PAGE校外培訓退費流程制度一、總則1.目的為規(guī)范校外培訓機構(gòu)退費行為，保障學員及家長的合法權(quán)益，維護校外培訓市場的正常秩序，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本退費流程制度。2.適用范圍本制度適用于本校外培訓機構(gòu)（以下簡稱“機構(gòu)”）開展的各類培訓課程及服務(wù)的退費管理。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保退費行為合法合規(guī)。公平公正原則：對待所有學員一視同仁，按照統(tǒng)一的標準和流程處理退費事宜，保障學員及家長的合法權(quán)益。及時高效原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成退費審批及款項支付，提高服務(wù)效率，減少學員及家長的等待時間。信息透明原則：向?qū)W員及家長清晰告知退費政策、流程及相關(guān)信息，確保其知情權(quán)。二、退費政策1.正常退費情形開課前申請退費：學員在課程開課之前提出退費申請的，機構(gòu)應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)，扣除已發(fā)生的必要費用（如教材費、資料費等）后，將剩余學費全額退還。必要費用的扣除應(yīng)提供詳細清單及相應(yīng)票據(jù)，供學員及家長核對。開課后因機構(gòu)原因退費：因機構(gòu)自身原因（如教師變動、教學場地變更、課程調(diào)整等）導致課程無法正常開展，或教學質(zhì)量嚴重不符合約定標準，經(jīng)學員及家長提出退費申請，機構(gòu)應(yīng)在核實情況后的[X]個工作日內(nèi)，按照剩余課程學費的[X]%予以退還。剩余課程學費的計算方式為：已繳納學費總額÷課程總課時×剩余課時。同時，機構(gòu)應(yīng)向?qū)W員及家長說明退費原因，并提供相應(yīng)的解決方案。學員因特殊原因退費：學員因突發(fā)重大疾病、家庭搬遷至外地等特殊原因無法繼續(xù)參加培訓課程，經(jīng)機構(gòu)核實情況屬實后，可根據(jù)課程實際已開展情況，在扣除已發(fā)生的必要費用后，酌情退還剩余學費。必要費用的扣除標準同開課前申請退費情形。機構(gòu)應(yīng)要求學員及家長提供相關(guān)證明材料，如醫(yī)院診斷證明、搬遷證明等。2.特殊退費情形課程中途機構(gòu)停業(yè)或倒閉：若機構(gòu)在課程中途出現(xiàn)停業(yè)或倒閉情況，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)成立清算小組，對學員的學費及相關(guān)費用進行清算。清算完成后，按照學員剩余課程學費的[X]%予以退還。同時，應(yīng)積極協(xié)助學員聯(lián)系其他培訓機構(gòu)，安排學員繼續(xù)完成剩余課程的學習，或提供相應(yīng)的補償措施，如推薦其他優(yōu)質(zhì)課程資源等。因不可抗力因素退費：如遇自然災(zāi)害、政府政策調(diào)整等不可抗力因素導致課程無法正常進行，機構(gòu)應(yīng)及時通知學員及家長，并根據(jù)實際情況協(xié)商退費事宜。在扣除已發(fā)生的必要費用后，可按照剩余課程學費的[X]%予以退還。機構(gòu)應(yīng)向?qū)W員及家長提供不可抗力因素的相關(guān)證明材料，如政府文件、新聞報道等。3.不予退費情形學員自身原因?qū)е聼o法繼續(xù)參加課程：學員因個人興趣改變、學習動力不足等自身原因提出退費申請的，機構(gòu)不予退費。但機構(gòu)可根據(jù)學員實際情況，提供轉(zhuǎn)班、休學等其他解決方案，幫助學員繼續(xù)完成培訓課程。已使用的課程費用：學員已完成的課程部分，按照實際發(fā)生的費用進行結(jié)算，不予退還。已發(fā)生費用的計算方式為：已繳納學費總額÷課程總課時×已完成課時。超過規(guī)定退費申請期限：學員未在本制度規(guī)定的退費申請期限內(nèi)提出退費申請的，機構(gòu)不予受理。退費申請期限應(yīng)在簽訂培訓合同或報名時明確告知學員及家長，一般為課程開課之日起[X]個工作日內(nèi)。三、退費流程1.退費申請學員及家長應(yīng)在規(guī)定的退費申請期限內(nèi)，向機構(gòu)提出書面退費申請。退費申請應(yīng)包含學員姓名、聯(lián)系方式、課程名稱、繳費金額、退費原因等信息，并由學員及家長簽字確認。學員及家長可通過以下方式提交退費申請：現(xiàn)場提交：前往機構(gòu)辦公地點，將退費申請表格交至前臺或相關(guān)部門。郵寄提交：將退費申請表格及相關(guān)證明材料郵寄至機構(gòu)指定地址，并在郵件中注明“退費申請”字樣。電子郵件提交：將退費申請表格及相關(guān)證明材料以電子郵件形式發(fā)送至機構(gòu)指定郵箱，并在郵件主題中注明“退費申請[學員姓名]”。2.申請受理機構(gòu)在收到學員及家長的退費申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行受理確認。受理人員應(yīng)仔細核對退費申請表格及相關(guān)證明材料的完整性和真實性，如發(fā)現(xiàn)材料不全或不符合要求，應(yīng)及時通知學員及家長補充或更正。受理人員對退費申請進行初步審核，判斷是否符合本制度規(guī)定的退費情形。如符合，應(yīng)在退費申請表格上加蓋“受理章”，并告知學員及家長后續(xù)流程及預計辦理時間；如不符合，應(yīng)向?qū)W員及家長說明不予退費的原因，并提供相應(yīng)的解釋和建議。3.退費審核對于符合退費情形的申請，機構(gòu)應(yīng)在受理后的[X]個工作日內(nèi)完成退費審核。