PAGE舞蹈培訓班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強舞蹈培訓班檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[舞蹈培訓班名稱]所有檔案的管理工作，包括教學檔案、學員檔案、師資檔案、行政檔案等各類檔案資料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有檔案由培訓班指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映培訓班的各項工作和活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理室，負責培訓班檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導各部門做好檔案的收集和整理工作。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見和建議。（三）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，按照規(guī)定提供相關檔案資料。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案資料。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.教學檔案包括教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、教學評估等。2.學員檔案包括學員基本信息、報名登記表、培訓記錄、考核成績、獲獎情況等。3.師資檔案包括教師基本信息、教師資格證書、教學經(jīng)歷、教學成果等。4.行政檔案包括培訓班的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、財務報表等。5.其他檔案包括培訓活動照片、視頻、宣傳資料等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行編號。編號采用分類號+流水號的方式，具體如下：1.教學檔案：JX+流水號2.學員檔案：XY+流水號3.師資檔案：SZ+流水號4.行政檔案：XZ+流水號5.其他檔案：QT+流水號四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.檔案管理人員應主動收集培訓班在教學、管理、活動等過程中形成的各類檔案資料。3.在接收檔案資料時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案資料應及時退回相關部門進行補充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。3.將檔案資料按照編號順序裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標明檔案類別、編號、名稱等信息。4.對電子檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應及時將檔案資料移交至檔案管理室進行歸檔。2.歸檔時，檔案管理人員應按照檔案編號順序?qū)n案資料排列整齊，裝入檔案柜，并在檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。3.建立檔案歸檔登記冊，記錄檔案的歸檔日期、類別、編號、名稱等信息。（二）檔案保管1.檔案管理室應具備良好的檔案保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風，溫度和濕度適宜。2.檔案應存放在專門制作的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，能夠有效保護檔案資料。不得將檔案資料隨意堆放或存放在不符合保管要求的地方。3.對重要檔案資料應采取備份措施，備份存儲介質(zhì)應與原始檔案資料分開保管，并定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應及時報告，并采取相應的補救措施。5.嚴格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案管理室，檔案管理人員不得擅自將檔案資料帶出檔案管理室。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.培訓班內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理室查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，需持單位介紹信或相關證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)培訓班負責人簽字同意后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、名稱、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人簽字同意后，查閱人員將申請表交至檔案管理室。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案資料。查閱人員應在檔案查閱登記冊上登記查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案類別、編號、名稱等信息。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理室，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后在檔案查閱登記冊上簽字。（三）檔案利用1.培訓班內(nèi)部人員因工作需要利用檔案資料進行復印、打印、拍照等操作的，需填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室辦理相關手續(xù)。2.外部單位或個人因特殊原因需要利用檔案資料進行復印、打印、拍照等操作的，需持單位介紹信或相關證明材料，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)培訓班負責人簽字同意后，到檔案管理室辦理相關手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定收取相應的費用，并對利用情況進行登記。3.利用檔案資料時，應嚴格遵守檔案安全保密制度，不得擅自擴大利用范圍，不得將檔案資料用于與工作無關的目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門組織，相關部門負責人和檔案管理人員參加。鑒定人員應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。3.對鑒定結果應形成檔案鑒定意見書，注明檔案的類別、編號、名稱、保管期限等信息，并由鑒定人員簽字確認。（二）檔案銷毀1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定意見書批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量等信息，并報培訓班負責人批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理人員和相關部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.對涉及重要事項或機密信息的檔案，應采取特殊的銷毀方式，確保檔案信息的安全。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理的要求，將檔案資料的相關信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應準確、完整、規(guī)范。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。對檔案資料的變更情況，應及時在系統(tǒng)中進行記錄。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔和保管，確保電子檔案與紙質(zhì)