PAGE洗煤廠培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)洗煤廠培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為洗煤廠培訓(xùn)工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及企業(yè)人才培養(yǎng)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于洗煤廠內(nèi)所有培訓(xùn)活動(dòng)所涉及檔案的管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、安全培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等各類培訓(xùn)項(xiàng)目產(chǎn)生的相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)檔案由洗煤廠指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.分類規(guī)范原則按照培訓(xùn)檔案的類別、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范整理，便于查找和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保培訓(xùn)檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管培訓(xùn)檔案，建立培訓(xùn)檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供培訓(xùn)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的數(shù)字化管理工作，提高檔案管理效率和利用水平。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織開展的各類培訓(xùn)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照培訓(xùn)檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的培訓(xùn)檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工參加培訓(xùn)所產(chǎn)生的個(gè)人培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等資料的收集和整理，并定期提交給培訓(xùn)部門。2.配合培訓(xùn)部門和檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案管理工作，確保本部門培訓(xùn)檔案資料的完整和準(zhǔn)確。三、培訓(xùn)檔案的分類與編號(hào)（一）培訓(xùn)檔案分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等，記錄培訓(xùn)項(xiàng)目的規(guī)劃和安排。2.培訓(xùn)方案類針對(duì)具體培訓(xùn)項(xiàng)目制定的詳細(xì)實(shí)施方案，涵蓋培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、師資、時(shí)間安排等。3.培訓(xùn)教材類培訓(xùn)過程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓(xùn)記錄類培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)過程記錄、學(xué)員課堂表現(xiàn)記錄、培訓(xùn)照片、視頻等。5.培訓(xùn)考核類培訓(xùn)考核試卷、考核成績(jī)登記表、補(bǔ)考記錄等。6.培訓(xùn)證書類員工參加培訓(xùn)獲得的各類證書、結(jié)業(yè)證明等。7.培訓(xùn)總結(jié)類培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后的總結(jié)報(bào)告，包括培訓(xùn)效果評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)建議等。（二）培訓(xùn)檔案編號(hào)培訓(xùn)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照培訓(xùn)檔案的類別進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如：PJ2023001，表示培訓(xùn)計(jì)劃類，2023年的第1份培訓(xùn)計(jì)劃。具體類別代碼如下：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：PJ2.培訓(xùn)方案類：FA3.培訓(xùn)教材類：JC4.培訓(xùn)記錄類：JL5.培訓(xùn)考核類：KH6.培訓(xùn)證書類：ZS7.培訓(xùn)總結(jié)類：ZJ四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)活動(dòng)開始前，培訓(xùn)部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)培訓(xùn)過程中各類資料的收集工作。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)通知、學(xué)員名單等相關(guān)資料，并確保資料的完整性。3.在培訓(xùn)過程中，要認(rèn)真記錄培訓(xùn)簽到情況、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、學(xué)員參與度等信息，形成培訓(xùn)記錄。培訓(xùn)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)，可采用文字記錄、照片、視頻等多種形式。（二）整理要求1.培訓(xùn)結(jié)束后，檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照培訓(xùn)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于培訓(xùn)教材類資料，應(yīng)按照教材名稱、版本、作者等信息進(jìn)行整理，并編制目錄。3.培訓(xùn)記錄類資料應(yīng)按照培訓(xùn)時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保記錄的連貫性。對(duì)于照片和視頻資料，應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。4.培訓(xùn)考核類資料應(yīng)按照考核項(xiàng)目、考核時(shí)間、考核成績(jī)等進(jìn)行整理，確保成績(jī)記錄清晰準(zhǔn)確。5.培訓(xùn)證書類資料應(yīng)按照證書名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間等進(jìn)行整理，并復(fù)印留存。6.培訓(xùn)總結(jié)類資料應(yīng)包括培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)效果評(píng)估表、學(xué)員反饋意見等，按照總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理。五、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的培訓(xùn)檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)按照培訓(xùn)檔案編號(hào)順序，將各類檔案進(jìn)行歸檔存放。每個(gè)類別檔案應(yīng)建立相應(yīng)的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注類別名稱、編號(hào)范圍等信息。3.在檔案盒內(nèi)，應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間順序排列，編制檔案目錄，注明每份檔案的名稱、編號(hào)、日期等信息，便于查找和管理。（二）保管要求1.培訓(xùn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。4.培訓(xùn)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實(shí)際情況確定。一般情況下，重要的培訓(xùn)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，一般性的培訓(xùn)檔案可保管一定期限后進(jìn)行鑒定銷毀。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《培訓(xùn)檔案借閱證》，并將檔案交付借閱人員。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收回檔案，并注銷《培訓(xùn)檔案借閱證》。七、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則培訓(xùn)檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立培訓(xùn)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管價(jià)值和銷毀期限。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時(shí)效性：評(píng)估檔案所記錄的培訓(xùn)活動(dòng)是否仍具有參考價(jià)值，是否與當(dāng)前工作相關(guān)。4.檔案的保密性：審查檔案內(nèi)容是否涉及企業(yè)機(jī)密或敏感信息，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的培訓(xùn)檔案，由檔案管理部門編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的類別、編號(hào)、名稱、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定