PAGE生產(chǎn)物料代采管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司生產(chǎn)物料代采行為，確保代采物料符合生產(chǎn)要求，保障產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)所需各類物料的代采活動，包括但不限于原材料、零部件、輔助材料等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：代采活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保代采物料的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)要求和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低代采成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.效率原則：優(yōu)化代采流程，提高采購效率，確保物料及時供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)進度需求。5.責(zé)任明確原則：明確各部門在代采活動中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，分工協(xié)作。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)物料代采的具體實施，包括供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估和管理。2.制定代采計劃，根據(jù)生產(chǎn)需求及時下達(dá)采購訂單，確保物料按時供應(yīng)。3.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物料順利交付。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算，定期分析采購成本變動情況，提出降低成本的建議和措施。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，及時向采購部門提供準(zhǔn)確的物料需求信息，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等。2.在采購過程中，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商進行技術(shù)溝通，確保代采物料符合生產(chǎn)工藝要求。3.參與對代采物料的驗收工作，對物料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部門。（三）質(zhì)量部門1.制定代采物料的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，確保檢驗工作的科學(xué)性和公正性。2.負(fù)責(zé)對代采物料進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告，判定物料是否合格。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量糾紛。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.根據(jù)采購合同和發(fā)票，辦理付款手續(xù)，對采購成本進行核算和控制。3.定期對采購資金使用情況進行審計和監(jiān)督，確保資金安全。（五）技術(shù)部門1.為采購部門提供技術(shù)支持，協(xié)助確定代采物料的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求。2.參與對代采物料的技術(shù)評審和驗收工作，對物料的技術(shù)性能進行評估。三、代采流程（一）需求申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，填寫《生產(chǎn)物料需求申請表》，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途及技術(shù)要求等信息。2.《生產(chǎn)物料需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門接到《生產(chǎn)物料需求申請表》后，對需求信息進行整理和分析，結(jié)合庫存情況，制定代采計劃。2.代采計劃應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)代采物料的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料，建立供應(yīng)商檔案。3.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并將其列入合格供應(yīng)商名錄。（四）采購訂單下達(dá)1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購部門根據(jù)采購合同，及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，采購訂單應(yīng)明確采購物料的詳細(xì)信息、交貨要求等內(nèi)容。（五）物料跟蹤與催交1.采購部門建立采購訂單跟蹤臺賬，實時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握物料的生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取措施確保按時交貨。3.對于重要物料或緊急采購訂單，采購部門應(yīng)安排專人進行催交，確保物料按時供應(yīng)。（六）物料驗收1.物料到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對代采物料進行質(zhì)量檢驗，包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等。3.生產(chǎn)部門對物料的數(shù)量、規(guī)格進行核對，確保與采購訂單一致。4.驗收合格的物料，由質(zhì)量部門出具《物料驗收報告》，驗收人員簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)。5.驗收不合格的物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決退貨、換貨或補貨等問題，并跟蹤處理結(jié)果。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)資料進行審核，核對發(fā)票金額、采購合同條款、驗收情況等信息，確保付款準(zhǔn)確無誤。3.審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)物料需求和市場情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方法和時間進度。2.通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選和評估。3.組織相關(guān)部門對符合基本條件的潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面的情況，填寫《供應(yīng)商考察報告》。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行合作，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.制定供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，明確各項評估指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司實際情況和采購需求進行設(shè)定，確保評估結(jié)果客觀、公正。3.采購部門收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、價格變動情況、客戶反饋等，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。4.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商三個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時采取措施進行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供技術(shù)支持等，以提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.對供應(yīng)商的違約行為進行約束，如在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，對違反合同約定的供應(yīng)商采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合格供應(yīng)商資格等。3.定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，及時反饋公司的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，建立良好的合作關(guān)系。五、風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物料價格波動、供應(yīng)短缺等市場信息，分析市場風(fēng)險對公司生產(chǎn)物料代采的影響。2.制定應(yīng)對市場風(fēng)險的策略，如與供應(yīng)商簽訂長期合同、建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系、優(yōu)化采購計劃、增加安全庫存等，以降低市場風(fēng)險對公司生產(chǎn)的影響。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.加強對代采物料質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行檢驗，確保物料質(zhì)量符合公司生產(chǎn)要求和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢測報告，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行定期審核，督促供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.建立質(zhì)量風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題，如出現(xiàn)質(zhì)量事故，應(yīng)立即采取措施進行整改，減少損失，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）供應(yīng)商風(fēng)險1.對供應(yīng)商進行全面評估和管理，選擇實力雄厚、信譽良好的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和約束，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同約定。3.建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，及時掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力等信息，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在風(fēng)險隱患，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整，如更換供應(yīng)商、增加備用供應(yīng)商等。（四）合同風(fēng)險1.加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司利益，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。2.建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，確保合同順利履行。3.定期對采購合同進行總結(jié)和分析，評估合同風(fēng)險，不斷完善合同管理制度，提高合同管理水平。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對生產(chǎn)物料代采活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等情況。2.財務(wù)部門對采購資金使用情況進行監(jiān)督，確保資金安全，防止出現(xiàn)貪污、挪用等違法違規(guī)行為。3.質(zhì)量部門對代采物料質(zhì)量進行監(jiān)督，確保物料質(zhì)量符合公司要求，對不合格物料及時進行處理。（二）考核機制1.建立生產(chǎn)物料代采工作考核機