PAGE體育培訓(xùn)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)體育培訓(xùn)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育培訓(xùn)中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體育培訓(xùn)中心檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案材料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以培訓(xùn)中心主任為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。其職責(zé)如下：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理各部門移交的檔案材料，確保檔案的質(zhì)量。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.積極開展檔案利用工作，為培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作提供服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、立卷，并定期向綜合管理部門移交。指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案工作的順利開展。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類體育培訓(xùn)中心檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括培訓(xùn)中心的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教學(xué)管理類：包括教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績(jī)檔案、教學(xué)評(píng)估材料等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類：包括教師個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果等。4.學(xué)員管理類：包括學(xué)員報(bào)名資料、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、結(jié)業(yè)證書等。5.場(chǎng)館設(shè)施管理類：包括場(chǎng)館建設(shè)規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備檔案、維修記錄等。6.安全管理類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。7.賽事活動(dòng)類：包括賽事策劃方案、參賽人員名單、比賽成績(jī)等。8.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政管理類：XZ2.教學(xué)管理類：JX3.師資隊(duì)伍建設(shè)類：SZ4.學(xué)員管理類：XY5.場(chǎng)館設(shè)施管理類：GC6.安全管理類：AQ7.賽事活動(dòng)類：SS8.其他類：QT例如，行政管理類的第一份檔案編號(hào)為XZ001。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)中心在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、報(bào)告、記錄等。3.與培訓(xùn)中心相關(guān)的外部文件、信函、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、美觀。4.建立檔案盒，將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊有序。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和培訓(xùn)中心實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定方法成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、年度、保管期限等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、銷毀數(shù)量。3.檔案的查閱、借閱情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級(jí)主管部門。八、檔案利用（一）利用范圍1.為培訓(xùn)中心的教學(xué)、管理、科研等工作提供參考依據(jù)。2.為學(xué)員、教師及其他相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)。3.為對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)提供檔案資料。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)