行政辦公會(huì)議管理制度第一章總則第一條制定依據(jù)為進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)行政辦公會(huì)議的組織管理，提升行政辦公效率，保障企業(yè)日常運(yùn)營的順暢協(xié)調(diào)，明確行政辦公會(huì)議的各項(xiàng)流程與標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)企業(yè)《行政管理總則》及相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合行政辦公工作實(shí)際，制定本制度。本制度是企業(yè)行政辦公工作的核心管理制度之一，適用于所有行政類會(huì)議的組織與實(shí)施。第二條核心目標(biāo)通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的行政辦公會(huì)議管理體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)議議題聚焦、流程規(guī)范、決策高效、執(zhí)行有力，確保企業(yè)行政事務(wù)（包括后勤保障、人事管理、公文流轉(zhuǎn)、檔案管理、企業(yè)文化建設(shè)等）的有效推進(jìn)，協(xié)調(diào)解決各部門在行政工作中的銜接問題，降低行政運(yùn)營成本，提升企業(yè)整體行政服務(wù)水平。第三條適用范圍本制度所指行政辦公會(huì)議包括：行政部門例會(huì)、行政工作協(xié)調(diào)會(huì)議、公文處理會(huì)議、后勤保障專題會(huì)議、人事行政會(huì)議（員工招聘、培訓(xùn)、薪酬福利等相關(guān)）、企業(yè)文化建設(shè)會(huì)議、行政類對(duì)外對(duì)接會(huì)議等。企業(yè)各部門涉及行政事務(wù)的會(huì)議組織與管理，均需遵循本制度規(guī)定。第四條基本原則服務(wù)導(dǎo)向原則：行政辦公會(huì)議需圍繞企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和各部門實(shí)際需求開展，以解決實(shí)際問題、提升服務(wù)質(zhì)量為核心，避免形式主義。規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、召開、后續(xù)跟蹤等各環(huán)節(jié)均需遵循本制度規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)議工作有序開展。高效務(wù)實(shí)原則：精簡會(huì)議議題，控制會(huì)議時(shí)長，避免無關(guān)討論，確保每一次會(huì)議都能取得實(shí)際成效。協(xié)同聯(lián)動(dòng)原則：強(qiáng)化行政部門與其他部門之間的溝通協(xié)作，通過會(huì)議搭建聯(lián)動(dòng)平臺(tái)，推動(dòng)行政事務(wù)的協(xié)同落實(shí)。第二章會(huì)議組織與權(quán)責(zé)劃分第五條組織架構(gòu)設(shè)置行政部作為行政辦公會(huì)議的核心組織部門，設(shè)立會(huì)議管理專員崗位，專門負(fù)責(zé)行政辦公會(huì)議的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、流程管控、資料歸檔及決議跟蹤督辦等工作。各業(yè)務(wù)部門指定一名行政聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)本部門行政相關(guān)會(huì)議的需求提報(bào)、參會(huì)協(xié)調(diào)、會(huì)議決議傳達(dá)及相關(guān)工作的落實(shí)反饋，配合行政部完成會(huì)議組織工作。行政辦公會(huì)議根據(jù)會(huì)議重要程度和議題范圍，設(shè)立不同層級(jí)的主持人：部門內(nèi)部行政例會(huì)由行政部負(fù)責(zé)人或其指定人員主持；跨部門行政協(xié)調(diào)會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)人主持，必要時(shí)可由企業(yè)分管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)主持；企業(yè)級(jí)重大行政會(huì)議由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)指定主持人。第六條各相關(guān)方權(quán)責(zé)行政部會(huì)議管理專員：（1）負(fù)責(zé)行政辦公會(huì)議計(jì)劃的制定與發(fā)布，收集各部門行政會(huì)議需求，統(tǒng)籌安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，避免會(huì)議沖突。（2）負(fù)責(zé)會(huì)議通知的起草與發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)獲取會(huì)議信息；協(xié)助會(huì)議發(fā)起者準(zhǔn)備會(huì)議資料，做好會(huì)議前的各項(xiàng)籌備工作。（3）負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的組織與管理，包括參會(huì)人員簽到、會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、物資供應(yīng)等，保障會(huì)議順利進(jìn)行。