采購(gòu)管理流程與供應(yīng)商管理工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具模板適用于企業(yè)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的全流程管理，涵蓋從采購(gòu)需求提報(bào)到供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估的各個(gè)環(huán)節(jié)。具體場(chǎng)景包括：常規(guī)采購(gòu)：生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)類采購(gòu)等標(biāo)準(zhǔn)化需求；新供應(yīng)商引入：首次合作的供應(yīng)商資質(zhì)審核與評(píng)估；采購(gòu)流程規(guī)范化：統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，保證流程合規(guī)、透明；供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：通過定期評(píng)估優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提升供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。通過使用本模板，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化、供應(yīng)商管理精細(xì)化，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率與成本控制能力。二、采購(gòu)管理全流程操作指南（一）采購(gòu)需求提報(bào)與審批需求發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途、期望交貨期及預(yù)算金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。需求審核：采購(gòu)部收到需求后，核對(duì)需求的合理性（如數(shù)量是否匹配庫(kù)存、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)），必要時(shí)與需求部門溝通調(diào)整，形成《采購(gòu)需求審核表》。審批流轉(zhuǎn)：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（如5000元以下由采購(gòu)經(jīng)理審批，5000-50000元由分管副總審批，50000元以上由總經(jīng)理*審批），審批通過后進(jìn)入供應(yīng)商尋源環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核尋源渠道：公開尋源：通過行業(yè)平臺(tái)、招標(biāo)網(wǎng)站發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)價(jià)；定向?qū)ぴ矗横槍?duì)特定物料/服務(wù)，從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選3家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)；新增供應(yīng)商：若現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足需求，通過市場(chǎng)調(diào)研或同行推薦收集潛在供應(yīng)商信息。資質(zhì)審核：采購(gòu)部向候選供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》及相關(guān)證明材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、過往合作業(yè)績(jī)證明等）；法務(wù)部或合規(guī)專員審核資質(zhì)文件的真實(shí)性與有效性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋本次采購(gòu)內(nèi)容），形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核報(bào)告》，審核通過者進(jìn)入詢比價(jià)環(huán)節(jié)。（三）詢比價(jià)與供應(yīng)商確定詢價(jià)執(zhí)行：向資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確物料/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式及報(bào)價(jià)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如2個(gè)工作日）提供書面報(bào)價(jià)（需加蓋公章）。比價(jià)分析：采購(gòu)部匯總各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《詢比價(jià)記錄表》，從價(jià)格、質(zhì)量保障、交貨期、付款條件、售后服務(wù)等維度進(jìn)行綜合評(píng)估，必要時(shí)組織技術(shù)部、財(cái)務(wù)部共同參與評(píng)審，確定候選供應(yīng)商排序。確定供應(yīng)商：根據(jù)比價(jià)結(jié)果及審批權(quán)限（如候選供應(yīng)商第一名可直接確定，需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批；若價(jià)格差異超過10%，需提交分管副總審批），最終確定合作供應(yīng)商，結(jié)果同步至需求部門與財(cái)務(wù)部。