2026年劇本殺運營公司員工信息更新管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司員工信息更新管理工作，確保員工信息的及時性、準確性與完整性，保障員工合法權(quán)益，支撐公司人力資源管理、薪酬核算、績效考核、合規(guī)管理等工作的有序開展，防范因員工信息滯后或錯誤引發(fā)的管理風險與法律糾紛，結(jié)合劇本殺行業(yè)人員流動特點及運營管理實際需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有員工信息更新的全流程管理工作，涵蓋員工基礎(chǔ)信息、崗位信息、薪酬福利信息、資質(zhì)信息、勞動關(guān)系信息等各類信息的新增、變更、注銷等更新場景；適用于公司所有部門及全體員工，包括全職員工、兼職員工、實習員工及門店駐場人員；適用于人力資源部門、行政部門、財務(wù)部門及各業(yè)務(wù)部門的相關(guān)管理人員，各相關(guān)方需嚴格遵照本制度執(zhí)行。第三條核心定義（一）員工信息。指公司為開展管理工作所收集、記錄的與員工相關(guān)的各類信息，包括基礎(chǔ)身份信息、崗位履職信息、薪酬福利信息、資質(zhì)技能信息、勞動關(guān)系信息、緊急聯(lián)系人信息等。（二）信息更新。指員工信息發(fā)生變化時，通過規(guī)范流程完成信息的補充、修改、刪除或歸檔的管理行為，包括主動申報更新與被動核查更新兩種形式。（三）員工信息檔案。指公司建立的存儲員工全生命周期信息的資料集合，包括電子檔案與紙質(zhì)檔案，是員工信息管理的核心載體，也是公司開展各項管理工作的重要依據(jù)。（四）主動申報更新。指員工知曉個人信息發(fā)生變化后，主動向公司相關(guān)部門提交信息更新申請及佐證材料的更新方式。（五）被動核查更新。指人力資源部門或相關(guān)管理部門在日常管理、定期核查中發(fā)現(xiàn)員工信息存在錯誤或滯后，主動組織核實并完成更新的方式。第四條基本原則（一）合法合規(guī)原則。嚴格遵守《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國個人信息保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范員工信息的收集、更新、存儲與使用流程，保障員工個人信息安全與隱私權(quán)，嚴禁違規(guī)收集、濫用或泄露員工信息。（二）及時準確原則。員工信息發(fā)生變化后，需在規(guī)定時限內(nèi)完成更新，確保信息真實反映員工當前實際情況，避免因信息滯后或錯誤影響管理工作開展。（三）誰主管誰負責原則。明確各部門及員工在信息更新工作中的責任，員工對個人申報信息的真實性負責，各部門負責人對本部門員工信息更新的及時性、完整性負責，人力資源部門對全公司員工信息更新工作統(tǒng)籌監(jiān)督。（四）規(guī)范統(tǒng)一原則。采用公司統(tǒng)一的信息更新流程、申報表單及檔案管理標準，確保各部門、各崗位的信息更新工作規(guī)范有序，信息格式統(tǒng)一可追溯。（五）安全保密原則。建立嚴格的員工信息安全保密機制，規(guī)范信息訪問權(quán)限，落實存儲安全防護措施，嚴防員工信息丟失、損毀或泄露。第二章組織架構(gòu)與職責第五條組織架構(gòu)公司建立“人力資源部門牽頭統(tǒng)籌、各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合、行政部門保障支撐、財務(wù)部門聯(lián)動落實、管理層監(jiān)督審批”的員工信息更新管理機制，形成分工明確、協(xié)同高效、管控到位的管理體系。第六條各部門及人員職責（一）人力資源部門。作為員工信息更新管理的牽頭部門，主要職責包括：1.負責本制度的制定、修訂及解釋，統(tǒng)籌員工信息更新全流程管理工作；2.制定統(tǒng)一的員工信息更新流程、申報表單、信息分類標準及檔案管理規(guī)范；3.