2026年跨境營銷策劃公司海外供應(yīng)商合作管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司海外供應(yīng)商合作管理，保障跨境營銷策劃業(yè)務(wù)所需物料、服務(wù)等資源的穩(wěn)定供給，有效控制合作風(fēng)險，提升合作效率與效益，依據(jù)《中華人民共和國對外貿(mào)易法》《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及公司跨境業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有海外供應(yīng)商的篩選準(zhǔn)入、合作談判、合同簽訂、履約管理、評估淘汰及糾紛處理等全流程工作，涵蓋的海外供應(yīng)商類型包括但不限于海外物料生產(chǎn)供應(yīng)商、營銷渠道供應(yīng)商、創(chuàng)意設(shè)計服務(wù)商、物流配送服務(wù)商等。第三條海外供應(yīng)商合作管理遵循合規(guī)優(yōu)先、互利共贏、風(fēng)險可控、動態(tài)優(yōu)化的核心原則，確保合作過程合法合規(guī)，兼顧公司成本效益與供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。第四條公司成立海外供應(yīng)商合作管理小組，由采購部、市場部、合規(guī)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部及管理層代表組成，統(tǒng)籌推進(jìn)海外供應(yīng)商合作管理工作。各部門核心職責(zé)如下：（一）采購部：牽頭負(fù)責(zé)海外供應(yīng)商的篩選、談判、履約跟蹤及日常管理，建立供應(yīng)商管理臺賬；（二）市場部：負(fù)責(zé)提供海外市場供應(yīng)商信息，評估供應(yīng)商服務(wù)與市場需求的適配性，反饋供應(yīng)商服務(wù)效果；（三）合規(guī)部：負(fù)責(zé)審核海外供應(yīng)商合作的合規(guī)性，包括供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、合同條款合規(guī)、目標(biāo)市場法律法規(guī)適配性等，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險；（四）財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核合作成本預(yù)算，管控款項(xiàng)支付，開展成本效益分析；（五）業(yè)務(wù)部：負(fù)責(zé)提出具體采購需求，參與供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收，反饋合作過程中的問題；（六）管理層：負(fù)責(zé)審批供應(yīng)商準(zhǔn)入、重大合作合同及合作調(diào)整事項(xiàng)，監(jiān)督管理工作落實(shí)情況。第二章海外供應(yīng)商篩選與準(zhǔn)入管理第五條海外供應(yīng)商篩選需符合以下核心標(biāo)準(zhǔn)：（一）資質(zhì)合規(guī)：具備目標(biāo)市場合法經(jīng)營資質(zhì)，擁有完善的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可等相關(guān)證明文件，近3年無重大違法違規(guī)記錄；（二）能力適配：具備滿足公司業(yè)務(wù)需求的服務(wù)能力或生產(chǎn)能力，擁有穩(wěn)定的產(chǎn)能、專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)及成熟的跨境協(xié)作經(jīng)驗(yàn)；（三）信譽(yù)良好：在行業(yè)內(nèi)擁有良好的口碑，無重大合同違約、質(zhì)量糾紛等不良記錄，可提供至少2家同類企業(yè)合作參考；（四）成本合理：報價符合市場公允水平，能夠配合公司開展成本管控，具備清晰的定價機(jī)制和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；（五）風(fēng)險可控：具備完善的質(zhì)量管控體系、物流配送方案及應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，能夠應(yīng)對跨境合作中的匯率波動、政策變動等風(fēng)險。