（四）采購(gòu)合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，使用《采購(gòu)合同模板》擬定合同條款，包括雙方基本信息、物料/服務(wù)詳情、價(jià)格與支付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付驗(yàn)收、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等關(guān)鍵內(nèi)容，法務(wù)部*審核合同條款的合規(guī)性。合同審批與簽訂：合同按審批權(quán)限流轉(zhuǎn)（如金額低于50000元由采購(gòu)經(jīng)理與分管副總審批，50000元以上需總經(jīng)理*最終審批），審批通過后由雙方授權(quán)代表簽字蓋章，合同正本交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門存檔。訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)合同簽訂結(jié)果，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、物料/服務(wù)信息、數(shù)量、交貨地址、聯(lián)系人及要求，供應(yīng)商確認(rèn)后訂單生效。（五）訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收訂單跟蹤：采購(gòu)部定期與供應(yīng)商溝通訂單進(jìn)度（如生產(chǎn)狀態(tài)、發(fā)貨安排），保證供應(yīng)商按約定交貨期履約，若出現(xiàn)延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)處理并同步至需求部門。物料交付：供應(yīng)商按訂單要求發(fā)貨，同時(shí)提供送貨單、質(zhì)檢報(bào)告（如適用）等隨貨文件；需求部門核對(duì)到貨物料/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，確認(rèn)無誤后簽收。質(zhì)量驗(yàn)收：外觀與數(shù)量驗(yàn)收：需求部門當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物料包裝、外觀及數(shù)量，如有破損、短缺，當(dāng)場(chǎng)拍照取證并聯(lián)系供應(yīng)商處理；質(zhì)量檢測(cè)：對(duì)有質(zhì)量要求的物料（如生產(chǎn)原料），由質(zhì)檢部*按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，填寫《物料驗(yàn)收單》，判定合格/不合格；驗(yàn)收結(jié)果處理：合格物料辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格物料由采購(gòu)部協(xié)調(diào)供應(yīng)商退換貨，相關(guān)記錄存檔。（六）結(jié)算付款與供應(yīng)商評(píng)估結(jié)算申請(qǐng)：供應(yīng)商根據(jù)交付驗(yàn)收情況開具結(jié)算憑證（如收據(jù)、結(jié)算單），采購(gòu)部核對(duì)訂單信息、驗(yàn)收單、結(jié)算憑證的一致性，確認(rèn)無誤后填寫《付款申請(qǐng)表》，附相關(guān)合同、驗(yàn)收單等材料。付款審批：財(cái)務(wù)部審核付款申請(qǐng)的合規(guī)性與資金預(yù)算，按審批權(quán)限流轉(zhuǎn)（如50000元以下由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，50000元以上需分管副總審批），審批通過后安排付款。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：采購(gòu)部每季度/年度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，使用《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，從質(zhì)量合格率、交期達(dá)成率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)響應(yīng)速度、配合度等維度打分（總分100分）；根據(jù)評(píng)估結(jié)果將供應(yīng)商分為A類（優(yōu)秀，≥90分）、B類（良好，80-89分）、C類（合格，70-79分）、D類（不合格，<70分）；對(duì)A類供應(yīng)商優(yōu)先合作，對(duì)C類供應(yīng)商發(fā)出整改通知，對(duì)D類供應(yīng)商終止合作，評(píng)估結(jié)果更新至《合格供應(yīng)商名錄》。三、核心模板工具清單（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段名稱填寫說明需求部門如生產(chǎn)部、行政部申請(qǐng)人*需求部門經(jīng)辦人申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的日期物料/服務(wù)名稱需采購(gòu)的具體物品或服務(wù)（如A4紙、設(shè)備維修）規(guī)格型號(hào)物料的詳細(xì)規(guī)格或服務(wù)的具體要求需求數(shù)量明確采購(gòu)數(shù)量（單位：件/套/批等）用途說明采購(gòu)的具體用途（如生產(chǎn)領(lǐng)用、辦公使用）期望交貨期要求供應(yīng)商交付的日期（格式：YYYY-MM-DD）預(yù)算金額本次采購(gòu)的最高預(yù)算（元）部門負(fù)責(zé)人*意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)采購(gòu)部審核意見采購(gòu)部對(duì)需求合理性審核意見審批結(jié)果最終審批狀態(tài)（通過/駁回）及審批人*簽字（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核表字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱合作單位全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)地址聯(lián)系人*供