（4）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的整理與歸檔，按要求形成會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)至相關(guān)人員；建立會(huì)議決議跟蹤臺(tái)賬，定期跟進(jìn)決議落實(shí)情況，及時(shí)向主持人反饋。（5）負(fù)責(zé)行政辦公會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，包括會(huì)議次數(shù)、參會(huì)率、決議完成率等，每季度形成分析報(bào)告，為優(yōu)化會(huì)議管理提供支持。會(huì)議發(fā)起者（包括行政部各崗位及其他部門行政聯(lián)絡(luò)人）：（1）明確會(huì)議主題、議題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及所需資源，提前向行政部會(huì)議管理專員提報(bào)會(huì)議需求，填寫《行政會(huì)議申請(qǐng)表》。（2）負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，包括議題說明、背景材料、相關(guān)數(shù)據(jù)、方案草案等，并在會(huì)議召開前提交給會(huì)議管理專員，由其統(tǒng)一分發(fā)至參會(huì)人。（3）協(xié)助主持人梳理會(huì)議議程，在會(huì)議中積極引導(dǎo)議題討論，提供相關(guān)專業(yè)支持，推動(dòng)會(huì)議決議的形成。（4）對(duì)會(huì)議決議中涉及本部門的工作任務(wù)，負(fù)責(zé)組織落實(shí)，并及時(shí)向會(huì)議管理專員反饋進(jìn)展情況。會(huì)議主持人：（1）提前熟悉會(huì)議議題及相關(guān)資料，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，明確各議題的討論時(shí)間分配。（2）按時(shí)召開會(huì)議，準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議目的和要求，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開高效討論，控制會(huì)議節(jié)奏，避免跑題或拖延。（3）在充分聽取各方意見的基礎(chǔ)上，組織形成明確的會(huì)議決議，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（4）審核會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和決議要求；對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)協(xié)調(diào)解決落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題。參會(huì)人員：（1）收到會(huì)議通知后，及時(shí)反饋參會(huì)情況；若無法參會(huì)，需提前向主持人請(qǐng)假，并安排合適的替代人員參會(huì)，確保本部門相關(guān)意見得到充分表達(dá)。（2）提前閱讀會(huì)議資料，針對(duì)會(huì)議議題做好發(fā)言準(zhǔn)備，在會(huì)議中積極發(fā)表意見和建議，主動(dòng)配合主持人推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程。（3）嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，不遲到、早退、缺席，會(huì)議期間保持良好的會(huì)議秩序。（4）明確本部門在會(huì)議決議中的責(zé)任，及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)會(huì)議精神，組織落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，并按要求反饋落實(shí)情況。行政聯(lián)絡(luò)人：（1）作為本部門與行政部的對(duì)接人，及時(shí)收集本部門的行政會(huì)議需求，向行政部提報(bào)會(huì)議申請(qǐng)。（2）負(fù)責(zé)本部門參會(huì)人員的協(xié)調(diào)與通知，確保參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)。（3）會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)向本部門未參會(huì)人員傳達(dá)會(huì)議精神和決議要求，確保信息傳遞到位。（4）跟蹤本部門相關(guān)會(huì)議決議的落實(shí)情況，定期向行政部會(huì)議管理專員反饋進(jìn)展，遇到問題及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。第三章會(huì)議分類與詳細(xì)流程第七條會(huì)議分類及頻次行政部部門例會(huì)：每周召開一次，固定于每周一上午9:00-10:00召開，參會(huì)人員為行政部全體員工，由行政部負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：上周工作回顧與總結(jié)、本周工作安排與部署、工作中存在的問題及解決方案、部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)等。