PAGE培訓(xùn)教學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)教學(xué)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材教案、學(xué)員信息、考核成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)教學(xué)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和裝訂，確保檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、學(xué)員個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)教學(xué)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)教學(xué)檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)教學(xué)檔案的收集、整理、保管和利用工作。負(fù)責(zé)培訓(xùn)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立培訓(xùn)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步保管工作，并按規(guī)定及時(shí)移交培訓(xùn)管理部門。配合培訓(xùn)管理部門做好培訓(xùn)教學(xué)檔案的查閱、借閱等利用工作。3.檔案管理人員具體負(fù)責(zé)培訓(xùn)教學(xué)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等。維護(hù)培訓(xùn)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的安全和完整。為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用記錄。二、培訓(xùn)教學(xué)檔案的收集（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃類：年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.教學(xué)大綱類：各類培訓(xùn)課程的教學(xué)大綱、教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容及要求等。3.教材教案類：自編教材、選用教材、電子教材、教案、課件、教學(xué)參考資料等。4.學(xué)員信息類：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息表、學(xué)員考勤記錄（包括請(qǐng)假、遲到、早退等情況）、學(xué)員考核成績(jī)記錄等。5.考核評(píng)估類：培訓(xùn)考核試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)答案、學(xué)員考核成績(jī)匯總表、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等。6.培訓(xùn)總結(jié)類：培訓(xùn)工作總結(jié)、培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)交流材料、培訓(xùn)成果報(bào)告等。7.其他類：與培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的通知、公告、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)照片、視頻資料等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)在培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集整理，移交培訓(xùn)管理部門，確保檔案的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性：收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。3.完整性：按照收集范圍全面收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。（三）收集流程1.部門收集：各部門培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門檔案資料的收集工作，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整。2.部門移交：各部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交至培訓(xùn)管理部門，并填寫《培訓(xùn)教學(xué)檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.培訓(xùn)管理部門接收：培訓(xùn)管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案資料及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。三、培訓(xùn)教學(xué)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)的開展順序和文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案的系統(tǒng)性。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于分類存放、查找和借閱，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.按培訓(xùn)類別分類：將培訓(xùn)教學(xué)檔案分為新員工培訓(xùn)檔案、崗位技能培訓(xùn)檔案、管理能力培訓(xùn)檔案、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案等不同類別。2.按年度分類：在每個(gè)培訓(xùn)類別下，再按照培訓(xùn)開展的年度進(jìn)行細(xì)分。3.按檔案內(nèi)容分類：將每年度的培訓(xùn)教學(xué)檔案進(jìn)一步分為培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材教案、學(xué)員信息、考核評(píng)估、培訓(xùn)總結(jié)等若干二級(jí)類目。（三）編號(hào)規(guī)則1.培訓(xùn)類別編號(hào)：采用大寫字母表示不同的培訓(xùn)類別，如“X”代表新員工培訓(xùn)，“G”代表崗位技能培訓(xùn)，“M”代表管理能力培訓(xùn)，“Z”代表專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2.年度編號(hào)：采用四位數(shù)字表示培訓(xùn)開展的年份，如“2023”。3.檔案順序編號(hào)：在每個(gè)培訓(xùn)類別和年度下，按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如，一份2023年新員工培訓(xùn)的教學(xué)大綱檔案編號(hào)為：X2023002。（四）裝訂要求1.紙張規(guī)格：統(tǒng)一使用A4紙打印或復(fù)印檔案資料。2.裝訂方式：采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.裝訂順序：按照分類編號(hào)順序，將每份檔案資料依次排列，左側(cè)用訂書機(jī)裝訂，或使用檔案裝訂機(jī)裝訂，并在文件左上角加蓋檔案章。（五）整理流程1.分類：檔案管理人員按照分類方法對(duì)接收的培訓(xùn)教學(xué)檔案進(jìn)行分類，確定每份檔案所屬的培訓(xùn)類別、年度和二級(jí)類目。2.編號(hào)：根據(jù)編號(hào)規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.裝訂：對(duì)需要裝訂的檔案資料進(jìn)行整理和裝訂，確保裝訂質(zhì)量。4.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒正面和側(cè)面填寫檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。四、培訓(xùn)教學(xué)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門檔案庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專門的培訓(xùn)教學(xué)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.檔案架擺放：檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度順序依次上架存放，不得隨意堆放。（二）保管期限1.短期保管：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、使用頻率較低的培訓(xùn)教學(xué)檔案，保管期限為13年。2.中期保管：一般的培訓(xùn)教學(xué)檔案，保管期限為310年。3.長(zhǎng)期保管：涉及公司重要培訓(xùn)項(xiàng)目、核心業(yè)務(wù)知識(shí)、具有歷史價(jià)值或法律憑證作用的培訓(xùn)教學(xué)檔案，保管期限為10年以上，甚至永久保存。（三）保管要求1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.防蟲防鼠：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，確保檔案的安全。（四）電子檔案保管1.備份存儲(chǔ)：對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案中的電子文件，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如光盤、移動(dòng)硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，檢查文件的完整性和可讀性，確保電子檔案信息的安全和可用。3.存儲(chǔ)環(huán)境：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到磁場(chǎng)、靜電等因素的影響。五、培訓(xùn)教學(xué)檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部培訓(xùn)需求分析：為制定公司年度培訓(xùn)計(jì)劃、優(yōu)化培訓(xùn)課程體系提供參考依據(jù)。2.教學(xué)質(zhì)量評(píng)估：通過(guò)查閱培訓(xùn)教學(xué)檔案，對(duì)培訓(xùn)教學(xué)過(guò)程和效果進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)。3.員工職業(yè)發(fā)展：?jiǎn)T工可查閱自己的培訓(xùn)檔案，了解自己的培訓(xùn)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成果，為個(gè)人職業(yè)發(fā)展提供參考。4.公司內(nèi)部交流：培訓(xùn)教學(xué)檔案中的優(yōu)秀教案、培訓(xùn)總結(jié)等資料可在公司內(nèi)部進(jìn)行交流分享，促進(jìn)培訓(xùn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的傳播和提升。5.外部審計(jì)和檢查：在接受外部審計(jì)、行業(yè)檢查等情況下，提供相關(guān)培訓(xùn)教學(xué)檔案作為證明材料。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)教學(xué)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)教學(xué)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到培訓(xùn)管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊原因需要借閱培訓(xùn)教學(xué)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《培訓(xùn)教學(xué)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制：對(duì)于確需復(fù)制培訓(xùn)教學(xué)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)教學(xué)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并加蓋“復(fù)制章”。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用記錄1.建立利用臺(tái)賬：培訓(xùn)管理部門應(yīng)建立培訓(xùn)教學(xué)檔案利用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制的時(shí)間、申請(qǐng)人、利用內(nèi)容、歸還情況等信息。2.定期統(tǒng)計(jì)分析：定期對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率和需求熱點(diǎn)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、培訓(xùn)教學(xué)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值評(píng)估：根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合價(jià)值評(píng)估。3.確保安全：鑒定工作應(yīng)確保檔案信息的安全，防止因鑒定不當(dāng)導(dǎo)致重要檔案被銷毀。（二）鑒定組織成立由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)教學(xué)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定小組成員對(duì)每份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保管期限和價(jià)值。2.集體討論：對(duì)于存在爭(zhēng)議的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行集體討論，充分聽取各方意見，形成一致鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定確定需要銷毀的培訓(xùn)教學(xué)檔案，由檔案管理人員編制《培訓(xùn)教學(xué)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的類別、年度、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.審批：《培訓(xùn)教學(xué)檔案銷毀清單》經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。銷毀方式可采用