PAGE培訓(xùn)材料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)材料的管理，確保培訓(xùn)材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)培訓(xùn)材料的保管，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、試卷、學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：培訓(xùn)材料由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或人員進(jìn)行集中保管，便于統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.分類(lèi)存放原則：根據(jù)培訓(xùn)材料的性質(zhì)、類(lèi)型、用途等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保培訓(xùn)材料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對(duì)涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.規(guī)范使用原則：明確培訓(xùn)材料的使用流程和權(quán)限，確保培訓(xùn)材料的合理使用。二、培訓(xùn)材料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.通用培訓(xùn)材料：適用于公司全體員工的基礎(chǔ)性培訓(xùn)材料，如企業(yè)文化、規(guī)章制度、安全知識(shí)等。2.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料：針對(duì)特定崗位或?qū)I(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)材料，如財(cái)務(wù)知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)研發(fā)等。3.內(nèi)部培訓(xùn)教材：公司自行編寫(xiě)或整理的培訓(xùn)教材。4.外部培訓(xùn)資料：購(gòu)買(mǎi)或收集的外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供的培訓(xùn)資料。5.培訓(xùn)課件：以電子形式存在的培訓(xùn)課程資料，包括PPT、視頻等。6.試卷及答案：培訓(xùn)考核使用的試卷及相應(yīng)答案。7.學(xué)員檔案：記錄學(xué)員培訓(xùn)過(guò)程和成績(jī)的檔案資料。（二）編號(hào)為便于培訓(xùn)材料的管理和查找，對(duì)每類(lèi)培訓(xùn)材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.通用培訓(xùn)材料：T00100X，其中“T”代表通用培訓(xùn)材料，“001”為通用培訓(xùn)材料類(lèi)別代碼，“00X”為該類(lèi)別下材料的順序號(hào)。2.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料：Z00X00Y，其中“Z”代表專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料，“00X”為專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料類(lèi)別代碼，“00Y”為該類(lèi)別下材料的順序號(hào)。3.內(nèi)部培訓(xùn)教材：N00X00Z，其中“N”代表內(nèi)部培訓(xùn)教材，“00X”為內(nèi)部培訓(xùn)教材類(lèi)別代碼，“00Z”為該類(lèi)別下材料的順序號(hào)。4.外部培訓(xùn)資料：W00X00V，其中“W”代表外部培訓(xùn)資料，“00X”為外部培訓(xùn)資料類(lèi)別代碼（根據(jù)提供機(jī)構(gòu)或資料類(lèi)型設(shè)定），“00V”為該類(lèi)別下材料的順序號(hào)。5.培訓(xùn)課件：K00X00U，其中“K”代表培訓(xùn)課件，“00X”為培訓(xùn)課件類(lèi)別代碼，“00U”為該類(lèi)別下課件的順序號(hào)。6.試卷及答案：S00X00T，其中“S”代表試卷及答案，“00X”為試卷所屬培訓(xùn)類(lèi)別代碼，“00T”為該試卷的順序號(hào)。7.學(xué)員檔案：D00X00R，其中“D”代表學(xué)員檔案，“00X”為學(xué)員所屬培訓(xùn)類(lèi)別代碼，“00R”為該學(xué)員檔案的順序號(hào)。三、培訓(xùn)材料的收集與整理（一）收集1.內(nèi)部編寫(xiě)：公司內(nèi)部各部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)材料，并在完成后及時(shí)提交至培訓(xùn)管理部門(mén)。2.外部采購(gòu)：培訓(xùn)管理部門(mén)根據(jù)培訓(xùn)需求，負(fù)責(zé)采購(gòu)?fù)獠颗嘤?xùn)資料，并確保所采購(gòu)的資料符合公司培訓(xùn)要求和相關(guān)法律法規(guī)。3.培訓(xùn)課件制作：培訓(xùn)講師或相關(guān)人員負(fù)責(zé)制作培訓(xùn)課件，并在完成后提交至培訓(xùn)管理部門(mén)。4.試卷編制：培訓(xùn)講師根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容編制試卷，并提供相應(yīng)答案，提交至培訓(xùn)管理部門(mén)審核。5.學(xué)員檔案建立：培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)員在培訓(xùn)過(guò)程中的相關(guān)資料，如簽到表、作業(yè)、考核成績(jī)等，建立學(xué)員檔案，并定期提交至培訓(xùn)管理部門(mén)。（二）整理1.培訓(xùn)管理部門(mén)收到培訓(xùn)材料后，按照分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)整理。確保每份材料都有明確的編號(hào)和分類(lèi)標(biāo)識(shí)。2.對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和適用性。對(duì)于不符合要求的材料，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.將整理好的培訓(xùn)材料進(jìn)行裝訂、歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢(xún)和使用；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。四、培訓(xùn)材料的保管與存儲(chǔ)（一）保管責(zé)任1.培訓(xùn)管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)培訓(xùn)材料的保管工作。保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高、熟悉檔案管理知識(shí)等條件。2.保管人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)材料的日常保管、借閱登記、歸還檢查等工作。確保培訓(xùn)材料的安全和完整。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.培訓(xùn)材料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的環(huán)境中。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案受損。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)培訓(xùn)材料應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放在檔案柜中。每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的培訓(xùn)材料類(lèi)別和范圍，便于查找。