行政工作協(xié)調(diào)會(huì)議：每月召開一次，固定于每月第一周周五下午2:30-4:00召開，參會(huì)人員為行政部負(fù)責(zé)人、各部門行政聯(lián)絡(luò)人及相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，由行政部負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：各部門行政需求反饋、跨部門行政事務(wù)協(xié)調(diào)、行政服務(wù)質(zhì)量評(píng)估與改進(jìn)、下月行政工作重點(diǎn)安排等。公文處理會(huì)議：根據(jù)公文處理需要不定期召開，參會(huì)人員為行政部公文處理相關(guān)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人，由行政部分管公文工作的負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：重要公文的起草、審核、會(huì)簽協(xié)調(diào)，公文處理過程中問題的解決，公文流轉(zhuǎn)效率的優(yōu)化等。后勤保障專題會(huì)議：根據(jù)后勤保障工作需要（如重大活動(dòng)籌備、辦公環(huán)境改造、物資采購等）不定期召開，參會(huì)人員為行政部后勤保障相關(guān)人員、相關(guān)部門代表及供應(yīng)商（如需），由行政部負(fù)責(zé)人或分管后勤工作的負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：后勤保障方案討論、工作分工安排、進(jìn)度跟蹤、問題協(xié)調(diào)等。人事行政會(huì)議：每月召開一次，固定于每月中旬召開，參會(huì)人員為行政部人事相關(guān)人員、各部門負(fù)責(zé)人或人力資源聯(lián)絡(luò)人，由行政部負(fù)責(zé)人或分管人事工作的負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：員工招聘計(jì)劃落實(shí)情況、員工培訓(xùn)安排、薪酬福利調(diào)整、員工關(guān)系處理、績效考核相關(guān)行政支持等。企業(yè)文化建設(shè)會(huì)議：每季度召開一次，參會(huì)人員為行政部企業(yè)文化相關(guān)人員、各部門文化建設(shè)聯(lián)絡(luò)人及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（如需），由行政部負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：企業(yè)文化活動(dòng)計(jì)劃制定與落實(shí)、企業(yè)文化宣貫效果評(píng)估、員工文化需求收集與反饋、企業(yè)文化建設(shè)方案優(yōu)化等。行政類對(duì)外對(duì)接會(huì)議：根據(jù)對(duì)外工作需要不定期召開，參會(huì)人員為行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人、具體經(jīng)辦人及外部合作單位代表，由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議主要內(nèi)容包括：對(duì)外合作事項(xiàng)溝通、合作方案洽談、合作過程中問題協(xié)調(diào)、合作效果評(píng)估等。第八條會(huì)議籌備流程會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起者需提前填寫《行政會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議名稱、主題、議題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長、所需資源（如會(huì)議室、投影設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)、會(huì)議物資等），并附上會(huì)議相關(guān)資料清單，提交給行政部會(huì)議管理專員。其中，定期會(huì)議需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)，臨時(shí)會(huì)議需提前2個(gè)工作日申請(qǐng)，重大行政會(huì)議需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)。需求審核與資源協(xié)調(diào)：會(huì)議管理專員收到《行政會(huì)議申請(qǐng)表》后，對(duì)會(huì)議需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)參會(huì)人員范圍是否合適、會(huì)議時(shí)間是否與其他重要會(huì)議沖突。審核通過后，根據(jù)會(huì)議需求協(xié)調(diào)會(huì)議室、設(shè)備等資源，若涉及外部參會(huì)人員，需協(xié)助做好線上會(huì)議鏈接發(fā)送、線下會(huì)場(chǎng)指引等工作。資源協(xié)調(diào)完成后，將會(huì)議安排反饋給會(huì)議發(fā)起者。會(huì)議通知發(fā)送：會(huì)議管理專員根據(jù)會(huì)議安排，起草會(huì)議通知，明確會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備的資料等信息，通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵箱或短信等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，并要求參會(huì)人員在收到通知后1個(gè)工作日內(nèi)反饋參會(huì)情況。對(duì)于重要會(huì)議，需逐一電話確認(rèn)參會(huì)情況。