PAGE線上培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司線上培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司整體運(yùn)營提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的所有線上培訓(xùn)活動(dòng)所涉及的檔案管理，包括但不限于培訓(xùn)課程資料、學(xué)員學(xué)習(xí)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋線上培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案信息予以嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、存儲(chǔ)和保管。二、培訓(xùn)檔案的分類與內(nèi)容（一）培訓(xùn)課程檔案1.課程基本信息課程名稱、編號(hào)、所屬類別、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對(duì)象。課程大綱、教學(xué)計(jì)劃、培訓(xùn)時(shí)長、培訓(xùn)方式（直播、錄播等）。2.課程資源線上培訓(xùn)平臺(tái)鏈接、相關(guān)教材、課件、視頻資料、電子文檔等。課程講師信息，包括姓名、簡介、資質(zhì)證書、聯(lián)系方式等。3.課程開發(fā)與更新記錄課程開發(fā)過程中的需求調(diào)研、設(shè)計(jì)文檔、審核記錄。課程更新的內(nèi)容、時(shí)間、原因及相關(guān)審批文件。（二）學(xué)員培訓(xùn)檔案1.學(xué)員基本信息學(xué)員姓名、部門、崗位、入職時(shí)間、聯(lián)系方式。學(xué)員參加線上培訓(xùn)的報(bào)名記錄，包括報(bào)名時(shí)間、課程名稱等。2.學(xué)習(xí)記錄學(xué)員登錄線上培訓(xùn)平臺(tái)的學(xué)習(xí)時(shí)長、學(xué)習(xí)進(jìn)度、學(xué)習(xí)軌跡（如觀看視頻次數(shù)、章節(jié)完成情況等）。學(xué)員在培訓(xùn)過程中的互動(dòng)記錄，如提問、回答問題、參與討論等情況。3.考核與成績線上培訓(xùn)的考核方式、考核題目、考核時(shí)間。學(xué)員的考核成績、成績評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)證明材料。補(bǔ)考記錄，包括補(bǔ)考時(shí)間、補(bǔ)考成績等。（三）培訓(xùn)效果評(píng)估檔案1.培訓(xùn)前評(píng)估培訓(xùn)需求調(diào)查問卷、分析報(bào)告，明確學(xué)員培訓(xùn)前的知識(shí)、技能水平和培訓(xùn)期望。2.培訓(xùn)中評(píng)估定期收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、講師授課、培訓(xùn)方式等方面的反饋意見和建議。培訓(xùn)過程中的階段性測試成績及分析，了解學(xué)員對(duì)知識(shí)的掌握情況。3.培訓(xùn)后評(píng)估培訓(xùn)結(jié)束后的綜合評(píng)估報(bào)告，包括學(xué)員對(duì)培訓(xùn)整體滿意度調(diào)查結(jié)果、培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況分析。培訓(xùn)對(duì)學(xué)員工作績效提升的評(píng)估數(shù)據(jù)，如工作效率提高、工作質(zhì)量改善等方面的具體事例和數(shù)據(jù)支持。培訓(xùn)對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展影響的評(píng)估，如團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力提升、業(yè)務(wù)指標(biāo)增長等相關(guān)分析。（四）培訓(xùn)管理檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃與預(yù)算年度、季度、月度線上培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等。培訓(xùn)預(yù)算編制、執(zhí)行情況報(bào)告，記錄培訓(xùn)費(fèi)用的支出明細(xì)和使用效果評(píng)估。2.培訓(xùn)組織與實(shí)施記錄培訓(xùn)通知、培訓(xùn)組織流程文檔，確保培訓(xùn)活動(dòng)的順利開展。培訓(xùn)過程中的突發(fā)事件處理記錄，如技術(shù)故障、學(xué)員異常情況等。3.培訓(xùn)合同與協(xié)議與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、講師簽訂的培訓(xùn)合同、合作協(xié)議等相關(guān)文件。合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，包括費(fèi)用支付、服務(wù)提供等方面的監(jiān)督和管理。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)課程檔案由課程開發(fā)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人在課程開發(fā)完成后及時(shí)收集整理，并提交至檔案管理部門。2.學(xué)員培訓(xùn)檔案由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)在培訓(xùn)過程中及結(jié)束后，按照規(guī)定的內(nèi)容要求，及時(shí)收集學(xué)員的各項(xiàng)學(xué)習(xí)記錄、考核成績等資料。3.培訓(xùn)效果評(píng)估檔案由培訓(xùn)管理部門組織相關(guān)人員在培訓(xùn)前、中、后分別進(jìn)行評(píng)估，并將評(píng)估結(jié)果和相關(guān)資料整理歸檔。4.培訓(xùn)管理檔案由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)定期收集各類培訓(xùn)計(jì)劃、預(yù)算、組織實(shí)施記錄、合同協(xié)議等文件，并進(jìn)行分類整理。（二）整理方法1.按照培訓(xùn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的各類檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行排序，如按照時(shí)間順序、課程類別等進(jìn)行排列，使檔案資料層次分明。4.編制檔案目錄，詳細(xì)列出各類檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，方便查閱和檢索。四、培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子檔案存儲(chǔ)于公司內(nèi)部的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，按照分類目錄進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，確保文件存儲(chǔ)規(guī)范、便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、日期等信息，存放于專門的檔案柜中。（二）保管期限1.培訓(xùn)課程檔案中的課程基本信息、課程資源等長期保存；課程開發(fā)與更新記錄保存至課程停止使用后[X]年。2.學(xué)員培訓(xùn)檔案保存至學(xué)員離職后[X]年。3.培訓(xùn)效果評(píng)估檔案中的培訓(xùn)前評(píng)估資料保存至下次相關(guān)培訓(xùn)前；培訓(xùn)中評(píng)估資料保存至培訓(xùn)結(jié)束；培訓(xùn)后評(píng)估資料長期保存。4.培訓(xùn)管理檔案中的培訓(xùn)計(jì)劃與預(yù)算保存至相應(yīng)計(jì)劃執(zhí)行完畢后[X]年；培訓(xùn)組織與實(shí)施記錄、培訓(xùn)合同與協(xié)議等長期保存。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格限制檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、借閱和使用培訓(xùn)檔案。檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱、借閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請人將申請表提交至檔案管理部門。檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，為申請人提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人提供相應(yīng)檔案資料，并與借閱人簽訂《培訓(xùn)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱人、借閱人的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案信息不被非法獲取或傳播。3.與檔案管理相關(guān)的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究其責(zé)任。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場所的安全防范，安裝必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)存在安全問題的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，確保檔案的安全性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠迅速、有效地保護(hù)檔案資料。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)課程停辦等原因，導(dǎo)致相關(guān)培訓(xùn)檔案不再需要的，經(jīng)檔案管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可予以銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出培訓(xùn)檔案銷毀申請，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)