2026年跨境營(yíng)銷策劃公司印章刻制與使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司印章刻制、使用、保管、廢止等全流程管理工作，保障公司合法權(quán)益，防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)，確保印章使用的合規(guī)性、安全性與嚴(yán)肅性，適配跨境營(yíng)銷業(yè)務(wù)印章使用的特殊性，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有印章的刻制、備案、使用、保管、交接、廢止及銷毀等管理工作，覆蓋公司全體部門及員工，包括各類行政印章、業(yè)務(wù)印章、財(cái)務(wù)印章及跨境業(yè)務(wù)專用印章等。第三條印章管理遵循“合法合規(guī)、權(quán)責(zé)明確、全程追溯、安全可控、跨境適配”的核心原則，嚴(yán)格規(guī)范印章全生命周期管理，確保每一次印章使用都有記錄、可核查、負(fù)責(zé)任。第四條公司行政部為印章管理的核心責(zé)任部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印章刻制、備案、保管、廢止等管理工作，制定印章管理細(xì)則，監(jiān)督印章使用合規(guī)性；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類印章的日常使用與保管，配合行政部做好印章管理相關(guān)工作；合規(guī)部負(fù)責(zé)提供跨境業(yè)務(wù)用章的合規(guī)指引，核查跨境用章的法律法規(guī)符合性；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)專用印章的申請(qǐng)與規(guī)范使用；管理層負(fù)責(zé)審批印章刻制、廢止及重大用章事項(xiàng)，監(jiān)督印章管理工作整體落實(shí)情況。第二章核心原則與管理范圍第五條核心管理原則：（一）合法合規(guī)原則：印章刻制必須經(jīng)法定程序?qū)徟?，符合國家印章管理相關(guān)規(guī)定；印章使用嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司制度，跨境用章額外遵守目標(biāo)國家/地區(qū)相關(guān)規(guī)定，杜絕違規(guī)用章；（二）權(quán)責(zé)明確原則：明確各印章的保管責(zé)任人、使用審批人及使用人，清晰劃分各主體在印章管理中的責(zé)任，做到誰保管、誰負(fù)責(zé)，誰審批、誰把關(guān)；（三）全程追溯原則：印章從刻制、使用到廢止的全流程需留存完整記錄，包括刻制備案資料、用章登記記錄、交接記錄、廢止銷毀證明等，確保每一次印章使用都可追溯；（四）安全可控原則：建立嚴(yán)格的印章保管制度，采取必要的安全防護(hù)措施，防止印章丟失、被盜用、被濫用；對(duì)印章使用實(shí)行分級(jí)審批，嚴(yán)控用章權(quán)限；（五）跨境適配原則：針對(duì)跨境營(yíng)銷業(yè)務(wù)用章需求，提前做好合規(guī)審核，明確跨境文件用章的范圍與流程，確保跨境用章符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)，保障跨境業(yè)務(wù)文件的法律效力。第六條印章管理范圍：公司所有具有法律效力或業(yè)務(wù)證明效力的印章，具體包括：（一）行政類印章：公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、人事專用章等；（二）業(yè)務(wù)類印章：各業(yè)務(wù)部門專用章、項(xiàng)目專用章、跨境營(yíng)銷業(yè)務(wù)專用章、客戶對(duì)接專用章等；（三）跨境專用印章：用于跨境業(yè)務(wù)文件、海外合作協(xié)議、跨境營(yíng)銷備案材料等的專用印章，包括中英文對(duì)照印章等；（四）其他印章：具有特定用途的印章，如發(fā)票專用章、驗(yàn)收專用章等。第三章印章刻制與備案管理第七條印章刻制申請(qǐng)：（一）因業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增印章的，由相關(guān)部門提交《印章刻制申請(qǐng)表》，明確印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍、保管責(zé)任人等信息，跨境專用印章需額外說明用章場(chǎng)景及對(duì)應(yīng)的跨境業(yè)務(wù)范圍；（二）申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部復(fù)核，行政部核查申請(qǐng)的必要性與合理性，跨境專用印章需同步提交合規(guī)部審核合規(guī)性；（三）審核通過后，按印章重要程度分級(jí)提交審批：普通業(yè)務(wù)專用章由行政部負(fù)責(zé)人審批；行政類印章、跨境專用印章需報(bào)管理層審批。