會(huì)議資料準(zhǔn)備與分發(fā)：會(huì)議發(fā)起者需在會(huì)議召開前1個(gè)工作日將會(huì)議相關(guān)資料提交給會(huì)議管理專員，會(huì)議管理專員對(duì)資料進(jìn)行整理、排版后，通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵箱分發(fā)給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有充足時(shí)間預(yù)習(xí)。對(duì)于涉密資料，需標(biāo)注保密等級(jí)，并按企業(yè)保密規(guī)定進(jìn)行傳遞和保管。會(huì)場(chǎng)布置與設(shè)備調(diào)試：會(huì)議管理專員需在會(huì)議開始前1小時(shí)完成會(huì)場(chǎng)布置，包括桌椅擺放、座簽制作與擺放、會(huì)議物資（茶水、紙筆、資料等）擺放等；同時(shí)對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行全面調(diào)試，包括音響、投影、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。若涉及大型會(huì)議或?qū)ν鈺?huì)議，需提前2小時(shí)完成會(huì)場(chǎng)布置和設(shè)備調(diào)試，并安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持。第九條會(huì)議召開流程參會(huì)簽到：參會(huì)人員需在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在《行政會(huì)議簽到表》上簽到或通過電子簽到系統(tǒng)簽到。會(huì)議管理專員核對(duì)參會(huì)人數(shù)，統(tǒng)計(jì)缺席、遲到、請(qǐng)假人員情況，在會(huì)議開始前向主持人匯報(bào)。開場(chǎng)致辭與議程說明：主持人宣布會(huì)議開始，簡要介紹會(huì)議的背景、目的和重要性，明確會(huì)議議程及各議題的討論時(shí)間分配，提醒參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議高效進(jìn)行。議題討論與交流：按照會(huì)議議程順序，逐一展開議題討論。會(huì)議發(fā)起者或相關(guān)負(fù)責(zé)人先對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)說明，包括背景情況、存在的問題、初步方案等；隨后參會(huì)人員圍繞議題發(fā)表意見和建議，主持人引導(dǎo)大家聚焦核心問題，深入探討解決方案。對(duì)于存在分歧的議題，主持人需組織各方充分溝通，尋求共識(shí)；若暫時(shí)無法達(dá)成一致，需明確下一步調(diào)研方向或討論時(shí)間。決議形成與確認(rèn)：針對(duì)每個(gè)議題，主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成明確的會(huì)議決議。決議內(nèi)容需具體、可操作，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及所需資源支持。主持人需向參會(huì)人員宣讀決議內(nèi)容，確保各方理解一致，如有異議可當(dāng)場(chǎng)提出，共同協(xié)商完善。會(huì)議總結(jié)與工作部署：主持人對(duì)會(huì)議整體情況進(jìn)行總結(jié)，重申會(huì)議核心決議和重點(diǎn)工作安排，強(qiáng)調(diào)工作落實(shí)的重要性和時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求；明確會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)時(shí)間和后續(xù)跟蹤反饋機(jī)制，確保各項(xiàng)決議得到有效落實(shí)。散會(huì)與會(huì)場(chǎng)清理：主持人宣布會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員有序離場(chǎng)。會(huì)議管理專員和會(huì)議發(fā)起者共同整理會(huì)場(chǎng)，回收會(huì)議物資，檢查設(shè)備是否完好，關(guān)閉電源、空調(diào)等設(shè)施，確保會(huì)場(chǎng)恢復(fù)整潔有序。第十條會(huì)議后續(xù)管理流程會(huì)議紀(jì)要整理與審核：會(huì)議管理專員需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，按照統(tǒng)一的《行政會(huì)議紀(jì)要模板》編寫，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰，涵蓋會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人、議題、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。會(huì)議紀(jì)要整理完成后，提交給主持人審核，主持人需在12小時(shí)內(nèi)完成審核，提出修改意見并反饋給會(huì)議管理專員。紀(jì)要分發(fā)與歸檔：會(huì)議管理專員根據(jù)主持人的審核意見修改完善會(huì)議紀(jì)要后，在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人；同時(shí)將會(huì)議紀(jì)要與《行政會(huì)議申請(qǐng)表》、簽到表、會(huì)議相關(guān)資料等一并整理歸檔，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存期限不少于3年。