PAGE培訓(xùn)學(xué)校合署辦公室制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓(xùn)學(xué)校合署辦公室的管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)校合署辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：合署辦公室對(duì)培訓(xùn)學(xué)校的各項(xiàng)行政事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保政令暢通。2.高效服務(wù)原則：以提高工作效率、服務(wù)教學(xué)為宗旨，為學(xué)校各部門(mén)和師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.規(guī)范運(yùn)作原則：各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保工作的規(guī)范化、制度化。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）合署辦公室組織架構(gòu)合署辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政組、后勤組、宣傳組等若干工作小組。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)合署辦公室的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門(mén)之間的關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。負(fù)責(zé)合署辦公室人員的工作安排、考核和培訓(xùn)。審核重要文件和報(bào)告，代表合署辦公室對(duì)外溝通和協(xié)調(diào)。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管工作小組的日常管理。具體組織實(shí)施各項(xiàng)工作計(jì)劃和任務(wù)，及時(shí)向主任匯報(bào)工作進(jìn)展情況。負(fù)責(zé)處理分管工作中的突發(fā)事件和問(wèn)題，提出解決方案和建議。參與合署辦公室的各項(xiàng)決策，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。3.行政組職責(zé)負(fù)責(zé)學(xué)校行政文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排學(xué)校各類(lèi)會(huì)議，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。管理學(xué)校印章，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。負(fù)責(zé)學(xué)校辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理。做好學(xué)校的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和安全。4.后勤組職責(zé)負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)和管理，確保正常使用。做好學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生和綠化工作，營(yíng)造良好的教學(xué)環(huán)境。管理學(xué)校食堂和宿舍，保障師生的飲食和住宿安全。負(fù)責(zé)學(xué)校水電、消防等設(shè)施的日常檢查和維護(hù)，確保安全。組織實(shí)施學(xué)校的節(jié)能減排工作。5.宣傳組職責(zé)制定學(xué)校宣傳工作計(jì)劃，組織開(kāi)展各類(lèi)宣傳活動(dòng)。負(fù)責(zé)學(xué)校網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)，及時(shí)發(fā)布學(xué)校信息。制作學(xué)校宣傳資料，如招生簡(jiǎn)章、宣傳冊(cè)等。加強(qiáng)與媒體的溝通與合作，提升學(xué)校的社會(huì)知名度和美譽(yù)度。收集、整理師生的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草：各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和學(xué)校政策要求，語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰。2.文件審核：起草完成后提交至合署辦公室，由行政組進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、語(yǔ)言表達(dá)等方面。審核通過(guò)后，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文件，由行政組負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)再次核對(duì)文件內(nèi)容，確保無(wú)誤后按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷。4.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政組負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。歸檔應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查詢和使用。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備：根據(jù)會(huì)議主題和目的，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。由行政組負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。同時(shí)，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料、設(shè)備等。2.會(huì)議記錄：會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容。記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人等。3.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，行政組及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，明確決議事項(xiàng)和責(zé)任分工，經(jīng)審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。4.會(huì)議跟進(jìn)：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，行政組負(fù)責(zé)跟進(jìn)決議事項(xiàng)的落實(shí)情況。定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。（三）印章使用規(guī)范1.印章保管：學(xué)校印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。2.印章使用審批：使用印章時(shí)，需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人等信息。