第八條印章刻制實(shí)施：（一）印章刻制申請(qǐng)審批通過后，由行政部統(tǒng)一委托具備法定資質(zhì)的刻制機(jī)構(gòu)進(jìn)行刻制，嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自刻制印章；（二）刻制過程中，行政部需全程跟進(jìn)，確保印章的規(guī)格、樣式、文字等符合申請(qǐng)要求及相關(guān)規(guī)定，跨境專用印章需確保中英文對(duì)照準(zhǔn)確、規(guī)范；（三）印章刻制完成后，行政部組織相關(guān)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后簽署《印章驗(yàn)收單》。第九條印章備案登記：（一）公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等法定印章刻制完成后，行政部需在15個(gè)工作日內(nèi)按規(guī)定向公安機(jī)關(guān)辦理備案手續(xù)，留存?zhèn)浒缸C明文件；（二）所有印章驗(yàn)收合格后，行政部建立《印章管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄印章名稱、規(guī)格、刻制日期、刻制機(jī)構(gòu)、備案情況、保管責(zé)任人、使用范圍、狀態(tài)等信息；（三）行政部為每一枚印章拍攝影像資料，與臺(tái)賬信息同步歸檔，跨境專用印章需單獨(dú)建立專項(xiàng)檔案，歸檔資料包括合規(guī)審核意見、用章場(chǎng)景說明等。第四章印章使用管理第十條用章申請(qǐng)與審批：（一）員工因工作需要使用印章的，需提前提交《印章使用申請(qǐng)表》，明確用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、使用印章類型、使用日期等信息，同時(shí)附上用章文件原件及相關(guān)支撐材料；（二）跨境業(yè)務(wù)用章需額外提交跨境業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等相關(guān)文件，說明用章對(duì)應(yīng)的跨境業(yè)務(wù)場(chǎng)景，經(jīng)合規(guī)部審核用章合規(guī)性后再提交審批；（三）用章申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按印章類型及用章事項(xiàng)重要程度分級(jí)審批：普通業(yè)務(wù)用章由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及印章保管人審批；行政類印章、跨境專用印章用于一般事項(xiàng)的，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批；重大事項(xiàng)用章（如大額合同、重要跨境合作協(xié)議等）需報(bào)管理層審批。第十一條用章審核與實(shí)施：（一）印章保管人接到審批通過的用章申請(qǐng)后，需對(duì)用章文件進(jìn)行最終審核，核查文件內(nèi)容是否完整、合規(guī)，是否與申請(qǐng)事由一致，跨境用章需額外核查文件內(nèi)容是否符合目標(biāo)國家/地區(qū)法律法規(guī)；（二）審核無誤后，印章保管人在指定文件的指定位置規(guī)范用章，確保印章清晰、端正，不得在空白文件、未審核通過的文件上加蓋印章；（三）用章完成后，印章保管人需在《印章使用登記薄》上詳細(xì)記錄用章日期、用章人、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息，用章人需簽字確認(rèn)；（四）跨境業(yè)務(wù)用章完成后，印章保管人需將用章文件復(fù)印件及審批資料歸檔至跨境專用印章檔案，以備后續(xù)核查。第十二條特殊用章管理：（一）空白文件用章：原則上禁止在空白文件上加蓋任何印章，因特殊跨境業(yè)務(wù)確需使用的，需提交專項(xiàng)申請(qǐng)，說明原因、使用范圍及風(fēng)險(xiǎn)防控措施，經(jīng)管理層審批同意后，由印章保管人監(jiān)督使用，用章后及時(shí)回收剩余空白文件并銷毀；（二）外出用章：因業(yè)務(wù)需要攜帶印章外出的，需提交《外出用章申請(qǐng)表》，說明外出用章事由、目的地、使用時(shí)間、保管措施等，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及管理層審批同意后，由兩人共同攜帶保管，用章過程全程記錄，返回公司后立即將印章交回保管人并辦理交接手續(xù)；（三）多人共用印章：對(duì)于使用頻率較高的業(yè)務(wù)專用印章，需明確專人負(fù)責(zé)保管，建立用章輪值登記制度，確保每一次用章都有明確責(zé)任人。第五章印章保管與交接管理第十三條印章保管要求：（一）印章保管實(shí)行“專人保管、專柜存放、雙人監(jiān)管”制度，公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章需存放在帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人妥善保管，嚴(yán)禁隨意存放或轉(zhuǎn)借他人；（二）印章保管人需每日檢查印章存放情況，下班前確認(rèn)印章已安全存放，節(jié)假日期間需將重要印章交由行政部指定人員集中保管；（三）印章保管人變更工作崗位或離職時(shí)，需提前辦理印章交接手續(xù)，未完成交接的不得離崗；（四）跨境專用印章需由專人單獨(dú)保管，保管人需熟悉跨境用章合規(guī)要求，定期接受合規(guī)培訓(xùn)。