決議跟蹤與督辦：會(huì)議管理專員建立《行政會(huì)議決議跟蹤臺(tái)賬》，對(duì)每一項(xiàng)決議事項(xiàng)進(jìn)行登記，明確跟蹤責(zé)任人、跟蹤頻率及完成標(biāo)準(zhǔn)。跟蹤責(zé)任人需定期與責(zé)任部門、責(zé)任人溝通，了解工作進(jìn)展情況，每周更新一次跟蹤臺(tái)賬；對(duì)未按計(jì)劃推進(jìn)的事項(xiàng)，及時(shí)向主持人匯報(bào)，并提醒責(zé)任人加快進(jìn)度；對(duì)推進(jìn)過程中遇到的問題，協(xié)助協(xié)調(diào)解決。完成情況驗(yàn)收與反饋：決議事項(xiàng)完成后，責(zé)任部門、責(zé)任人需及時(shí)向會(huì)議管理專員提交完成情況報(bào)告及相關(guān)證明材料。會(huì)議管理專員會(huì)同主持人對(duì)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，檢查是否符合決議要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格的，在跟蹤臺(tái)賬中標(biāo)記為“已完成”；驗(yàn)收不合格的，要求責(zé)任部門限期整改，并重新跟蹤驗(yàn)收。驗(yàn)收結(jié)果需及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員，并在下次相關(guān)會(huì)議上進(jìn)行通報(bào)。會(huì)議效果評(píng)估：每次會(huì)議結(jié)束后1周內(nèi)，會(huì)議管理專員通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議議程、會(huì)議效率、會(huì)議效果等方面的評(píng)價(jià)和建議；每季度結(jié)合會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和調(diào)研結(jié)果，形成《行政辦公會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告》，提出會(huì)議管理優(yōu)化建議，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批后落實(shí)。第四章會(huì)議紀(jì)律與保密規(guī)定第十一條參會(huì)紀(jì)律參會(huì)人員必須按時(shí)參會(huì)，不得遲到、早退。若因特殊情況無法按時(shí)參會(huì)，需提前1小時(shí)向主持人請(qǐng)假，并指定合適的替代人員參會(huì)，替代人員需熟悉會(huì)議議題，能夠代表本部門發(fā)表意見。無故遲到、早退超過15分鐘的，按缺席會(huì)議處理。未經(jīng)主持人批準(zhǔn)，參會(huì)人員不得擅自缺席會(huì)議。無故缺席會(huì)議的，第一次予以口頭警告，第二次予以通報(bào)批評(píng)，第三次納入績效考核扣分；因缺席會(huì)議導(dǎo)致相關(guān)工作延誤或造成損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任。會(huì)議期間，參會(huì)人員需將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接打電話、瀏覽手機(jī)信息、處理與會(huì)議無關(guān)的事務(wù)。如需處理緊急事務(wù)，需向主持人示意后，到會(huì)場(chǎng)外處理，處理完畢后及時(shí)返回會(huì)場(chǎng)。參會(huì)人員需尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人講話，發(fā)表意見時(shí)應(yīng)圍繞會(huì)議議題，語言簡潔、重點(diǎn)突出，不得發(fā)表與會(huì)議無關(guān)的言論，不得進(jìn)行人身攻擊或爭吵。參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守會(huì)場(chǎng)秩序，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、喧嘩、交頭接耳、隨意走動(dòng)，不得擅自翻閱與會(huì)議無關(guān)的資料，確保會(huì)議正常進(jìn)行。第十二條保密規(guī)定涉及企業(yè)商業(yè)秘密、內(nèi)部敏感信息（如人事調(diào)整、薪酬福利方案、重大決策、未公開的合作事項(xiàng)等）的行政辦公會(huì)議，主持人需在會(huì)議開始前明確保密要求，參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密管理制度，不得擅自向外界泄露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議相關(guān)資料（包括會(huì)議紀(jì)要、議題材料、討論文件等）若標(biāo)注“保密”字樣，參會(huì)人員需妥善保管，不得私自復(fù)制、傳播、摘抄或帶出會(huì)場(chǎng)；會(huì)議結(jié)束后，需按要求將相關(guān)資料交回會(huì)議管理專員歸檔，或自行妥善保管，不得隨意丟棄。嚴(yán)禁參會(huì)人員利用會(huì)議獲取的內(nèi)部信息謀取私利，或向競(jìng)爭對(duì)手、外部無關(guān)人員泄露。如有違反，一經(jīng)查實(shí)，將按企業(yè)保密管理制度追究相關(guān)人員責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。