保險(xiǎn)理賠檔案歸檔管理辦法一、制定目的為規(guī)范保險(xiǎn)理賠檔案的歸檔管理工作，確保理賠檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，維護(hù)保險(xiǎn)合同雙方合法權(quán)益，提升保險(xiǎn)理賠服務(wù)質(zhì)量與風(fēng)險(xiǎn)管理水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保險(xiǎn)法》及行業(yè)相關(guān)規(guī)范，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于本公司各類保險(xiǎn)業(yè)務(wù)（包括財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、人身險(xiǎn)、責(zé)任險(xiǎn)等）的理賠檔案管理工作，涵蓋理賠案件從報(bào)案受理至結(jié)案歸檔的全流程資料。分支機(jī)構(gòu)及合作機(jī)構(gòu)的理賠檔案管理，參照本辦法執(zhí)行。三、管理職責(zé)（一）理賠部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)理賠案件全流程資料的收集、整理與初步審核，確保資料真實(shí)、完整、合規(guī)，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.建立理賠案件資料臺(tái)賬，記錄資料收集進(jìn)度、交接情況，配合檔案管理部門開(kāi)展檔案核查工作。3.對(duì)理賠過(guò)程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)（如查勘影像、電子單證等）進(jìn)行規(guī)范采集、存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度細(xì)則，指導(dǎo)理賠部門開(kāi)展檔案整理工作；對(duì)移交的理賠檔案進(jìn)行合規(guī)性審核，不符合要求的退回補(bǔ)充完善。2.負(fù)責(zé)理賠檔案的分類、編號(hào)、裝訂、保管與檢索工具編制，建立檔案管理臺(tái)賬與電子檢索系統(tǒng)。3.統(tǒng)籌檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，組織檔案的鑒定、銷毀（按規(guī)定程序）及移交工作。4.依規(guī)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，審核利用申請(qǐng)，登記利用情況，確保檔案利用合法合規(guī)。（三）其他部門協(xié)同職責(zé)法務(wù)、合規(guī)、財(cái)務(wù)等部門依職責(zé)參與檔案管理相關(guān)工作（如法務(wù)部門協(xié)助處理涉訴檔案的保全與舉證，財(cái)務(wù)部門核對(duì)賠付憑證的合規(guī)性等）。四、歸檔范圍理賠檔案應(yīng)包含案件全流程產(chǎn)生的各類資料，具體如下：（一）報(bào)案與受理階段報(bào)案登記表（含報(bào)案人信息、出險(xiǎn)時(shí)間、地點(diǎn)、原因、損失概況等）；投保單、保險(xiǎn)合同（或電子保單）及批單（涉及保險(xiǎn)責(zé)任、標(biāo)的信息變更的文件）；客戶身份證明、授權(quán)委托書（如需委托他人辦理理賠）。（二）查勘與定損階段查勘報(bào)告（含查勘人員、時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)照片/影像、損失描述、初步責(zé)任分析等）；定損單（或損失清單）、公估報(bào)告（如有公估機(jī)構(gòu)參與）；第三方證明材料（如交警事故認(rèn)定書、消防事故證明、醫(yī)院診斷證明等）；受損標(biāo)的維修/重置報(bào)價(jià)單、工程圖紙（涉及財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)大額損失）。（三）理賠審核與結(jié)案階段理賠計(jì)算書（含賠付金額構(gòu)成、理算依據(jù)、免賠說(shuō)明等）；醫(yī)療費(fèi)用清單、發(fā)票（人身險(xiǎn)理賠）、傷殘鑒定報(bào)告（如有）；賠付協(xié)議（含雙方簽字確認(rèn)的賠付方案）；轉(zhuǎn)賬憑證（或領(lǐng)款憑證）、結(jié)案通知書。（四）特殊案件補(bǔ)充資料訴訟案件：法院判決書、調(diào)解書、庭審記錄等；欺詐調(diào)查：調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、反欺詐報(bào)告；再保險(xiǎn)案件：再保險(xiǎn)分出/分入相關(guān)協(xié)議、攤回憑證。五、整理要求（一）分類與編號(hào)1.分類：按險(xiǎn)種類型（如車險(xiǎn)、健康險(xiǎn)、企財(cái)險(xiǎn)）、案件性質(zhì)（正常理賠、涉訴、欺詐調(diào)查）、結(jié)案時(shí)間（年度+季度）等維度分類，便于檢索與管理。2.編號(hào)：采用“年度-險(xiǎn)種代碼-案件流水號(hào)”規(guī)則（如“2024-CX-001”，代表2024年車險(xiǎn)第1號(hào)案件），確保唯一性。（二）裝訂與編目1.紙質(zhì)檔案：去除金屬裝訂物，按案件流程順序排列資料，采用線裝或膠裝成冊(cè)；封面標(biāo)注案件編號(hào)、險(xiǎn)種、結(jié)案時(shí)間、立卷人等信息。2.電子檔案：以案件為單位建立電子文件夾，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致；包含掃描件（清晰、可檢索）、電子單證、查勘影像等，同步采集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、文件格式）。3.編目：編制《理賠檔案目錄》，內(nèi)容包括案件編號(hào)、險(xiǎn)種、歸檔日期、資料清單、保管期限等，紙質(zhì)與電子目錄一一對(duì)應(yīng)。（三）數(shù)字化處理對(duì)重要或高頻利用的理賠檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、格式規(guī)范（如PDF、JPG等）；并定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。六、保管與利用（一）保管期限1.普通理賠檔案：自結(jié)案之日起保管[X]年（如車險(xiǎn)5年、健康險(xiǎn)10年）；2.涉訴、欺詐調(diào)查、大額理賠（賠付金額超[X]元）檔案：保管期限延長(zhǎng)至[X]年（或長(zhǎng)期保管）；3.國(guó)家法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁等條件，溫濕度控制在規(guī)定范圍（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）；2.電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云平臺(tái)，定期進(jìn)行病毒查殺、數(shù)據(jù)備份，確保存儲(chǔ)介質(zhì)安全。（三）檔案利用1.內(nèi)部利用：公司員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理部門指定場(chǎng)所查閱；如需借閱紙質(zhì)檔案，應(yīng)按時(shí)歸還，嚴(yán)禁涂改、損毀。2.外部利用：司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等因公務(wù)需調(diào)閱檔案，需出具正式公函，經(jīng)公司合規(guī)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提供復(fù)印件（加蓋檔案證明章），原則上不提供原件。3.檔案利用應(yīng)登記造冊(cè)，記錄利用人、時(shí)間、用途、歸還情況，確保可追溯。七、安全與保密1.理賠檔案涉及客戶隱私、商業(yè)秘密，接觸檔案的人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。2.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用加密技術(shù)存儲(chǔ)，操作人員需通過(guò)身份認(rèn)證（如賬號(hào)密碼、指紋識(shí)別）方可訪問(wèn)，防止非授權(quán)獲取。3.定期開(kāi)展檔案安全檢查，排查庫(kù)房隱患、系統(tǒng)漏洞，對(duì)違規(guī)行為嚴(yán)肅追責(zé)，確保檔案安全。八、附則1.本辦法由公司檔