審核人員應(yīng)根據(jù)退費政策及實際情況，對退費金額進行核算，并核實相關(guān)證明材料的真實性。審核人員在審核過程中，如有疑問或需要進一步核實情況，可與學員及家長、授課教師、相關(guān)部門負責人等進行溝通。如發(fā)現(xiàn)退費申請存在虛假信息或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)立即終止退費流程，并追究相關(guān)人員的責任。審核完成后，審核人員應(yīng)填寫《校外培訓退費審核表》，詳細記錄退費申請的基本信息、審核依據(jù)、退費金額等內(nèi)容，并簽字確認。4.退費審批《校外培訓退費審核表》經(jīng)審核人員簽字后，提交至機構(gòu)負責人進行審批。機構(gòu)負責人應(yīng)在收到審核表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在審核表上簽署審批意見。審批通過的，機構(gòu)負責人應(yīng)在審核表上加蓋“同意退費章”；審批不通過的，應(yīng)注明原因，并將審核表退回審核人員，由審核人員通知學員及家長。5.款項退還經(jīng)審批同意退費的，機構(gòu)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將退費款項支付至學員及家長指定的銀行賬戶或其他支付方式。支付完成后，應(yīng)及時通知學員及家長，并提供支付憑證。如因?qū)W員及家長提供的銀行賬戶信息錯誤或其他原因?qū)е峦速M款項無法成功支付，機構(gòu)應(yīng)及時與學員及家長溝通，協(xié)助其更正信息，并在信息更正后的[X]個工作日內(nèi)完成款項支付。四、信息溝通與告知1.機構(gòu)應(yīng)建立健全退費信息溝通機制，確保在退費流程的各個環(huán)節(jié)及時與學員及家長進行溝通。2.在收到學員及家長的退費申請后，受理人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)以電話、短信或電子郵件等方式告知學員及家長申請已受理，并說明后續(xù)流程及預計辦理時間。3.在退費審核、審批過程中，如發(fā)現(xiàn)問題需要與學員及家長進一步溝通，相關(guān)人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)主動聯(lián)系學員及家長，并說明情況及處理意見。4.退費款項支付完成后，機構(gòu)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)以電話、短信或電子郵件等方式告知學員及家長退費款項已到賬，并提供支付憑證。五、檔案管理1.機構(gòu)應(yīng)建立校外培訓退費檔案管理制度，對退費申請及相關(guān)材料進行妥善保管。2.退費檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：退費申請表格及相關(guān)證明材料（如醫(yī)院診斷證明、搬遷證明、繳費憑證等）?！缎Ｍ馀嘤柾速M審核表》。機構(gòu)負責人的審批意見。退費款項支付憑證。與學員及家長溝通的記錄（如電話記錄、短信記錄、電子郵件等）。3.退費檔案應(yīng)按照時間順序進行整理歸檔，保存期限不少于[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)機構(gòu)負責人批準，可按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。六、監(jiān)督與檢查1.機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門或崗位，負責對校外培訓退費流程制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查部門或崗位應(yīng)定期對退費申請的受理、審核、審批及款項退還等環(huán)節(jié)進行檢查，確保退費流程符合本制度規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)要求。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門或崗位應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)按照機構(gòu)內(nèi)部規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責任。4.機構(gòu)應(yīng)定期向?qū)W員及家長公開退費情況，接受社會監(jiān)督。公開內(nèi)容應(yīng)包括退費申請數(shù)量、退費金額、退費原因等信息，公開方式可通過機構(gòu)官方網(wǎng)站、微信公眾號、公告欄等渠道進行。七、爭議解決1.學員及家長與機構(gòu)在退費問題上發(fā)生爭議時，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商過程中，雙方應(yīng)保持理性和客觀，充分溝通各自的意見和訴求。2.如協(xié)商不成，可按照以下方式解決爭議：向當?shù)亟逃姓块T或相關(guān)行業(yè)主管部門投訴，請求主管部門介入調(diào)解。學員及家長應(yīng)提供詳細的退費申請材料及爭議情況說明，主管部門將根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及政策規(guī)定進行調(diào)解處理。依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。學員及家長應(yīng)準備好充分的證據(jù)材料，包括培訓合同、