負責員工信息的審核、錄入、更新及檔案的建立與維護；4.組織開展員工信息定期核查工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正信息錯誤或滯后問題；5.監(jiān)督各部門員工信息更新工作的落實情況，協(xié)調(diào)解決更新過程中的跨部門問題；6.負責員工信息安全保密管理，規(guī)范信息訪問權(quán)限；7.組織開展員工信息更新相關(guān)培訓，提升員工及管理人員的規(guī)范操作意識。（二）各業(yè)務(wù)部門（含各門店、運營部門、劇本采購部門等）。主要職責包括：1.督促本部門員工及時申報個人信息變化，審核員工提交的信息更新申請及佐證材料；2.及時向人力資源部門反饋本部門員工的崗位變動、離職、績效考核結(jié)果等需更新的信息；3.配合人力資源部門開展員工信息核查工作，提供相關(guān)佐證材料；4.指定專人負責本部門員工信息更新的對接工作，確保信息傳遞及時準確。（三）行政部門。主要職責包括：1.負責員工信息管理系統(tǒng)的日常維護與技術(shù)支持，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；2.負責紙質(zhì)員工信息檔案的存儲、保管與安全防護工作；3.配合人力資源部門開展員工信息更新相關(guān)的行政保障工作，如表單印制、檔案歸檔等。（四）財務(wù)部門。主要職責包括：1.及時接收人力資源部門推送的員工薪酬福利相關(guān)信息更新結(jié)果，調(diào)整薪酬核算數(shù)據(jù)；2.配合人力資源部門核實員工銀行賬戶信息、社保公積金繳納信息等與財務(wù)相關(guān)的信息；3.反饋薪酬核算過程中發(fā)現(xiàn)的員工信息錯誤問題，協(xié)助完成信息更正。（五）全體員工。主要職責包括：1.主動知曉并遵守本制度關(guān)于信息更新的要求，及時申報個人信息變化；2.確保提交的信息更新申請及佐證材料真實、準確、完整，對信息真實性承擔責任；3.配合公司相關(guān)部門開展信息核查工作，提供必要的協(xié)助；4.妥善保管個人信息相關(guān)憑證，避免信息泄露。（六）公司管理層。主要職責包括：1.審批本制度、信息更新管理規(guī)范及重大員工信息更新事項；2.保障員工信息更新管理工作所需資源（人員、系統(tǒng)、培訓等）的投入；3.監(jiān)督各部門員工信息更新管理工作的推進情況，協(xié)調(diào)解決重大問題。第三章員工信息更新全流程管理第七條信息更新范圍與觸發(fā)條件（一）核心更新范圍。以下員工信息發(fā)生變化時，必須完成更新：1.基礎(chǔ)身份信息：姓名、身份證號、性別、出生日期、民族、戶籍所在地、常住地址、聯(lián)系方式（手機號、郵箱等）、緊急聯(lián)系人信息及聯(lián)系方式；2.崗位履職信息：所屬部門、崗位名稱、崗位職責、工作地點、入職時間、轉(zhuǎn)正時間、崗位變動情況、離職時間、工作年限；3.薪酬福利信息：銀行賬戶信息、社保公積金繳納基數(shù)及繳納地、婚姻狀況、贍養(yǎng)撫養(yǎng)親屬信息（影響個稅專項附加扣除的）；4.資質(zhì)技能信息：學歷學位、專業(yè)資格證書、技能等級證書、培訓結(jié)業(yè)證書、DM資質(zhì)認證等與崗位相關(guān)的資質(zhì)信息；5.勞動關(guān)系信息：勞動合同簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止等相關(guān)信息；6.其他重要信息：政治面貌、獎懲記錄、健康狀況（影響崗位履職的）等。（二）觸發(fā)條件。出現(xiàn)以下情況時，啟動員工信息更新流程：1.員工個人信息發(fā)生自然變化（如婚姻狀況變更、聯(lián)系方式更換、住址搬遷等）；2.員工崗位發(fā)生變動（如晉升、調(diào)崗、輪崗、外派等）；3.員工薪酬福利相關(guān)信息變化（如銀行賬戶更換、社保公積金繳納信息調(diào)整等）；4.員工獲得新的資質(zhì)證書或技能認證；5.