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用印章。3.印章使用登記：每次使用印章后，保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用時(shí)間、使用事由、使用人等信息。4.印章歸還：印章使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將印章歸還保管人員，并在登記簿上簽字確認(rèn)。（四）辦公用品管理規(guī)范1.采購(gòu)計(jì)劃：各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政組匯總。行政組根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制辦公用品采購(gòu)清單。2.采購(gòu)實(shí)施：行政組按照采購(gòu)清單進(jìn)行采購(gòu)，選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校的財(cái)務(wù)制度。3.發(fā)放管理：辦公用品采購(gòu)入庫(kù)后，行政組負(fù)責(zé)按照各部門(mén)的需求進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品發(fā)放登記表》，由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。4.庫(kù)存管理：行政組定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于積壓、過(guò)期的辦公用品，應(yīng)及時(shí)清理和處理。（五）檔案管理規(guī)范1.檔案分類(lèi)：學(xué)校檔案分為行政檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案等幾大類(lèi)。每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.檔案收集：各部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料，并定期移交至合署辦公室檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理和歸檔。3.檔案整理：檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件排序、編號(hào)、編目等。4.檔案保管：檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。5.檔案查閱：因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。（六）教學(xué)設(shè)施設(shè)備管理規(guī)范1.設(shè)備采購(gòu)：根據(jù)教學(xué)需要，由后勤組制定教學(xué)設(shè)施設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校的采購(gòu)制度進(jìn)行，確保設(shè)備質(zhì)量和性能符合要求。2.設(shè)備驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，后勤組組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。??3.設(shè)備使用：各部門(mén)和教師應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用教學(xué)設(shè)施設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知后勤組進(jìn)行維修。4.設(shè)備維護(hù)：后勤組定期對(duì)教學(xué)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，建立設(shè)備維護(hù)檔案。對(duì)于大型設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃和應(yīng)急預(yù)案。5.設(shè)備報(bào)廢：對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的教學(xué)設(shè)施設(shè)備，由后勤組提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)及時(shí)清理，妥善處理。（七）環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理規(guī)范1.環(huán)境衛(wèi)生管理制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的清潔標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人。定期組織衛(wèi)生檢查，對(duì)不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)域及時(shí)進(jìn)行整改。加強(qiáng)對(duì)公共區(qū)域的清潔消毒工作，特別是教室、辦公室、食堂、宿舍等人員密集場(chǎng)所。做好垃圾分類(lèi)收集和處理工作，倡導(dǎo)師生養(yǎng)成良好的環(huán)保習(xí)慣。2.綠化管理制定綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)學(xué)校綠化區(qū)域進(jìn)行澆水、施肥、修剪、病蟲(chóng)害防治等工作。合理規(guī)劃綠化布局，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況增加綠化面積，改善校園環(huán)境。加強(qiáng)對(duì)師生的綠化保護(hù)宣傳教育，禁止隨意踐踏草坪、攀折花木等行為。（八）食堂與宿舍管理規(guī)范1.食堂管理嚴(yán)格遵守食品安全法律法規(guī)，建立健全食品安全管理制度。加強(qiáng)食堂從業(yè)人員的健康管理和培訓(xùn)，確保持證上崗。做好食堂食材采購(gòu)、儲(chǔ)存、加工、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)的管理，確保食品安全。定期對(duì)食堂進(jìn)行衛(wèi)生檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。合理安排食堂飯菜品種和價(jià)格，滿足師生的不同需求。2.宿舍管理制定宿舍管理制度，明確住宿學(xué)生的行為規(guī)范和管理要求。加強(qiáng)宿舍管理人員的培訓(xùn)和管理，提高服務(wù)水平。做好宿舍設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保學(xué)生住宿安全和舒適。定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理學(xué)生在宿舍內(nèi)的違規(guī)行為。關(guān)心學(xué)生的生活和學(xué)習(xí)情況，為學(xué)生提供必要的幫助和支持。（九）宣傳工作流程1.宣傳策劃：宣傳組根據(jù)學(xué)校的工作重點(diǎn)和發(fā)展需求，制定年度宣傳工作計(jì)劃和階段性宣傳方案。策劃內(nèi)容包括宣傳主題、宣傳渠道、宣傳形式等。2.素材收集：各部門(mén)和師生積極提供宣傳素材，如教學(xué)成果、師生風(fēng)采、活動(dòng)照片等。宣傳組負(fù)責(zé)對(duì)收集到的素材進(jìn)行整理和篩選。