2026年跨境電商公司印章使用與保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司印章使用與保管管理工作，強化印章使用的規(guī)范性、安全性與嚴肅性，防范印章濫用、遺失、偽造等風險，保障公司合法權益與經(jīng)營秩序，支撐跨境電商業(yè)務合規(guī)有序開展，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》及跨境電商行業(yè)相關監(jiān)管規(guī)范，結合公司跨境電商業(yè)務實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱印章，是指公司在經(jīng)營管理過程中使用的各類具有法律效力或管理效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人印章、業(yè)務專用章（如運營業(yè)務章、物流業(yè)務章、清關業(yè)務章等）、部門專用章等。本制度所稱印章使用與保管管理，是指對印章從刻制、備案、啟用、使用、保管、交接、廢止到銷毀的全生命周期管控活動。本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習人員、勞務派遣人員及其他涉及印章使用與保管的人員；同時適用于負責印章管理的行政部門、法務部門、財務部門及各業(yè)務部門相關管理人員。第三條印章使用與保管管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，確保印章刻制、使用、備案、銷毀等環(huán)節(jié)符合法律規(guī)定，保障印章使用的法律效力；（二）權責明晰原則：明確各部門及人員在印章使用與保管中的職責，確保責任到人、流程可追溯；（三）安全規(guī)范原則：建立全流程安全管控機制，規(guī)范印章使用流程，防范印章安全風險；（四）審批管控原則：所有印章使用均需履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批嚴禁使用印章；（五）效能適配原則：結合跨境電商業(yè)務特點，優(yōu)化印章使用審批流程，在保障安全的前提下提升業(yè)務辦理效率；（六）全程追溯原則：對印章使用、保管、交接等全流程進行記錄，確保每一次印章使用都可追溯。第二章組織機構及職責第四條公司設立印章使用與保管管理專項工作小組（以下簡稱“專項小組”），作為統(tǒng)籌協(xié)調機構。專項小組由行政部門牽頭，成員包括法務部門、財務部門、人力資源部門、運營部門、銷售部門、物流部門、清關部門、各跨境業(yè)務單元負責人及核心崗位骨干，必要時可聘請外部法律專業(yè)機構提供技術支持與咨詢服務。第五條專項小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司印章管理工作，制定年度印章管理方案、印章使用細則及應急處置預案；（二）審定印章刻制、備案、啟用、廢止、銷毀等事項；（三）協(xié)調各部門開展印章使用審核、保管監(jiān)督、風險排查、違規(guī)處置等工作，解決印章管理中的重大問題；（四）監(jiān)督印章管理制度的落實情況，審核印章管理年度評估報告；（五）負責重大印章安全事件的調查處理與責任認定；（六）統(tǒng)籌印章管理工作經(jīng)費預算，保障印章刻制、備案、保管設備購置等工作的開展。第六條各相關部門職責分工：（一）行政部門：作為專項小組日常辦事機構，牽頭組織印章管理的具體實施；負責公司公章、合同專用章及部門專用章的統(tǒng)一刻制、備案、啟用、廢止與銷毀；建立印章管理臺賬；監(jiān)督各部門印章保管與使用情況；組織印章管理相關培訓；負責印章交接的監(jiān)督與記錄；（二）法務部門：負責審核印章管理制度的合法性；對印章使用的合規(guī)性進行審核，重點審核合同、協(xié)議等法律文件的用印需求；協(xié)助處理印章相關的法律糾紛；參與重大印章安全事件的調查與處置；（三）財務部門：負責財務專用章、法定代表人印章（財務用途）的保管與使用；制定財務類印章使用細則；審核財務相關文件的用印需求；配合行政部門開展財務類印章的備案、廢止與銷毀工作；（四）各業(yè)務部門（含運營、銷售、物流、清關等）：負責本部門業(yè)務專用章的申請、保管與規(guī)范使用；審核本部門業(yè)務相關文件的用印需求；監(jiān)督本部門員工遵守印章使用規(guī)定；及時向專項小組反饋印章使用與保管過程中的風險隱患；（五）各跨境業(yè)務單元：結合海外市場環(huán)境特點，規(guī)范本地業(yè)務專用章的使用與保管；確?？