PAGE培訓教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司培訓教育檔案管理，確保培訓教育檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮培訓教育檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓教育活動所形成的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、職業(yè)素養(yǎng)培訓、外部培訓等相關(guān)檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司培訓教育檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則培訓教育檔案應如實反映培訓教育活動的全過程，保證檔案信息的真實性和準確性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保培訓教育檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用培訓教育檔案。二、培訓教育檔案的分類與歸檔范圍（一）培訓計劃檔案1.年度培訓計劃包括公司整體培訓規(guī)劃、各部門年度培訓需求分析報告、培訓預算等。2.專項培訓計劃針對特定崗位、項目或業(yè)務需求制定的專項培訓計劃，如新產(chǎn)品推廣培訓計劃、領(lǐng)導力提升培訓計劃等。（二）培訓實施檔案1.培訓通知發(fā)布培訓活動的通知文件，包括培訓主題、時間、地點、參加人員、培訓內(nèi)容等信息。2.培訓教材與資料培訓過程中使用的教材、講義、課件、參考資料、案例集等。3.培訓簽到表記錄參加培訓人員的簽到情況，包括姓名、部門、崗位等信息。4.培訓現(xiàn)場照片及視頻反映培訓現(xiàn)場教學情況、學員參與度等的照片和視頻資料。5.培訓講師資料包括講師個人簡介、資質(zhì)證書、授課評價等。6.培訓考核記錄學員的考試試卷、考核成績、評估報告、作業(yè)及實踐成果等。（三）培訓效果評估檔案1.培訓后調(diào)查問卷收集學員對培訓內(nèi)容、講師授課、培訓組織等方面的反饋意見和建議。2.培訓效果跟蹤評估報告對培訓后學員工作表現(xiàn)、技能提升、業(yè)績改善等方面進行跟蹤評估的報告。3.培訓收益分析報告分析培訓對公司業(yè)務發(fā)展、經(jīng)濟效益等方面產(chǎn)生的收益情況。（四）員工培訓檔案1.員工培訓記錄卡記錄員工參加各類培訓的情況，包括培訓名稱、時間、成績等。2.員工培訓證書及證明員工獲得的培訓結(jié)業(yè)證書、資格證書、榮譽證書等相關(guān)證明材料。3.員工培訓總結(jié)與心得員工對參加培訓的總結(jié)、心得體會及個人發(fā)展規(guī)劃等。（五）培訓合同檔案1.與外部培訓機構(gòu)簽訂的培訓合同明確培訓項目、費用、服務內(nèi)容、雙方權(quán)利義務等條款的合同文件。2.培訓費用支付憑證支付培訓費用的發(fā)票、轉(zhuǎn)賬記錄等相關(guān)憑證。三、培訓教育檔案的收集與整理（一）收集要求1.各培訓教育活動組織部門或責任人應在培訓活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.檔案資料應確保真實、完整，不得遺漏重要信息。對于電子文檔，應保證格式規(guī)范、內(nèi)容清晰。（二）整理方法1.分類整理按照本制度規(guī)定的檔案分類，對收集到的檔案資料進行分類。同一類別的檔案應按時間順序或重要程度進行排序。2.編號標識為每份檔案資料或每組檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的編碼規(guī)則，確保系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目裝訂對每份檔案資料進行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，并裝訂成冊（對于紙質(zhì)檔案）或建立電子目錄（對于電子檔案）。4.數(shù)字化處理對于重要的紙質(zhì)檔案資料，應進行數(shù)字化掃描，形成電子副本進行存儲，以便于長期保存和遠程查閱。四、培訓教育檔案的保管（一）保管期限1.培訓計劃檔案年度培訓計劃和專項培訓計劃保管期限為[X]年。2.培訓實施檔案培訓通知、培訓教材與資料、培訓簽到表、培訓現(xiàn)場照片及視頻、培訓講師資料等保管期限為[X]年；培訓考核記錄保管期限為員工離職后[X]年。3.培訓效果評估檔案培訓后調(diào)查問卷、培訓效果跟蹤評估報告、培訓收益分析報告保管期限為[X]年。4.員工培訓檔案員工培訓記錄卡、員工培訓證書及證明保管期限為員工離職后[X]年；員工培訓總結(jié)與心得保管期限為[X]年。5.培訓合同檔案培訓合同及培訓費用支付憑證保管期限為合同履行完畢后[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。2.電子檔案采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行備份存儲。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。2.建立檔案庫房巡查制度，定期對檔案庫房進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲害等。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應辦理相關(guān)登記手續(xù)。五、培訓教育檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱培訓教育檔案的，應填寫《培訓教育檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應的檔案資料，并限定查閱時間和地點。查閱人員應在指定范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、涂改或損毀檔案。3.涉及公司機密或敏感信息的培訓教育檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱培訓教育檔案的，應填寫《培訓教育檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，并按時歸還。歸還時，檔案管理部門應對檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。六、培訓教育檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓教育檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、商業(yè)秘密已公開等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的培訓教育檔案進行清查，提出銷毀意見，并填寫《培訓教育檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《培訓教育檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司分管領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保