3.內(nèi)容制作：根據(jù)宣傳策劃和素材情況，宣傳組制作各類(lèi)宣傳資料，如海報(bào)、視頻、文章等。制作過(guò)程中應(yīng)注重內(nèi)容質(zhì)量和視覺(jué)效果。4.發(fā)布推廣：將制作好的宣傳資料通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、媒體等渠道進(jìn)行發(fā)布推廣。及時(shí)關(guān)注宣傳效果，根據(jù)反饋情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。5.效果評(píng)估：定期對(duì)宣傳工作的效果進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、師生反饋等方式，了解宣傳工作的影響力和覆蓋面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)宣傳工作。四、人員管理與考核（一）人員招聘與培訓(xùn)1.人員招聘：根據(jù)合署辦公室工作需要，制定人員招聘計(jì)劃。招聘過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校的招聘制度進(jìn)行，通過(guò)公開(kāi)招聘、面試、筆試等環(huán)節(jié)，選拔優(yōu)秀人才。2.人員培訓(xùn)：定期組織合署辦公室工作人員參加各類(lèi)培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等。培訓(xùn)方式可以采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）績(jī)效考核1.考核指標(biāo)：制定詳細(xì)的績(jī)效考核指標(biāo)，包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。工作業(yè)績(jī)指標(biāo)根據(jù)各崗位的工作職責(zé)確定，工作態(tài)度指標(biāo)包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、工作紀(jì)律等，團(tuán)隊(duì)協(xié)作指標(biāo)考核工作人員與同事之間的合作情況。2.考核周期：績(jī)效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年底進(jìn)行。3.考核方式：考核方式采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式。自評(píng)由工作人員對(duì)自己本季度或本年度的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)；上級(jí)評(píng)價(jià)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬工作人員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)；同事評(píng)價(jià)由同部門(mén)或相關(guān)部門(mén)的同事對(duì)被考核人員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.考核結(jié)果應(yīng)用：績(jī)效考核結(jié)果與工作人員的薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于考核優(yōu)秀的工作人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)；對(duì)于考核不稱職的工作人員，進(jìn)行誡勉談話、調(diào)整崗位或辭退處理。（三）獎(jiǎng)懲制度1.獎(jiǎng)勵(lì)制度設(shè)立多種獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作獎(jiǎng)等。對(duì)在工作中表現(xiàn)突出、為學(xué)校做出重要貢獻(xiàn)的工作人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升等。2.懲罰制度對(duì)于違反學(xué)校規(guī)章制度、工作紀(jì)律的工作人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。對(duì)因工作失誤給學(xué)校造成損失的工作人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、財(cái)務(wù)與物資管理（一）財(cái)務(wù)管理1.預(yù)算管理：合署辦公室根據(jù)學(xué)校的工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品采購(gòu)、設(shè)備維修、宣傳費(fèi)用等各項(xiàng)支出。財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：工作人員在辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校的財(cái)務(wù)制度填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)憑證，附上相關(guān)發(fā)票、清單等原始憑證。報(bào)銷(xiāo)憑證經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷(xiāo)。3.財(cái)務(wù)審計(jì)：定期對(duì)合署辦公室的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)工作的規(guī)范和透明。審計(jì)內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況、資金使用效益等方面。（二）物資管理1.物資采購(gòu)：按照物資管理規(guī)范，由相關(guān)工作小組負(fù)責(zé)物資采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制成本，確保物資質(zhì)量。2.物資入庫(kù)：物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單。3.物資領(lǐng)用：各部門(mén)根據(jù)工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表發(fā)放物資，并做好記錄。4.物資盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的物資，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、安全與應(yīng)急管理（一）安全管理制度1.安全教育：定期組織合署辦公室工作人員參加安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全、用電安全、信息安全等方面。2.安全檢查：建立安全檢查制度，定期對(duì)辦公區(qū)域、教學(xué)設(shè)施設(shè)備、食堂、宿舍等進(jìn)行安全檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.安全責(zé)任：明確各崗位的安全責(zé)任，簽訂安全責(zé)任書(shū)。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，確保工作場(chǎng)所和人員的安全。（二）應(yīng)急預(yù)案1.制定應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、食品