人員檔案及備案制度一、總則1.為了規(guī)范單位人員檔案管理，確保人員信息的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。2.本制度適用于本單位全體在職員工、離職員工及實(shí)習(xí)生的檔案及備案管理。二、檔案管理1.檔案內(nèi)容（1）個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（2）教育背景：包括學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)院校等。（3）工作經(jīng)歷：包括歷任單位、職務(wù)、任職時(shí)間、工作業(yè)績(jī)等。（4）職稱、職業(yè)資格及技能等級(jí)證書。（5）勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。（6）其他與個(gè)人相關(guān)的資料。2.檔案收集與整理（1）員工入職時(shí)，需提交相關(guān)證明材料，由人力資源部門負(fù)責(zé)審核、收集、整理歸檔。（2）員工在職期間，如有信息變更，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)證明材料，由人力資源部門更新檔案。3.檔案保管（1）檔案保管實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由人力資源部門負(fù)責(zé)。（2）檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲蛀等條件。（3）檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、備案管理1.備案內(nèi)容（1）員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、降職等人事變動(dòng)情況。（2）員工勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等情況。（3）員工培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等情況。2.備案流程（1）各部門負(fù)責(zé)人需在人事變動(dòng)發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)材料提交至人力資源部門。（2）人力資源部門負(fù)責(zé)將備案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，并存檔。四、保密與查閱1.檔案及備案資料屬單位內(nèi)部保密信息，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播。2.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，需向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱。3.單位內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱檔案，需提交書面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。五、責(zé)任與處罰1.人力資源部門負(fù)責(zé)檔案及備案工作的組織實(shí)施，對(duì)檔案及備案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。2.任何單位或個(gè)人違反本制度，泄露檔案及備案資料，或擅自查閱、篡改、損毀檔案，將依法追究相關(guān)責(zé)任。六、附則1.本制度由人