缇硺I(yè)務用印符合當?shù)乇O(jiān)管要求；反饋海外業(yè)務場景下的印章使用風險；配合行政部門開展海外業(yè)務印章的備案與管理；（六）印章保管人：作為印章安全的直接責任人，負責印章的日常保管與安全防護；嚴格按照審批流程使用印章；及時記錄印章使用情況；發(fā)現(xiàn)印章異常情況時，立即采取補救措施并上報；配合開展印章交接與檢查工作；（七）用印申請人：負責如實提交用印申請，確保用印文件內容真實、合法、完整；配合審核部門開展用印審核工作；在用印后妥善保管用印文件；（八）各級管理人員：作為本部門印章管理第一責任人，督促本部門員工遵守印章管理制度；審核本部門用印申請；監(jiān)督本部門印章保管人與使用人的履職情況；及時制止違規(guī)用印行為；配合專項小組開展相關工作。第三章印章的刻制、備案與啟用第七條印章刻制管理（一）公司所有印章的刻制均需由相關部門向行政部門提交《印章刻制申請表》，說明刻制印章的名稱、規(guī)格、用途、使用范圍及保管責任人，經(jīng)部門負責人簽字、專項小組審核、公司管理層審批同意后，由行政部門統(tǒng)一委托具備合法資質的刻制單位進行刻制；嚴禁任何部門或個人私自刻制公司印章；（二）印章刻制需符合國家相關標準及公司規(guī)范，印章內容應清晰、準確，包含公司名稱、印章類型等核心信息；跨境業(yè)務專用章如需體現(xiàn)海外業(yè)務標識，需經(jīng)法務部門審核確認符合當?shù)叵嚓P規(guī)定；（三）印章刻制完成后，行政部門需組織相關部門對印章進行驗收，驗收合格后方可進入備案流程；驗收不合格的，需要求刻制單位重新刻制。第八條印章備案管理（一）公司公章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章，刻制完成后需由行政部門牽頭，在國家規(guī)定的備案機關辦理備案手續(xù)；備案信息需及時錄入印章管理臺賬；（二）業(yè)務專用章、部門專用章等管理類印章，由行政部門進行內部備案，備案信息包括印章名稱、規(guī)格、用途、保管責任人、刻制日期、使用范圍等，備案資料需妥善歸檔保管；（三）跨境業(yè)務專用章如需在業(yè)務所在國家/地區(qū)辦理備案手續(xù)，由對應跨境業(yè)務單元配合行政部門、法務部門完成備案，確保符合當?shù)乇O(jiān)管要求；備案完成后，需將備案資料提交行政部門歸檔。第九條印章啟用管理（一）印章備案完成后，行政部門需發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用日期、使用范圍、保管責任人及使用審批流程；啟用通知需送達公司各部門及相關跨境業(yè)務單元；（二）啟用前，行政部門需組織保管責任人進行印章使用與保管培訓，確保保管責任人熟悉相關規(guī)定；（三）啟用新印章時，若存在替代原有印章的情況，需在啟用通知中明確原有印章的廢止日期，同步開展原有印章的回收與銷毀工作。第四章印章的使用管理第十條用印審批流程（一）所有用印均需履行“申請-審核-審批-用印”的流程，具體如下：1.申請：用印申請人填寫《印章使用申請表》，說明用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、使用印章類型及使用范圍，附上用印文件原件或電子版，提交至部門負責人審核；2.審核：部門負責人對用印申請的真實性、必要性進行審核，審核通過后簽字確認；涉及法律文件（如合同、協(xié)議）的，需提交法務部門進行合規(guī)審核；涉及財務相關文件的，需提交財務部門進行專業(yè)審核；3.審批：審核通過后，根據(jù)用印印章類型及文件重要程度，提交對應層級審批：公司公章、合同專用章用于重大業(yè)務文件的，需經(jīng)專項小組審核、公司管理層審批；其他印章及普通業(yè)務文件用印，經(jīng)行政部門或對應業(yè)務主管部門審批即可；4.用?。簩徟ㄟ^后，用印申請人將《印章使用申請表》及用印文件提交至印章保管人，保管人核對審批手續(xù)齊全后，按規(guī)定使用印章；（二）緊急用印場景（如跨境業(yè)務緊急清關文件、應急合作協(xié)議等），可啟動緊急審批流程，由用印申請人向部門負責人及審批人說明緊急情況，經(jīng)口頭同意后可先行用印，但需在2個工作日內補齊書面審批手續(xù)；（三）嚴禁未經(jīng)審批使用印章，嚴禁超越權限審批用印，嚴禁為空白文件、未審核文件用印。