PAGE小公司行政制度培訓(xùn)一、總則（一）目的本行政制度旨在規(guī)范小公司內(nèi)部行政事務(wù)管理，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政工作有序開(kāi)展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定與執(zhí)行合法合規(guī)。2.實(shí)用性原則：制度內(nèi)容緊密結(jié)合公司實(shí)際情況，具有可操作性，能夠切實(shí)解決行政工作中的問(wèn)題。3.公正性原則：對(duì)待所有員工一視同仁，在制度面前人人平等，確保公平公正。4.動(dòng)態(tài)性原則：根據(jù)公司發(fā)展、外部環(huán)境變化等因素，適時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，保持制度的適應(yīng)性。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門架構(gòu)行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政工作的執(zhí)行與落實(shí)。（二）行政經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體運(yùn)營(yíng)相契合。3.審核行政文件、報(bào)告等，對(duì)重要行政決策提出建議和意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和管理，合理分配行政資源。5.監(jiān)督行政制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。（三）行政專員職責(zé)1.按照行政經(jīng)理的安排，具體承辦各項(xiàng)行政事務(wù)，如文件管理、辦公用品采購(gòu)、會(huì)議組織等。2.協(xié)助行政經(jīng)理做好與其他部門的溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)反饋工作進(jìn)展和問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)行政工作相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集、整理和歸檔，為行政決策提供支持。4.執(zhí)行行政費(fèi)用的報(bào)銷流程，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政工作任務(wù)。三、考勤制度（一）工作時(shí)間公司實(shí)行[具體工作時(shí)間，如周一至周五9:0018:00]的工作制度，午休時(shí)間為[X]小時(shí)。（二）考勤方式1.公司采用打卡考勤制度，員工需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)公司打卡上班，下班時(shí)打卡下班。2.打卡地點(diǎn)為公司指定的打卡機(jī)處。（三）請(qǐng)假制度1.員工請(qǐng)假需提前填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.請(qǐng)假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。事假：?jiǎn)T工因個(gè)人事務(wù)需要請(qǐng)假的，需提前[X]天申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假，事假期間無(wú)工資。病假：?jiǎn)T工因病請(qǐng)假的，需提供醫(yī)院出具的病假證明，病假期間工資按照公司相關(guān)規(guī)定發(fā)放。年假：符合公司年假規(guī)定的員工，可享受帶薪年假，年假天數(shù)根據(jù)員工在公司的工作年限確定?；榧佟a(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假：按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工享受相應(yīng)的帶薪假期。（四）遲到、早退與曠工處理1.遲到或早退在[X]分鐘以內(nèi)的視為遲到/早退一次，超過(guò)[X]分鐘的按曠工半天處理。2.曠工半天扣除當(dāng)日工資的[X]%，曠工一天扣除當(dāng)日工資的[X]%，連續(xù)曠工超過(guò)[X]天或累計(jì)曠工超過(guò)[X]天的，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同。四、辦公用品管理制度（一）辦公用品采購(gòu)1.行政部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)行政經(jīng)理審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.辦公用品采購(gòu)應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。（二）辦公用品發(fā)放1.行政專員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬。2.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需在發(fā)放臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于消耗性辦公用品，如紙張、筆芯等，根據(jù)實(shí)際需求限量發(fā)放；對(duì)于耐用性辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，按照公司規(guī)定的配置標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，如有特殊需求需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）辦公用品使用與保管1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.辦公用品應(yīng)妥善保管，如有損壞或丟失，需及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.對(duì)于因個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，員工需按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。五、文件管理制度（一）文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等，行政文件又可細(xì)分為通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。（二）文件起草與審核1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。2.文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核。（三）文件印發(fā)與存檔1.審核通過(guò)的文件由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)，印發(fā)時(shí)需編號(hào)登記。2.文件印發(fā)后，行政部門負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行存檔，以便查閱和追溯。（四）文件傳閱與借閱1.文件傳閱按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行，傳閱過(guò)程中需做好記錄，確保文件及時(shí)傳遞。2.員工如需借閱文件，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后方可借閱，借閱期限不得超過(guò)[X]天，借閱期間需妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印。六、會(huì)議管理制度（一）會(huì)議分類公司會(huì)議分為周例會(huì)、月例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議等。（二）會(huì)議組織1.周例會(huì)、月例會(huì)由行政部門負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，并通知相關(guān)部門和人員。2.臨時(shí)會(huì)議由發(fā)起部門提前向行政部門提交會(huì)議申請(qǐng)，行政部門根據(jù)申請(qǐng)安排會(huì)議相關(guān)事宜。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議發(fā)起部門需提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、議題等，并確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（四）會(huì)議記錄與紀(jì)要1.行政專員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議結(jié)束后，行政專員需及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。（五）會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.會(huì)議決議由相關(guān)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程中需及時(shí)向行政部門反饋進(jìn)展情況。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。七、車輛管理制度（一）車輛使用范圍公司車輛主要用于公務(wù)活動(dòng)，包括業(yè)務(wù)洽談、文件傳遞、客戶接送等。（二）車輛申請(qǐng)與審批1.員工因公務(wù)需要使用車輛的，需提前填寫(xiě)車輛使用申請(qǐng)表，注明使用時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。2.車輛使用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門，行政部門根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行調(diào)配，審批通過(guò)后方可使用車輛。（三）車輛駕駛與安全1.車輛駕駛員必須具備合法有效的駕駛證，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。2.駕駛員在出車前需對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并維修。3.駕駛員不得酒后駕車、疲勞駕車，不得將車輛轉(zhuǎn)借他人使用。（四）車輛保養(yǎng)與維修1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)。2.車輛出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門根據(jù)維修情況選擇正規(guī)維修廠進(jìn)行維修，并做好維修記錄和費(fèi)用報(bào)銷工作。八、印章管理制度（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。（二）印章保管1.公章由行政經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員需妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。（三）印章使用1.印章使用需填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事項(xiàng)、使用部門、使用人等。2.印章使用申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，印章保管人員方可蓋章，并做好蓋章登記工作。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。九、費(fèi)用報(bào)銷制度（一）報(bào)銷范圍公司費(fèi)用報(bào)銷范圍包括辦公用品費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)等。（二）報(bào)銷流程1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，需及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等報(bào)銷憑證，并按照公司規(guī)定填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單。2.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付。（三）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品費(fèi)用按照公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際使用情況進(jìn)行報(bào)銷。2.差旅費(fèi)按照公司制定的差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，包括交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)