員工發(fā)生入職、轉(zhuǎn)正、離職等勞動關(guān)系變動；6.公司組織信息核查時發(fā)現(xiàn)信息錯誤或滯后；7.其他需要更新員工信息的情形。第八條信息更新申報流程（一）主動申報流程。1.申請?zhí)峤?。員工知曉個人信息發(fā)生變化后，需在3個工作日內(nèi)填寫《員工信息更新申請表》，并附上相關(guān)佐證材料（如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件、婚姻證明、銀行賬戶信息證明等），提交至所在部門負責人審核。2.部門審核。部門負責人需在1個工作日內(nèi)完成審核，核查申請信息與佐證材料的一致性、真實性，審核通過后簽署審核意見，將申請表及佐證材料提交至人力資源部門；審核未通過的，退回員工補充完善，說明退回原因。3.人力資源審核。人力資源部門收到申請材料后，需在2個工作日內(nèi)完成二次審核，重點核查材料的完整性、合規(guī)性及信息的準確性，必要時與員工或相關(guān)部門核實。審核通過的，啟動信息更新；審核未通過的，退回部門并說明理由，由部門通知員工補充修正。4.信息錄入與反饋。人力資源部門完成審核后，在1個工作日內(nèi)將更新信息錄入員工信息管理系統(tǒng)，完善相關(guān)檔案，并將更新結(jié)果通過郵件或書面形式反饋給員工及所在部門。（二）被動核查更新流程。1.信息核查。人力資源部門每季度組織一次全公司員工信息核查工作，通過比對員工信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案、社保公積金繳納記錄、薪酬核算數(shù)據(jù)等，排查信息錯誤或滯后問題；各部門在日常管理中發(fā)現(xiàn)員工信息問題的，需及時向人力資源部門反饋。2.核實確認。人力資源部門發(fā)現(xiàn)信息問題后，需在2個工作日內(nèi)聯(lián)系員工或所在部門核實情況，要求相關(guān)方提供佐證材料。3.信息更正。經(jīng)核實確認信息需要更新的，人力資源部門在1個工作日內(nèi)完成信息修正，更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)及檔案，并將更正結(jié)果反饋給員工及所在部門。4.問題記錄。對核查中發(fā)現(xiàn)的信息問題及處理情況，人力資源部門需詳細記錄，形成《員工信息核查整改臺賬》。（三）特殊場景處理。1.員工離職信息更新。員工辦理離職手續(xù)時，所在部門需在離職當日將員工離職信息提交人力資源部門，人力資源部門在1個工作日內(nèi)完成離職信息更新，包括離職時間、離職原因、工作交接情況等，并歸檔相關(guān)離職材料。2.批量信息更新。因公司組織架構(gòu)調(diào)整、薪酬體系改革等原因需要批量更新員工信息的，由相關(guān)牽頭部門（如運營部門、財務(wù)部門）出具批量更新說明及相關(guān)依據(jù)，提交人力資源部門審核，經(jīng)管理層審批后，由人力資源部門統(tǒng)一完成信息更新，并將結(jié)果反饋給各相關(guān)部門及員工。3.緊急信息更新。涉及員工薪酬發(fā)放、社保公積金繳納、緊急聯(lián)絡(luò)等關(guān)鍵信息發(fā)生變化的，員工需立即申報，各部門及人力資源部門需開通綠色通道，優(yōu)先完成審核與更新，確保相關(guān)工作不受影響。第九條信息更新規(guī)范要求（一）表單填寫規(guī)范?！秵T工信息更新申請表》需使用公司統(tǒng)一模板，填寫內(nèi)容真實、準確、清晰，不得涂改、偽造；填寫語言為規(guī)范書面語，關(guān)鍵信息（如身份證號、銀行賬號）需反復(fù)核對，確保無誤。（二）佐證材料規(guī)范。員工提交的佐證材料需為原件復(fù)印件或官方出具的有效證明，復(fù)印件需注明“此復(fù)印件與原件一致”并由員工簽字確認；佐證材料需清晰可辨，信息完整，無遮擋、模糊等情況。（三）時限要求。