PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理、研究等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映培訓(xùn)工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與培訓(xùn)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、學(xué)員隱私等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管各類檔案，確保檔案的妥善存放。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員做好檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.在工作中形成的各類文件資料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理、分類，定期移交檔案管理部門。三、檔案分類及歸檔范圍（一）培訓(xùn)教學(xué)檔案1.培訓(xùn)計劃、教學(xué)大綱、課程安排等教學(xué)文件。2.教師教案、講義、課件、教學(xué)案例等教學(xué)資料。3.學(xué)員名冊、考勤記錄、成績考核資料等學(xué)員學(xué)習(xí)檔案。4.教學(xué)評估、教學(xué)質(zhì)量分析報告等教學(xué)管理資料。（二）師資隊伍檔案1.教師個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等基本信息。2.教師教學(xué)成果、科研成果、獲獎情況等業(yè)績材料。3.教師培訓(xùn)反饋、學(xué)員評價等教學(xué)評價資料。（三）學(xué)員檔案1.學(xué)員報名登記表、入學(xué)申請表、身份證復(fù)印件等報名資料。2.學(xué)員學(xué)習(xí)過程中的作業(yè)、測試卷、實習(xí)報告等學(xué)習(xí)成果資料。3.學(xué)員結(jié)業(yè)證書、畢業(yè)證書等學(xué)歷證明材料。4.學(xué)員就業(yè)推薦、跟蹤服務(wù)等相關(guān)資料。（四）行政辦公檔案1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等文件。2.會議記錄、紀(jì)要、決議等會議資料。3.機(jī)構(gòu)內(nèi)部文件、通知、通報等往來公文。4.財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等財務(wù)檔案。5.設(shè)備采購清單、固定資產(chǎn)臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄等資產(chǎn)檔案。6.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資發(fā)放記錄、績效考核資料等。（五）招生宣傳檔案1.招生簡章、宣傳海報設(shè)計稿、宣傳視頻等宣傳資料。2.招生活動策劃方案、活動照片、活動總結(jié)等招生活動資料。3.招生咨詢記錄、學(xué)員報名意向書等招生咨詢資料。（六）合作交流檔案1.與其他培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、院校、企業(yè)等合作協(xié)議、合作項目方案。2.合作交流活動的組織策劃、活動記錄、合作成果等資料。3.對外接待、交流訪問的相關(guān)文件、照片、紀(jì)要等資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案歸檔范圍及時收集本部門工作中形成的各類文件資料。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的完整性，不得隨意涂改、撕毀、丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行定期備份。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.按照檔案裝訂要求，對檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)放置在不同的檔案柜或檔案架上，并標(biāo)明類別。2.對紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)分別進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)存儲在安全的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的重要規(guī)章制度、財務(wù)審計報告、重大活動記錄等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，包括培訓(xùn)教學(xué)檔案、師資隊伍檔案、學(xué)員檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如行政辦公檔案中的一般性文件等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，記錄清查時間、清查人員、清查結(jié)果等信息。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及保密內(nèi)容的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)注明復(fù)制用途，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其是否仍有保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實際情況，對檔案的保管期限進(jìn)行重新審定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申請表經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化管理硬件設(shè)施。2.選用適合檔案管理的信