第十四條印章交接流程：（一）印章交接前，交接雙方需對(duì)印章進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)印章完好無損，同時(shí)整理印章管理相關(guān)資料，包括用章登記記錄、臺(tái)賬信息等；（二）交接雙方填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接印章名稱、規(guī)格、狀態(tài)、交接日期、交接人、接收人、監(jiān)交人等信息，監(jiān)交人由行政部指定人員擔(dān)任；（三）交接完成后，交接雙方、監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)，《印章交接登記表》歸檔至印章管理檔案；接收人正式履行印章保管職責(zé)，行政部及時(shí)更新《印章管理臺(tái)賬》中的保管責(zé)任人信息。第六章印章廢止與銷毀管理第十五條印章廢止申請(qǐng)：（一）出現(xiàn)以下情形的，相關(guān)部門需及時(shí)提交《印章廢止申請(qǐng)表》，申請(qǐng)印章廢止：印章?lián)p壞無法使用的；公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整導(dǎo)致印章不再使用的；跨境業(yè)務(wù)終止導(dǎo)致跨境專用印章失效的；其他需要廢止的情形；（二）申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部復(fù)核，行政部核查廢止的必要性，跨境專用印章需同步提交合規(guī)部確認(rèn)廢止合規(guī)性；（三）審核通過后，報(bào)管理層審批，重大印章（如公章、財(cái)務(wù)專用章）廢止需經(jīng)管理層集體決策審批。第十六條印章回收與銷毀：（一）印章廢止申請(qǐng)審批通過后，行政部負(fù)責(zé)回收廢止印章，核對(duì)印章信息與申請(qǐng)表一致后，在《印章管理臺(tái)賬》中更新印章狀態(tài)為“廢止”；（二）行政部在15個(gè)工作日內(nèi)組織廢止印章銷毀工作，銷毀前需編制《廢止印章銷毀清單》，明確銷毀印章名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息；（三）銷毀工作需由行政部、財(cái)務(wù)部、合規(guī)部等相關(guān)部門人員共同監(jiān)督，選擇合法合規(guī)的銷毀方式，確保印章徹底銷毀無法復(fù)原；（四）銷毀完成后，監(jiān)督人員在《廢止印章銷毀清單》上簽字確認(rèn)，同時(shí)拍攝銷毀過程影像資料，與清單、廢止申請(qǐng)等資料一并歸檔保存，保存期限不低于5年；（五）法定備案印章廢止后，行政部需按規(guī)定向公安機(jī)關(guān)辦理注銷備案手續(xù)。第七章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十七條監(jiān)督管理機(jī)制：（一）行政部建立印章管理常態(tài)化監(jiān)督機(jī)制，每月核查印章使用登記記錄、保管情況、臺(tái)賬更新情況，每季度開展一次印章管理專項(xiàng)檢查，形成《印章管理監(jiān)督報(bào)告》；（二）合規(guī)部每半年對(duì)跨境用章合規(guī)性開展一次專項(xiàng)審核，核查跨境用章是否符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)用章行為；（三）建立印章管理舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)私自刻制印章、違規(guī)用章、泄露印章信息等行為進(jìn)行舉報(bào)，舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，行政部及時(shí)核實(shí)處理。第十八條考核評(píng)價(jià)：行政部將印章管理工作納入各相關(guān)部門及人員的季度、年度績(jī)效考核，核心考核指標(biāo)包括：印章使用合規(guī)率、用章登記完整性、印章保管安全性、問題整改完成率、跨境用章合規(guī)性等；考核結(jié)果與薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第十九條責(zé)任追究：對(duì)違反本制度規(guī)定，出現(xiàn)以下情形的，視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門及人員責(zé)任：（一）未經(jīng)審批私自刻制印章的；（二）未按規(guī)定辦理印章備案、注銷手續(xù)的；（三）未經(jīng)審批擅自使用印章，或在空白文件、違規(guī)文件上加蓋印章的；（四）跨境用章未遵守合規(guī)指引，違反國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)的；（五）印章保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用、被濫用的；（六）未按規(guī)定記錄用章信息、歸檔用章資料，或擅自銷毀印章管理檔案的；（七）拒絕配合印章監(jiān)督檢查，或?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題拒不整改、整改不到位的。責(zé)任追究方式包括：口