yè)務(wù)的正常運行。（三）軟件更新與升級技術(shù)部門應(yīng)關(guān)注軟件的更新和升級信息，定期對軟件進行評估，判斷是否需要進行更新和升級。對于一些重要的安全補丁和功能優(yōu)化，應(yīng)及時進行安裝。在進行軟件更新和升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的計劃和方案，包括更新時間、更新內(nèi)容、測試安排等。對更新和升級過程中可能出現(xiàn)的問題進行充分的預(yù)估和準(zhǔn)備，確保更新和升級工作的順利進行。更新和升級完成后，應(yīng)進行全面的測試，確保軟件的功能和性能不受影響。六、信息設(shè)備和軟件的更新與處置（一）更新管理當(dāng)信息設(shè)備出現(xiàn)性能不足、老化嚴(yán)重等情況，無法滿足工作需求時，或軟件的功能無法適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展變化時，應(yīng)考慮進行更新。使用部門應(yīng)及時向資產(chǎn)管理部門和技術(shù)部門提出更新申請，說明更新的原因和必要性。資產(chǎn)管理部門和技術(shù)部門應(yīng)對更新申請進行評估，結(jié)合設(shè)備和軟件的實際使用情況、技術(shù)發(fā)展趨勢等因素，確定是否需要更新以及更新的方式和時間。對于需要更新的設(shè)備和軟件，按照采購管理的相關(guān)流程進行操作。（二）處置管理對于閑置、報廢或不再使用的信息設(shè)備和軟件，應(yīng)進行及時處置。使用部門應(yīng)將需要處置的設(shè)備和軟件清單提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員對需要處置的設(shè)備和軟件進行鑒定，確定其是否確實無法繼續(xù)使用。對于可以進行回收利用的設(shè)備和軟件，應(yīng)采取合理的方式進行回收，如捐贈給其他單位、將可用部件進行再利用等。對于無法回收利用的設(shè)備和軟件，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。在處置過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保處置活動的合規(guī)性。同時，及時更新信息設(shè)備臺賬和軟件授權(quán)管理臺賬，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計監(jiān)督單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對信息設(shè)備和軟件的采購、使用、維護、更新和處置等活動進行審計監(jiān)督。審查采購流程是否合規(guī)、設(shè)備和軟件的使用是否合理、維護和更新是否及時等方面。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）績效考核將信息設(shè)備和軟件管理工作納入部門和個人的績效考核體系?？己藘?nèi)容包括設(shè)備和軟件的使用效率、維護保養(yǎng)情況、安全管理情況等方面。對在信息設(shè)備和軟件管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力、