各環(huán)節(jié)審核與信息更新工作需嚴格遵守本制度規(guī)定的時限要求，確因特殊情況無法按時完成的，需提前向相關(guān)領(lǐng)導報備，說明原因并明確完成時限，最長不得超過規(guī)定時限的1倍。（四）信息一致性要求。更新后的員工信息需確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案、相關(guān)業(yè)務(wù)記錄（如薪酬核算、社保繳納）的一致性，人力資源部門需建立信息同步機制，及時將更新信息推送至財務(wù)、行政等相關(guān)部門。第四章員工信息檔案管理第十條檔案建立與完善人力資源部門為每位員工建立全生命周期電子與紙質(zhì)雙重檔案，檔案內(nèi)容涵蓋員工入職、在職、離職全流程的各類信息材料，包括入職登記表、身份證復(fù)印件、學歷學位證書復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件、勞動合同、薪酬調(diào)整記錄、崗位變動記錄、績效考核記錄、獎懲記錄、離職材料等。員工信息更新后，人力資源部門需及時將相關(guān)更新材料歸檔至對應(yīng)檔案，確保檔案信息的完整性與時效性。第十一條檔案存儲與保管（一）存儲方式。1.電子檔案：存儲于公司指定的加密員工信息管理系統(tǒng)，建立分級文件夾，按“部門-崗位-員工姓名”的邏輯分類存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全可追溯。2.紙質(zhì)檔案：存儲于指定檔案柜中，檔案柜需加鎖保管，放置在安全、干燥、防潮、防火、防盜的區(qū)域，落實防蟲、防鼠等防護措施；紙質(zhì)檔案需按“年度-部門”的邏輯分類擺放，標注清晰，便于查閱。（二）保管責任。行政部門指定專人負責紙質(zhì)檔案的日常保管，人力資源部門指定專人負責電子檔案的管理；檔案管理人員需定期檢查檔案保管情況，每月檢查一次紙質(zhì)檔案，每季度檢查一次電子檔案，及時處理檔案受潮、霉變、破損或數(shù)據(jù)丟失等問題。（三）保管期限。1.在職員工信息檔案：長期保管，隨員工在職狀態(tài)持續(xù)更新完善。2.離職員工信息檔案：保管期限為5年，自員工離職之日起計算；涉及勞動糾紛、法律訴訟的離職員工檔案，保管期限延長至糾紛或訴訟處理完畢后5年；保管期限屆滿后，按規(guī)定流程銷毀。第十二條檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱權(quán)限。1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱員工信息檔案的，需按以下權(quán)限審批：（1）查閱本部門員工一般信息檔案（如基礎(chǔ)身份信息、崗位信息）：經(jīng)所在部門負責人審批后，向檔案管理部門申請；（2）查閱跨部門員工信息檔案或核心敏感信息檔案（如薪酬信息、獎懲記錄）：經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人審批后，向檔案管理部門申請；（3）人力資源部門、行政部門、財務(wù)部門因工作需要查閱檔案的，可按職責權(quán)限直接查閱，但需記錄查閱情況；（4）管理層查閱員工信息檔案的，可直接查閱，由檔案管理部門做好記錄。2.外部單位（如司法機關(guān)、監(jiān)管部門）因公務(wù)需要查閱員工信息檔案的，需提供合法證明文件，經(jīng)管理層審批后，由檔案管理部門指定人員陪同查閱，嚴禁外部人員私自查閱。（二）查閱流程。1.查閱人填寫《員工信息檔案查閱申請表》，注明查閱事由、檔案編號、查閱期限、查閱人信息等，按權(quán)限完成審批。2.檔案管理部門核對審批文件后，提供相應(yīng)檔案供查閱，紙質(zhì)檔案需在指定場所查閱，嚴禁帶出檔案保管區(qū)域；電子檔案需在指定設(shè)備上查閱，嚴禁復(fù)制、下載。3.查閱人需愛護檔案，嚴禁涂改、勾畫、撕毀檔案，嚴禁泄露查閱的敏感信息。4.查閱完成后，查閱人需在《檔案查閱登記臺賬》上簽字確認，檔案管理部門收回檔案并核對完好。