第十一條用印規(guī)范（一）印章使用需由保管人親自操作，嚴禁委托他人代為用印；確因特殊情況無法親自操作的，需經(jīng)部門負責人及行政部門審批同意后，指定專人代為操作，保管人需全程監(jiān)督；（二）用印時需確保印章清晰、端正，加蓋位置準確（通常為文件落款處或騎縫處），騎縫章需覆蓋文件所有頁碼，確保印章完整、無遺漏；（三）用印文件需一式多份的，每份文件均需加蓋完整印章，嚴禁復印印章替代原件用??；（四）跨境業(yè)務用印文件需符合業(yè)務所在國家/地區(qū)的相關規(guī)定，必要時需由法務部門審核確認用印形式、內容的合規(guī)性；涉及多語言版本的文件，需確保各版本用印一致；（五）嚴禁在非法文件、違規(guī)協(xié)議、空白介紹信、空白合同等不符合規(guī)定的文件上使用印章；（六）用印完成后，保管人需在《印章使用登記臺賬》中詳細記錄用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、用印人、審批人、保管人等信息，確保記錄真實、準確、完整。第十二條特殊用印場景管理（一）對外合作合同、協(xié)議用?。盒杞?jīng)法務部門審核合同條款的合法性、完整性，審核通過后按審批流程用印；用印后，相關合同、協(xié)議需由行政部門或業(yè)務部門妥善歸檔；（二）跨境清關、物流相關文件用?。盒栌晌锪鞑块T、清關部門審核文件內容的準確性、合規(guī)性，確保符合海關監(jiān)管要求；用印后，需同步留存文件副本供后續(xù)核查；（三）財務票據(jù)、結算憑證用?。盒栌韶攧詹块T審核票據(jù)的真實性、合規(guī)性，嚴格按照財務管理制度的要求用印；（四）對外出具的證明、函件用?。盒栌上嚓P業(yè)務部門審核證明內容的真實性，經(jīng)部門負責人審批后用印；重要證明文件需經(jīng)法務部門審核；（五）遠程用?。阂蚩缇硺I(yè)務等特殊情況需遠程用印的，需提交《遠程用印申請表》，說明遠程用印的必要性、用印文件內容，經(jīng)專項小組審核同意后，由印章保管人通過安全可控的方式完成用印，全程需錄音錄像留存證據(jù)，用印后及時將用印文件原件寄回公司歸檔。第五章印章的保管管理第十三條日常保管規(guī)范（一）公司各類印章實行“專人保管、專柜存放、上鎖管理”的原則，保管人需具備高度的責任心與保密意識，嚴禁將印章隨意擺放或交由他人代管；（二）不同類型印章的保管分工：1.公司公章、合同專用章由行政部門指定專人保管；2.財務專用章、法定代表人印章（財務用途）由財務部門指定專人分開保管；3.業(yè)務專用章由對應業(yè)務部門指定專人保管；4.部門專用章由對應部門指定專人保管；（三）印章保管場所需具備安全防護條件，配備專用保險柜，安裝監(jiān)控設備；核心印章（如公章、合同專用章、財務專用章）的保管場所需實行雙人雙鎖管理，確保印章安全；（四）保管人每日下班前需檢查印章是否妥善存放、保險柜是否上鎖，確認無誤后做好記錄；節(jié)假日期間，需將核心印章移交行政部門統(tǒng)一保管，或采取加強防護的保管措施；（五）跨境業(yè)務單元的印章保管，需結合本地安全環(huán)境，采取符合當?shù)貤l件的保管措施，確保印章不被濫用、遺失或偽造；保管情況需定期向行政部門報備。第十四條印章交接管理（一）印章保管人因調崗、離職、休假等原因需交接印章的，需提前3個工作日向所在部門及行政部門提交《印章交接申請》，經(jīng)審批同意后，在行政部門的監(jiān)督下完成交接；（二）交接流程：1.交接前，移交人需整理印章使用登記臺賬、相關文件資料，確保臺賬記錄完整、資料齊全；2.交接時，移交人、接收人、監(jiān)交人共同核對印章的完整性、真實性，核對印章使用臺賬與實際用印情況；3.核對無誤后，填寫《印章交接清單》，明確交接印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用情況、臺賬資料、交接日期等信息，移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認；4.交接完成后，行政部門及時更新印章管理臺賬中的保管責任人信息；（三）印章保管人休假期間，需指定臨時保管人，履行交接手續(xù)，明確臨時保管責任；休假結束后，及時辦理交接歸還手續(xù)。