2.電子培訓(xùn)材料應(yīng)按照分類(lèi)目錄建立文件夾，每個(gè)文件夾下按照編號(hào)順序存儲(chǔ)具體的文件。文件命名應(yīng)規(guī)范，包含編號(hào)、名稱(chēng)、版本等信息。五、培訓(xùn)材料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)材料，需填寫(xiě)《培訓(xùn)材料借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱材料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到培訓(xùn)管理部門(mén)借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，僅限特定人員借閱。借閱人員需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱登記1.培訓(xùn)管理部門(mén)保管人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、材料名稱(chēng)、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取培訓(xùn)材料。保管人員應(yīng)向借閱人員說(shuō)明培訓(xùn)材料借閱的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。（三）歸還檢查1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還培訓(xùn)材料。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向培訓(xùn)管理部門(mén)說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.保管人員在接收歸還的培訓(xùn)材料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查內(nèi)容包括材料是否完整、有無(wú)損壞、是否按時(shí)歸還等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通，查明原因并進(jìn)行處理。（四）使用規(guī)范1.借閱人員應(yīng)妥善保管培訓(xùn)材料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用培訓(xùn)材料過(guò)程中，如需對(duì)材料進(jìn)行標(biāo)記、批注等操作，應(yīng)事先征得保管人員同意，并確保不影響材料的完整性和后續(xù)使用。3.培訓(xùn)結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)材料歸還培訓(xùn)管理部門(mén)，不得長(zhǎng)期占用。六、培訓(xùn)材料的更新與維護(hù)（一）定期更新1.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行評(píng)估和更新。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化、行業(yè)動(dòng)態(tài)以及培訓(xùn)反饋等情況，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和材料。2.對(duì)于通用培訓(xùn)材料和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)材料，每年至少進(jìn)行一次全面審查和更新。對(duì)于內(nèi)部培訓(xùn)教材和外部培訓(xùn)資料，根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂或補(bǔ)充。（二）內(nèi)容審核1.更新后的培訓(xùn)材料應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核內(nèi)容包括材料的準(zhǔn)確性、完整性、適用性、邏輯性等方面。審核人員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，確保審核質(zhì)量。2.審核通過(guò)的培訓(xùn)材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、分類(lèi)、整理和歸檔，確保與原培訓(xùn)材料的一致性和連貫性。（三）版本管理1.對(duì)培訓(xùn)材料的不同版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。版本號(hào)應(yīng)清晰標(biāo)注在培訓(xùn)材料上，便于識(shí)別和追溯。2.建立培訓(xùn)材料版本變更記錄，記錄每次更新的內(nèi)容、原因、時(shí)間、審核人員等信息。版本變更記錄應(yīng)與培訓(xùn)材料一同保存，以便查閱。七、培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.培訓(xùn)材料存在以下情況之一的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀：已過(guò)有效期且無(wú)保存價(jià)值；內(nèi)容陳舊、不適用且無(wú)法更新；因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再需要；涉及公司機(jī)密的培訓(xùn)材料，在保密期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司批準(zhǔn)可銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行鑒定，確保銷(xiāo)毀的培訓(xùn)材料確實(shí)符合銷(xiāo)毀條件。鑒定工作由培訓(xùn)管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行，必要時(shí)可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員參與。（二）銷(xiāo)毀流程1.培訓(xùn)管理部門(mén)填寫(xiě)《培訓(xùn)材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀材料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)培訓(xùn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，培訓(xùn)管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保培訓(xùn)材料信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、執(zhí)行人員等信息。記錄應(yīng)與《培訓(xùn)材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》一同存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立培訓(xùn)材料管理監(jiān)督小組，定期對(duì)培訓(xùn)材料的保管、使用、更新等情況進(jìn)行檢查。監(jiān)督小組由培訓(xùn)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)材料的管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)材料的分類(lèi)、編號(hào)、整理、歸檔是否規(guī)范。檔案柜存放是否有序，電子檔案存儲(chǔ)是否符合要求。2.培訓(xùn)材料的保管環(huán)境是否符合要求，有無(wú)安全隱患。電子檔案?jìng)浞菔欠窦皶r(shí)、完整。3.培訓(xùn)材料的借閱登記、歸還檢查等制度是否執(zhí)行到位。借閱人員是否遵守使用規(guī)范。4.培訓(xùn)材料的更新與維護(hù)工作是否及時(shí)、有效。版本管理是否規(guī)范。5.培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀工作是否符合規(guī)定