日常辦公文檔歸檔與管理規(guī)范一、總則為規(guī)范公司日常辦公文檔的歸檔與管理流程，保證文檔在產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的有序性，保障文檔信息的完整性、安全性和可追溯性，提高辦公效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門(mén)及全體員工在日常工作中產(chǎn)生的各類(lèi)紙質(zhì)與電子辦公文檔。二、適用范圍（一）適用對(duì)象公司各部門(mén)（含行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等）及全體員工，包括正式員工、試用期員工及實(shí)習(xí)生。（二）適用文檔類(lèi)型管理類(lèi)文檔：會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知公告、規(guī)章制度等；業(yè)務(wù)類(lèi)文檔：合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、客戶資料、調(diào)研報(bào)告、招投標(biāo)文件等；人事類(lèi)文檔：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)資料、離職手續(xù)等；財(cái)務(wù)類(lèi)文檔：預(yù)算表、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單（含附件）、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；其他需長(zhǎng)期保存的文檔：重要往來(lái)函件、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)獎(jiǎng)狀等。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）第一步：文檔分類(lèi)與命名分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)按部門(mén)：行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等；按類(lèi)型：管理類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)等；按時(shí)間：年度（如2024年）、季度（如2024年Q1）、月份（如2024年03月）。命名規(guī)則紙質(zhì)文檔：部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)-文檔類(lèi)型-年份-月份-序號(hào)（示例：行政-會(huì)議紀(jì)要-2024-03-001）；電子文檔：部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)_文檔類(lèi)型_年份_月份_序號(hào).擴(kuò)展名（示例：行政_會(huì)議紀(jì)要_2024_03_001.docx）；特殊文檔：若需體現(xiàn)項(xiàng)目或主題，可增加后綴（示例：業(yè)務(wù)_項(xiàng)目方案_2024_03_001_客戶A.pdf）。（二）第二步：文檔收集與整理收集責(zé)任各部門(mén)指定專(zhuān)人（或兼職文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集，每月最后一個(gè)工作日前完成當(dāng)月文檔的初步整理；員工在完成文檔制作后，需及時(shí)提交至部門(mén)文檔管理員，不得積壓。整理要求紙質(zhì)文檔：按分類(lèi)順序排序，去除訂書(shū)針、回形針等金屬夾具，使用紙質(zhì)文件夾分類(lèi)存放，文件夾標(biāo)簽需清晰標(biāo)注分類(lèi)名稱(chēng)；電子文檔：按命名規(guī)則重命名后，存儲(chǔ)于指定服務(wù)器或云盤(pán)目錄（如“公司共享文檔-2024年-行政部”），避免使用桌面或“我的文檔”作為存儲(chǔ)路徑。（三）第三步：文檔審核與確認(rèn)審核流程部門(mén)內(nèi)部文檔：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性，簽字確認(rèn)（紙質(zhì)文檔需手寫(xiě)簽字，電子文檔可使用電子簽章）；跨部門(mén)或重要文檔（如合同、項(xiàng)目方案）：需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核要點(diǎn)文檔內(nèi)容是否符合公司規(guī)定，是否存在錯(cuò)漏、表述不清等問(wèn)題；文檔格式是否統(tǒng)一（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等）；涉及敏感信息的文檔（如客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）是否按規(guī)定標(biāo)注密級(jí)。（四）第四步：文檔歸檔存儲(chǔ)歸檔時(shí)間紙質(zhì)文檔：每月5日前完成上月文檔的歸檔，移交至公司檔案室；電子文檔：每月3日前完成上月電子文檔的云端備份，保證服務(wù)器端與本地端一致。存儲(chǔ)要求紙質(zhì)文檔：檔案室需配備專(zhuān)用檔案柜，按“部門(mén)-類(lèi)型-時(shí)間”順序存放，柜體標(biāo)注部門(mén)名稱(chēng)及文檔類(lèi)型；電子文檔：服務(wù)器需定期備份（每周全備+每日增量備），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)）需單獨(dú)存放，防潮、防火、防磁；密級(jí)文檔：紙質(zhì)密級(jí)文檔需存入帶鎖保密柜，電子密級(jí)文檔需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限僅限授權(quán)人員。