第六條海外供應(yīng)商準(zhǔn)入流程：（一）信息收集：采購部聯(lián)合市場部通過行業(yè)展會、海外商會、專業(yè)平臺等渠道收集海外供應(yīng)商信息，建立潛在供應(yīng)商信息庫；（二）初步篩選：采購部依據(jù)篩選標(biāo)準(zhǔn)對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步審核，剔除資質(zhì)不全、能力不符的供應(yīng)商，形成候選供應(yīng)商名單；（三）資質(zhì)審核：采購部向候選供應(yīng)商索取資質(zhì)證明、合作案例、財務(wù)報表等資料，聯(lián)合合規(guī)部開展合規(guī)審核，必要時委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查；（四）實(shí)地考察（必要時）：對于核心供應(yīng)商或合作金額較大的供應(yīng)商，采購部牽頭組織相關(guān)部門開展實(shí)地考察，核實(shí)其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、服務(wù)能力及質(zhì)量管控水平；（五）樣品測試/小批量合作試點(diǎn)：對提供物料或服務(wù)的供應(yīng)商，需進(jìn)行樣品測試或小批量合作試點(diǎn)，驗(yàn)證其產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)效果是否符合要求；（六）準(zhǔn)入審批：采購部匯總審核結(jié)果、考察報告及試點(diǎn)情況，形成供應(yīng)商準(zhǔn)入申請，報管理小組審核、管理層審批。審批通過后，將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，正式開展合作。第三章海外供應(yīng)商合作實(shí)施管理第七條合作談判與合同簽訂：（一）采購部牽頭與準(zhǔn)入供應(yīng)商開展合作談判，明確合作內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、價格條款、付款方式、質(zhì)量要求、違約責(zé)任及爭議解決方式等核心事項(xiàng)；（二）談判達(dá)成一致后，由采購部擬定合作合同，明確跨境物流責(zé)任、匯率調(diào)整機(jī)制、不可抗力條款等跨境合作特殊事項(xiàng)，提交合規(guī)部審核；（三）合規(guī)部審核合同條款的合規(guī)性、完整性及風(fēng)險點(diǎn)，提出修改意見，采購部修訂完善后，報管理小組審核、管理層審批；（四）合同審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合作合同，合同簽訂后及時歸檔，并同步至相關(guān)部門。第八條履約過程管理：（一）采購部建立《海外供應(yīng)商合作履約臺賬》，詳細(xì)記錄合同信息、交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收情況、款項(xiàng)支付情況等，實(shí)行動態(tài)跟蹤；（二）采購部定期與供應(yīng)商溝通對接，及時掌握履約進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題；對于跨境物流環(huán)節(jié)，需提前規(guī)劃物流方案，跟蹤物流信息，確保按時交付；（三）業(yè)務(wù)部、采購部聯(lián)合開展質(zhì)量驗(yàn)收，依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收流程，對供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的出具驗(yàn)收證明；驗(yàn)收不合格的，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨，并追究其違約責(zé)任；（四）財務(wù)部依據(jù)合同約定及驗(yàn)收證明，嚴(yán)格審核付款申請，按規(guī)定流程辦理款項(xiàng)支付，確保付款及時、合規(guī)，同時跟蹤匯率變動對成本的影響。第九條日常溝通與關(guān)系維護(hù)：（一）采購部建立定期溝通機(jī)制，每月至少與核心供應(yīng)商開展1次溝通，了解其經(jīng)營狀況、產(chǎn)能變化及行業(yè)動態(tài)，及時同步公司業(yè)務(wù)需求調(diào)整情況；（二）對合作良好的核心供應(yīng)商，可建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，開展長期穩(wěn)定合作，共同優(yōu)化合作方案，提升合作效益；（三）及時處理供應(yīng)商的合理訴求，協(xié)調(diào)解決合作過程中的分歧，維護(hù)互利共贏的合作關(guān)系。