第十五條印章盤點管理（一）行政部門每月組織一次印章盤點，對公司所有印章的保管情況、使用登記情況進行核查，核對印章實物與管理臺賬是否一致；（二）專項小組每季度開展一次全公司印章專項盤點，重點核查核心印章的安全保管情況、用印審批流程的執(zhí)行情況、跨境業(yè)務印章的管理情況；盤點結果需形成《印章盤點報告》，上報公司管理層；（三）盤點過程中發(fā)現(xiàn)印章缺失、損壞或臺賬記錄不完整的，需立即查明原因，及時采取補救措施，并追究相關人員責任。第六章印章的廢止與銷毀第十六條印章廢止條件出現(xiàn)下列情形之一的，相關部門需向行政部門提交《印章廢止申請表》，申請廢止印章：1.印章因使用年限過長、磨損嚴重，無法清晰使用的；2.公司名稱變更、組織架構調整，原有印章不再適用的；3.業(yè)務調整，對應業(yè)務專用章不再使用的；4.印章被盜、遺失，已按規(guī)定辦理掛失手續(xù)的；5.其他需要廢止的情形。第十七條印章廢止流程（一）《印章廢止申請表》經(jīng)部門負責人簽字、專項小組審核、公司管理層審批同意后，由行政部門發(fā)布印章廢止通知，明確廢止印章名稱、廢止日期及回收要求；（二）相關部門需在廢止通知規(guī)定的期限內，將廢止印章交回行政部門；跨境業(yè)務單元的廢止印章，需由對應單元及時交回公司行政部門；（三）行政部門對交回的廢止印章進行核對、登記，更新印章管理臺賬，標注印章廢止狀態(tài)。第十八條印章銷毀流程（一）廢止印章需在專項小組的監(jiān)督下，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀；嚴禁任何部門或個人私自銷毀廢止印章；（二）銷毀前，行政部門需整理廢止印章的相關資料，包括《印章廢止申請表》、廢止通知、回收登記等，形成銷毀檔案；（三）銷毀時，需由行政部門、法務部門及相關部門代表共同監(jiān)督，采用粉碎、熔鑄等不可恢復的方式進行銷毀；銷毀過程需全程記錄，拍攝影像資料留存；（四）銷毀完成后，填寫《印章銷毀清單》，明確銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，相關人員簽字確認；銷毀清單及影像資料由行政部門歸檔保管，保存期限不少于5年；（五）涉及備案的廢止印章，需由行政部門及時向備案機關辦理注銷手續(xù)。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第十九條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督：行政部門每日對核心印章的保管情況進行巡查；各部門負責人對本部門印章使用與保管情況進行日常監(jiān)督；印章保管人每日核對印章狀態(tài)與使用記錄；（二）專項檢查：專項小組每季度開展一次全公司印章管理專項檢查，重點核查印章使用審批流程、保管安全、臺賬記錄、交接規(guī)范、廢止銷毀等情況；對跨境業(yè)務印章、高風險用印環(huán)節(jié)進行重點抽查；（三）年度評估：每年年底專項小組開展印章管理工作年度評估，總結工作成效，分析存在的風險隱患，制定下年度改進計劃；評估報告上報公司管理層；（四）投訴舉報：公司設立印章違規(guī)投訴舉報渠道（如專用郵箱、舉報電話），鼓勵員工舉報違規(guī)用印、濫用印章、保管不當?shù)刃袨?；專項小組對舉報信息嚴格保密，及時核查處理并反饋結果。第二十條印章安全事件處置（一）發(fā)現(xiàn)印章被盜、遺失、偽造或違規(guī)用印等安全事件時，發(fā)現(xiàn)人員需立即向所在部門及專項小組報告，同時采取必要的補救措施（如掛失、公告作廢、收集證據(jù)等）；（二）專項小組接到報告后，立即啟動應急處置預案，組織相關部門開展調查，評估事件影響范圍及可能造成的損失；（三）根據(jù)調查結果，采取針對性處置措施，包括但不限于：發(fā)布印章作廢公告、向公安機關報案、追究相關人員責任、完善印章管理措施等；涉及跨境業(yè)務印章安全事件的，需及時與當?shù)叵嚓P部門溝通，妥善處理；（四）處置完成后，專項小組組織復盤分析，查找事件原因，完善應急預案與印章管理措施；涉及重大安全事件的，按規(guī)定向相關監(jiān)管部門報告。第二十一條責任追究（一）員工違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司視情節(jié)輕重給予相應處理：1.私自刻制公司印章的，立即終止勞動關系，沒收非法印章；給公司造成經(jīng)濟損失或聲譽損害的，依法追究賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任；2.未經(jīng)審批使