PAGE培訓(xùn)學(xué)樣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、科研等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各班級及全體教職員工和學(xué)員。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指培訓(xùn)學(xué)校在教學(xué)、管理、招生、財務(wù)、人事等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，歸檔的文件材料必須是原件，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集學(xué)校在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為學(xué)校各項工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對各部門移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的實體安全和信息安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研等工作提供檔案資料服務(wù)。7.對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門的檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.積極配合學(xué)校綜合檔案室開展檔案管理工作，及時提供檔案利用所需的信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.教學(xué)檔案包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料、教學(xué)研究成果及教學(xué)改革資料等。2.管理檔案涵蓋學(xué)校行政管理制度、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、重要文件、請示報告、統(tǒng)計報表、印章管理、證照管理、合同協(xié)議、固定資產(chǎn)檔案等。3.招生檔案包含招生簡章、招生計劃、招生宣傳資料、考生報名信息、錄取名冊、招生工作總結(jié)等。4.財務(wù)檔案涉及會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、收費票據(jù)存根等。5.人事檔案有教職工個人檔案、招聘錄用資料、考核評價材料、薪酬福利檔案、培訓(xùn)記錄、獎懲材料、勞動合同等。6.學(xué)生檔案包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)登記表、學(xué)位授予材料等。7.聲像檔案如學(xué)校重大活動照片、錄像、錄音資料、學(xué)校宣傳片、教學(xué)視頻等。8.實物檔案學(xué)校獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號由類別代碼、年度代碼、流水號組成。2.類別代碼：按照檔案分類設(shè)置，如教學(xué)檔案用“JX”表示，管理檔案用“GL”表示，招生檔案用“ZS”表示，財務(wù)檔案用“CW”表示，人事檔案用“RS”表示，學(xué)生檔案用“XS”表示，聲像檔案用“SX”表示，實物檔案用“SW”表示。3.年度代碼：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。5.例如，一份2023年形成的教學(xué)檔案，其編號為“JX23001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.教職工在教學(xué)、科研、管理等活動中產(chǎn)生的各類成果材料。3.學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中形成的學(xué)籍檔案、成績記錄、獎懲材料等。4.學(xué)校舉辦的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的相關(guān)材料。5.學(xué)校與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件。6.學(xué)校獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實物及相關(guān)證明材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案材料，并定期移交學(xué)校綜合檔案室。2.檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.聲像檔案應(yīng)同時收集文字說明材料，包括拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等詳細(xì)信息，并確保聲像資料的清晰、完整。5.實物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來源、獲得時間、頒發(fā)單位等信息，并拍照留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價值，將具有保存價值的文件材料進(jìn)行整理歸檔，剔除無保存價值的文件。3.便于保管和利用，按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。（四）整理方法1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類，形成不同類別的檔案卷宗。2.裝訂對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的整齊美觀。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值確定保管期限，保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要會議文件、財務(wù)決算等。3.長期保管主要是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍檔案、教職工考核材料等。4.短期保管是指在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的會議記錄、臨時性的工作計劃與總結(jié)、短期培訓(xùn)資料等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，做到賬物相符。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.對于實物檔案，應(yīng)妥善保管，避免損壞或丟失。如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、管理、科研等工作需要查閱檔案。2.教職工因個人工作、學(xué)習(xí)、職稱評定等需要查閱本人檔案或相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、成績查詢、畢業(yè)申請等需要查閱本人檔案。4.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱學(xué)校相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案查閱人員可直接到學(xué)校綜合檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對于確需復(fù)制的檔案材料，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，由綜合檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制專用章。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱和借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，必須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行查閱和使用。4.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定評估，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，確定檔案是否仍具有保存意義。2.參考檔案的利用情況，對于多年未被利用且預(yù)計今后也無利用價值的檔案，進(jìn)行重點審查。3.結(jié)合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作實際，判斷檔案是否符合學(xué)校當(dāng)前及未來工作的需要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