PAGE黨校培訓(xùn)文件收納制度一、總則（一）目的為規(guī)范黨校培訓(xùn)文件的收納管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和存檔，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黨校組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件資料的收納管理，包括但不限于培訓(xùn)通知、課程資料、學(xué)員名單、考核記錄、總結(jié)報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則黨校培訓(xùn)文件由專門的文件管理部門或指定人員進(jìn)行集中統(tǒng)一收納管理，避免文件分散、丟失或重復(fù)管理。2.分類規(guī)范原則按照文件的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保文件分類清晰、便于查找和使用。3.安全保密原則加強(qiáng)文件的安全保密措施，防止文件泄露、損壞或丟失，確保文件信息的安全。4.方便利用原則優(yōu)化文件收納管理流程，提高文件的查閱效率，方便培訓(xùn)相關(guān)人員及時(shí)獲取所需文件資料。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.培訓(xùn)通知類包括黨校發(fā)布的各類培訓(xùn)通知、補(bǔ)充通知、變更通知等，按照通知發(fā)布的時(shí)間順序進(jìn)行分類。2.課程資料類涵蓋培訓(xùn)課程的教學(xué)大綱、講義、課件、參考資料等，根據(jù)課程類別進(jìn)行分類，如政治理論課程、業(yè)務(wù)技能課程等。3.學(xué)員管理類包含學(xué)員報(bào)名信息、學(xué)員名單、考勤記錄、成績(jī)?cè)u(píng)定、結(jié)業(yè)證書等，以學(xué)員批次或培訓(xùn)項(xiàng)目為單位進(jìn)行分類。4.考核評(píng)估類涉及培訓(xùn)考核方案、考核試卷、評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等，按照考核評(píng)估的階段和內(nèi)容進(jìn)行分類。5.總結(jié)報(bào)告類包括培訓(xùn)總結(jié)、教學(xué)反思、經(jīng)驗(yàn)交流材料、調(diào)研報(bào)告等，根據(jù)總結(jié)報(bào)告的主題和用途進(jìn)行分類。6.其他類如培訓(xùn)活動(dòng)的照片、視頻、音頻資料，以及與培訓(xùn)相關(guān)的其他臨時(shí)性文件等，單獨(dú)歸類存放。（二）文件編號(hào)為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)每類文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023TN001，其中“2023”表示年份，“TN”表示培訓(xùn)通知類，“001”表示該類文件的順序號(hào)。三、文件收納流程（一）文件收集1.培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)在培訓(xùn)活動(dòng)開展前，將培訓(xùn)通知、課程資料等相關(guān)文件發(fā)送至文件管理部門或指定人員。2.培訓(xùn)授課教師在課程結(jié)束后，及時(shí)將授課過程中產(chǎn)生的講義、課件、考核試卷等文件提交給文件管理部門。3.學(xué)員管理部門負(fù)責(zé)收集學(xué)員報(bào)名信息、考勤記錄、成績(jī)?cè)u(píng)定等學(xué)員相關(guān)文件，并定期匯總報(bào)送至文件管理部門。4.培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，各相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將總結(jié)報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)交流材料等文件整理報(bào)送至文件管理部門。5.對(duì)于培訓(xùn)活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、視頻、音頻等資料，由活動(dòng)組織人員負(fù)責(zé)收集整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息后提交給文件管理部門。（二）文件初審文件管理部門收到文件后，對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審。檢查文件是否齊全、有無缺頁、字跡是否清晰等，對(duì)于不符合要求的文件，及時(shí)與文件提交部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或修正。（三）文件分類整理1.根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)初審合格的文件進(jìn)行分類。將同一類文件按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保文件排列有序。2.對(duì)于每份文件，在文件首頁右上角加蓋文件分類章，并填寫文件編號(hào)。3.將分類整理好的文件裝入相應(yīng)的文件夾或檔案盒中，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)明文件類別、年份、起止日期等信息。（四）文件歸檔存儲(chǔ)1.將整理好的文件按照類別和編號(hào)順序，存放在專門的文件柜或檔案庫中。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全存儲(chǔ)。2.建立文件存儲(chǔ)索引目錄，詳細(xì)記錄各類文件的存放位置、編號(hào)、名稱、日期等信息，便于快速查找文件。索引目錄可采用電子表格或紙質(zhì)臺(tái)賬的形式進(jìn)行管理，并定期更新維護(hù)。四、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.黨校內(nèi)部工作人員因工作需要查閱培訓(xùn)文件的，可直接向文件管理部門提出申請(qǐng)。文件管理部門根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的文件資料，并做好查閱登記。2.學(xué)員如需查閱與本人相關(guān)的培訓(xùn)文件，如成績(jī)?cè)u(píng)定、結(jié)業(yè)證書等，可向?qū)W員管理部門提出申請(qǐng)，由學(xué)員管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)文件管理部門進(jìn)行查閱。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱黨校培訓(xùn)文件的，須經(jīng)黨校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由文件管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播文件內(nèi)容。（二）查閱登記建立文件查閱登記制度，對(duì)每次查閱文件的人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱文件名稱及編號(hào)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）借閱規(guī)定1.黨校內(nèi)部工作人員因工作需要借閱培訓(xùn)文件的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。2.文件管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，將文件交予借閱人，并要求借閱人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，須提前向文件管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人歸還文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人予以賠償或采取補(bǔ)救措施。五、文件保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任文件管理部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)文件的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的整理、存放和維護(hù)，確保文件的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，避免文件受潮、發(fā)霉、變形等。2.定期對(duì)文件存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，如檢查防火設(shè)施是否完好、防蟲藥品是否失效等。（三）文件維護(hù)1.定期對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保文件數(shù)量與登記記錄一致，文件內(nèi)容完整無缺。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，如發(fā)現(xiàn)有字跡褪色、紙張破損等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)文件的保管期限和實(shí)際使用情況，對(duì)過期或不再使用的文件進(jìn)行清理和銷毀。清理銷毀文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和操作，確保文件信息的安全。六、文件保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及國家機(jī)密、黨校內(nèi)部機(jī)密以及學(xué)員個(gè)人隱私的培訓(xùn)文件，嚴(yán)格實(shí)行保密制度。文件管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的保密區(qū)域、限制文件查閱權(quán)限、加密存儲(chǔ)電子文件等。2.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文件查閱和借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，不得泄露給無關(guān)人員。（二）保密監(jiān)督1.建立保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)文件保密管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，按照相關(guān)法律法規(guī)和黨校的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價(jià)值的培訓(xùn)文件。2.因培訓(xùn)內(nèi)容變更、政策調(diào)整等原因不再適用的文件。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、錯(cuò)誤或無效的文件。（二）銷毀程序1.由文件管理部門定期對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行清理核對(duì)，編制文件銷毀清單，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀清單經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)黨校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由文件