第四章海外供應(yīng)商風(fēng)險管控與評估淘汰第十條風(fēng)險管控：（一）合規(guī)風(fēng)險管控：合規(guī)部定期梳理目標(biāo)市場法律法規(guī)變化，及時向采購部及供應(yīng)商同步，確保合作過程持續(xù)合規(guī)；嚴(yán)禁與受制裁國家或地區(qū)的供應(yīng)商開展合作，規(guī)避地緣政治風(fēng)險；（二）質(zhì)量風(fēng)險管控：建立供應(yīng)商質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，要求其提交整改報告，跟蹤整改效果；必要時調(diào)整合作方案或暫停合作；（三）物流與交付風(fēng)險管控：提前評估跨境物流可能面臨的延誤、損壞等風(fēng)險，選擇資質(zhì)優(yōu)良的物流合作伙伴，必要時購買貨運(yùn)保險；建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，應(yīng)對物流中斷等突發(fā)情況；（四）匯率與財務(wù)風(fēng)險管控：財務(wù)部密切跟蹤匯率變動，在合同中約定合理的匯率調(diào)整條款；合理規(guī)劃付款時間，降低匯率波動對成本的影響；嚴(yán)格審核供應(yīng)商發(fā)票等財務(wù)憑證，確保款項(xiàng)支付合規(guī)。第十一條供應(yīng)商評估：（一）采購部牽頭，聯(lián)合市場部、業(yè)務(wù)部、合規(guī)部、財務(wù)部每季度對海外供應(yīng)商開展一次綜合評估，年度開展一次全面評估；（二）評估指標(biāo)包括履約能力、服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、合規(guī)性、合作配合度、風(fēng)險管控能力等，采用百分制量化評分，評分結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級；（三）評估完成后形成《海外供應(yīng)商綜合評估報告》，明確供應(yīng)商的優(yōu)勢與不足，提出合作調(diào)整建議，報管理小組審核。第十二條供應(yīng)商淘汰與退出：（一）出現(xiàn)以下情形之一的，啟動供應(yīng)商淘汰流程：評估結(jié)果連續(xù)兩次為不合格；存在嚴(yán)重合同違約行為，給公司造成損失；違反法律法規(guī)或公司制度，存在欺詐、賄賂等違規(guī)行為；經(jīng)營狀況惡化，無法保障履約能力；合作過程中出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或安全隱患；（二）采購部提出供應(yīng)商淘汰申請，附評估報告、違約證明等相關(guān)材料，報管理小組審核、管理層審批；（三）審批通過后，終止與供應(yīng)商的合作，收回相關(guān)合作資料，清理未結(jié)款項(xiàng)及遺留問題；同時將其從合格供應(yīng)商名錄中移除，納入黑名單，原則上不再開展合作；（四）對于正常終止合作的供應(yīng)商，做好合作總結(jié)與歸檔工作，保留其合作資料以備查閱。第五章合作糾紛處理與監(jiān)督考核第十三條合作糾紛處理：（一）合作過程中發(fā)生糾紛的，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取友好解決；協(xié)商解決不成的，依據(jù)合同約定的爭議解決方式（如仲裁、訴訟）處理；（二）處理跨境糾紛時，合規(guī)部提供法律支持，確保糾紛處理符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)，最大限度維護(hù)公司合法權(quán)益；（三）糾紛處理完成后，采購部整理糾紛處理過程及結(jié)果，形成報告歸檔，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化供應(yīng)商管理流程。第十四條監(jiān)督考核：（一）管理小組每季度開展一次海外供應(yīng)商合作管理專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查供應(yīng)商準(zhǔn)入合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、風(fēng)險管控措施落實(shí)情況及評估淘汰的規(guī)范性，形成監(jiān)督檢查報告；（二）建立海外供應(yīng)商合作管理績效考核機(jī)制，考核指標(biāo)納入采購部及相關(guān)崗位的季度、年度績效考核，核心指標(biāo)包括供應(yīng)商準(zhǔn)入合格率、合同履約率、質(zhì)量驗(yàn)收合格率、糾紛發(fā)生率、成本控制達(dá)標(biāo)率等；（三）考核結(jié)果與薪酬調(diào)整、獎金發(fā)放、評優(yōu)評先直接掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門或個人給予表彰獎勵；對考核不合格的，組織限期整改，