會(huì)議管理專員需對(duì)涉密會(huì)議資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，歸檔時(shí)需標(biāo)注保密等級(jí)，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止資料泄露。第五章會(huì)議資源管理第十三條會(huì)議室管理行政部負(fù)責(zé)企業(yè)所有會(huì)議室的統(tǒng)一管理，建立會(huì)議室臺(tái)賬，明確各會(huì)議室的容量、設(shè)備配置、使用范圍等信息，并在企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)上公示。會(huì)議室實(shí)行預(yù)約制，各部門需通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或向會(huì)議管理專員提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，會(huì)議管理專員根據(jù)預(yù)約情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，原則上按照“先申請(qǐng)、先安排”的原則分配會(huì)議室資源。會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員需將桌椅擺放整齊，清理個(gè)人產(chǎn)生的垃圾，會(huì)議管理專員需及時(shí)檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況，安排保潔人員進(jìn)行清理；同時(shí)檢查會(huì)議設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修。嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)存放易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)（如聚餐、娛樂等），確保會(huì)議室安全、整潔。第十四條會(huì)議設(shè)備管理行政部負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備（包括音響、投影、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)、電腦、打印機(jī)等）的統(tǒng)一采購、登記、維護(hù)和管理，建立會(huì)議設(shè)備臺(tái)賬，明確設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、使用狀況、維修記錄等信息。會(huì)議管理專員需定期對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，每月進(jìn)行一次全面調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行；發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修，無法修復(fù)的及時(shí)申請(qǐng)更換。參會(huì)人員在使用會(huì)議設(shè)備時(shí)，需嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備；若因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理專員需及時(shí)關(guān)閉會(huì)議設(shè)備電源，整理好設(shè)備線纜，確保設(shè)備處于良好的存放狀態(tài)。第十五條會(huì)議物資管理行政部負(fù)責(zé)會(huì)議物資（包括茶水、紙筆、座簽、文件袋、飲用水等）的統(tǒng)一采購、存儲(chǔ)和發(fā)放，建立會(huì)議物資臺(tái)賬，明確物資的種類、數(shù)量、采購價(jià)格、庫存情況等信息，實(shí)行定額管理，避免浪費(fèi)。會(huì)議管理專員根據(jù)會(huì)議需求，提前準(zhǔn)備好所需會(huì)議物資，確保會(huì)議期間物資供應(yīng)充足；會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)回收剩余物資，進(jìn)行分類整理，能重復(fù)使用的妥善保管，不能重復(fù)使用的按規(guī)定處理。參會(huì)人員需節(jié)約使用會(huì)議物資，不得隨意浪費(fèi)紙張、飲用水等，不得私自帶走會(huì)議物資（個(gè)人用品除外），如有違反，將予以提醒或批評(píng)教育。第六章考核與獎(jiǎng)懲第十六條考核內(nèi)容行政辦公會(huì)議管理考核納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，考核內(nèi)容主要包括：會(huì)議組織情況：包括會(huì)議申請(qǐng)的及時(shí)性、資料準(zhǔn)備的充分性、會(huì)議組織的規(guī)范性等。參會(huì)情況：包括參會(huì)率、遲到早退率、缺席率等。會(huì)議紀(jì)律遵守情況：包括是否遵守會(huì)議紀(jì)律、是否泄露會(huì)議秘密等。決議落實(shí)情況：包括決議事項(xiàng)的完成率、完成質(zhì)量、完成及時(shí)性等。反饋與配合情況：包括是否及時(shí)反饋參會(huì)情況、是否配合會(huì)議組織工作、是否積極提出會(huì)議優(yōu)化建議等。第十七條獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)：（1）對(duì)會(huì)議組織規(guī)范、會(huì)議效率高、決議落實(shí)到位的部門和個(gè)人，在績效考核中