（五）第五步：文檔借閱與歸還借閱流程員工因工作需要借閱文檔時(shí)，需填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），注明借閱人、部門(mén)、文檔名稱(chēng)、借閱事由、歸還期限；部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案室（紙質(zhì)文檔）或系統(tǒng)管理員（電子文檔）辦理借閱手續(xù)。借閱規(guī)則紙質(zhì)文檔：借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，確需延期的需提前1天申請(qǐng)；電子文檔：可通過(guò)共享借閱，有效期不超過(guò)7天，禁止或轉(zhuǎn)發(fā)；涉密文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱時(shí)需有2人以上在場(chǎng)，使用后立即歸還。（六）第六步：定期清理與銷(xiāo)毀清理周期每年12月由檔案室牽頭，組織各部門(mén)對(duì)當(dāng)年歸檔文檔進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)登記表與實(shí)物是否一致。銷(xiāo)毀流程保管期限已滿（如普通文檔保管期限為3年，重要文檔為10年）或無(wú)保存價(jià)值的文檔，由檔案室編制《文檔銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷(xiāo)毀；紙質(zhì)文檔：使用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有2人以上監(jiān)督，并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀記錄表》；電子文檔：使用專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀軟件徹底刪除，保證無(wú)法恢復(fù)，刪除后需在服務(wù)器中記錄操作日志。四、模板表格附件1：日常辦公文檔歸檔登記表序號(hào)文檔名稱(chēng)文檔編號(hào)文檔類(lèi)型形成部門(mén)責(zé)任人歸檔日期存放位置（柜號(hào)/文件夾路徑）保管期限備注12024年3月行政例會(huì)紀(jì)要行政-會(huì)議紀(jì)要-2024-03-001管理類(lèi)行政部*某2024-03-28檔案室-行政部-2024年-03月3年含參會(huì)人員名單2客戶A項(xiàng)目合作合同業(yè)務(wù)-合同-2024-03-002業(yè)務(wù)類(lèi)業(yè)務(wù)部*某2024-03-15服務(wù)器-業(yè)務(wù)部-2024年-03月10年已掃描存電子檔32024年Q1財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)-報(bào)表-2024-Q1-003財(cái)務(wù)類(lèi)財(cái)務(wù)部*某2024-04-02檔案室-財(cái)務(wù)部-2024年-Q110年含審計(jì)附件附件2：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)借閱日期*某業(yè)務(wù)部2024-03-25文檔名稱(chēng)文檔編號(hào)借閱事由客戶A項(xiàng)目合作合同業(yè)務(wù)-合同-2024-03-002項(xiàng)目進(jìn)度跟進(jìn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批檔案室/系統(tǒng)管理員簽字歸還記錄同意。*某（簽字）已借出。*某（簽字）2024-03-27歸還，文檔完好五、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）責(zé)任分工部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門(mén)文檔的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)，審核文檔歸檔清單；文檔管理員：負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、整理、移交及借閱登記，配合檔案室完成歸檔工作；檔案室：負(fù)責(zé)公司所有歸檔文檔的統(tǒng)一存儲(chǔ)、保管、借閱審批及定期清理，保證文檔安全；全體員工：嚴(yán)格遵守本規(guī)范，及時(shí)提交文檔，規(guī)范命名與存儲(chǔ)，不得擅自修改、復(fù)制、外傳涉密文檔。（二）命名與存儲(chǔ)規(guī)范文檔命名不得使用空格、特殊字符（如！、#、￥、%等），僅可使用中文、英文、數(shù)字及“-”“_”；電子文檔存儲(chǔ)路徑需層級(jí)清晰，避免過(guò)深嵌套（建議不超過(guò)3級(jí)）；紙質(zhì)文檔需使用無(wú)酸檔案盒存放，每盒不超過(guò)50頁(yè)，超頁(yè)文檔需分盒并標(biāo)注關(guān)聯(lián)序號(hào)。（三）安全管理定期檢查檔案室環(huán)境（溫度18-22℃，濕度45-60%），配備消防器材、溫濕度計(jì)及防蟲(chóng)防霉設(shè)備；電子文檔需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，密碼定期更換（每季度至少1次），禁止使用簡(jiǎn)單密碼（如56、生日等）；涉密文檔的、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀需全程留痕，保證可追溯。（四）特殊情況處理員工離職時(shí)，需將手中未歸檔文檔移交至部門(mén)文檔管理員，辦理交接手續(xù)后，方可辦理離職