（三）檔案使用。員工信息檔案僅可用于公司人力資源管理、薪酬核算、績效考核、合規(guī)檢查、員工培訓等工作，嚴禁用于其他商業(yè)用途；使用檔案過程中需嚴格保護員工隱私，不得泄露員工敏感信息。第十三條信息安全與保密管理（一）安全防護。1.電子員工信息需存儲于加密服務(wù)器，設(shè)置分級訪問權(quán)限，不同崗位人員僅可訪問職責范圍內(nèi)的信息；定期進行病毒查殺與數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。2.紙質(zhì)員工信息檔案需存儲于帶鎖檔案柜，鑰匙由檔案管理員專人保管，嚴禁隨意放置；檔案保管區(qū)域需安裝監(jiān)控設(shè)備，落實防盜、防火、防潮等安全措施。3.員工信息相關(guān)的表單、佐證材料等需妥善保管，使用完畢后及時歸檔，不得隨意丟棄或遺落。（二）保密要求。1.所有參與員工信息管理的人員需簽訂《信息保密承諾書》，明確保密責任與義務(wù)。2.嚴禁員工私自查閱、復(fù)制、傳播、泄露他人信息；嚴禁將員工信息用于與工作無關(guān)的事項；嚴禁向外部單位或個人出售、提供員工信息。3.員工信息管理系統(tǒng)賬號、密碼需專人保管，嚴禁轉(zhuǎn)借他人使用，定期更換密碼；離職人員需及時注銷系統(tǒng)賬號及相關(guān)訪問權(quán)限。4.涉及員工敏感信息（如身份證號、銀行賬號、健康狀況等）的材料，需進行脫敏處理，紙質(zhì)材料可隱去關(guān)鍵信息，電子材料可采用加密存儲。（三）責任追究。因信息安全管理不當導致員工信息泄露、丟失或被濫用的，追究相關(guān)部門負責人及直接責任人責任；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。第五章監(jiān)督檢查與獎懲第十四條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督。1.人力資源部門每月對各部門員工信息更新工作進行抽查，重點核查信息更新的及時性、準確性、完整性，核查結(jié)果納入部門月度考核；2.行政部門每月對員工信息檔案的存儲、保管情況進行檢查，確保檔案安全規(guī)范；3.各部門負責人定期對本部門員工信息更新工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。（二）專項檢查。人力資源部門每半年組織一次員工信息更新管理專項檢查，聯(lián)合行政部門、財務(wù)部門開展，重點核查以下內(nèi)容：1.員工信息更新流程的合規(guī)性，是否存在未按規(guī)定時限更新、漏更新、虛假更新等情況；2.員工信息檔案管理的規(guī)范性，是否存在檔案缺失、存儲不當、查閱違規(guī)等問題；3.信息安全保密制度的落實情況，是否存在信息泄露風險；4.各部門職責履行情況，是否存在推諉、敷衍等問題。專項檢查完成后，形成《員工信息更新管理專項檢查報告》，上報管理層，明確存在的問題、整改建議及責任人員。（三）問題整改。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門下達《整改通知書》，明確整改責任部門、整改內(nèi)容及整改時限；相關(guān)部門需按時完成整改，提交整改報告及相關(guān)證明材料；人力資源部門跟蹤整改落實情況，確保問題整改到位；對無法立即整改的重大問題，需制定階段性整改計劃，報管理層審批后推進。第十五條獎懲措施（一）獎勵。對在員工信息更新管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，給予表彰和物質(zhì)獎勵：1.信息管理先進部門：季度內(nèi)員工信息更新及時率100%、準確率100%，無違規(guī)問題的部門，獎勵部門經(jīng)費XX元；2.優(yōu)秀信息管理員：嚴格遵守制度要求，檔案管理規(guī)范有序，及時發(fā)現(xiàn)并上報信息問題的檔案管理人員或人力資源專員，獎勵XX元；3.合規(guī)申報員工：主動及時申