應(yīng)商對(duì)接人姓名聯(lián)系方式供應(yīng)商對(duì)接人聯(lián)系方式（僅用于內(nèi)部溝通）經(jīng)營(yíng)范圍營(yíng)業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營(yíng)范圍資質(zhì)文件清單需提供的證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO9001認(rèn)證、業(yè)績(jī)合同復(fù)印件等）文件審核結(jié)果合格/不合格（由法務(wù)部或合規(guī)專員填寫）審核意見對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的綜合評(píng)價(jià)審核人*法務(wù)部或合規(guī)專員簽字審核日期資質(zhì)審核完成的日期（三）詢比價(jià)記錄表字段名稱填寫說明詢價(jià)單編號(hào)本次詢價(jià)的唯一標(biāo)識(shí)（如XJ-2024-001）采購(gòu)需求編號(hào)關(guān)聯(lián)的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》編號(hào)物料/服務(wù)名稱詢價(jià)的物品或服務(wù)規(guī)格型號(hào)物料的詳細(xì)規(guī)格需求數(shù)量詢價(jià)數(shù)量供應(yīng)商名稱參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商（至少3家）報(bào)價(jià)（元）各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)（含稅/不含稅需注明）交貨期供應(yīng)商承諾的交貨時(shí)間付款條件供應(yīng)商要求的付款方式（如預(yù)付30%到貨付70%）質(zhì)量保障供應(yīng)商提供的質(zhì)量承諾（如質(zhì)保期、退換貨政策）綜合評(píng)分（100分）價(jià)格（40分）、質(zhì)量（30分）、交期（15分）、服務(wù)（15分）等維度打分結(jié)果推薦供應(yīng)商根據(jù)比價(jià)結(jié)果推薦的供應(yīng)商名稱評(píng)審人*采購(gòu)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部參與評(píng)審人員簽字評(píng)審日期完成比價(jià)評(píng)審的日期（四）采購(gòu)合同模板（關(guān)鍵條款節(jié)選）甲方（采購(gòu)方）：[公司全稱]，法定代表人：*，地址：[公司地址]乙方（供應(yīng)商）：[供應(yīng)商全稱]，法定代表人：*，地址：[供應(yīng)商地址]采購(gòu)內(nèi)容：詳見《采購(gòu)訂單》（作為合同附件），數(shù)量、規(guī)格以訂單為準(zhǔn)。合同金額：人民幣[金額]元（大寫：[金額大寫]），含13%增值稅。交付：乙方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前將貨物送至甲方指定地點(diǎn)[地址]，運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)。驗(yàn)收：甲方應(yīng)在收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽收；質(zhì)量問題應(yīng)在7日內(nèi)提出，乙方負(fù)責(zé)退換。付款：驗(yàn)收合格后，乙方開具全額增值稅專用發(fā)票，甲方收到發(fā)票后30日內(nèi)支付合同金額的100%。違約責(zé)任：一方違約，應(yīng)向?qū)Ψ街Ц逗贤傤~5%的違約金；逾期交貨/付款，按日萬分之五支付違約金。爭(zhēng)議解決：因合同產(chǎn)生的爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地人民法院訴訟。（五）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表字段名稱評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分質(zhì)量合格率（30分）≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，<90%得0分交期達(dá)成率（25分）100%得25分，95%-99%得20分，90%-94%得15分，<90%得0分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（20分）低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上得20分，與市場(chǎng)均價(jià)持平得15分，高于5%以內(nèi)得10分，高于5%以上得0分服務(wù)響應(yīng)速度（15分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得15分，48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，超過48小時(shí)得5分配合度（10分）積極配合需求（如緊急加單）得10分，一般配合得5分，不配合得0分總分等級(jí)評(píng)定A類（≥90分）、B類（80-89分）、C類（70-79分）、D類（<70分）改進(jìn)建議對(duì)C/D類供應(yīng)商的具體整改要求（如提升質(zhì)量合格率至95%）評(píng)估人*采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字評(píng)估日期完成評(píng)估的日期四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)提醒（一）流程合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限分級(jí)，杜絕越級(jí)審批；合同簽訂前務(wù)必經(jīng)法務(wù)部*審核，避免法律風(fēng)險(xiǎn)；詢比價(jià)環(huán)節(jié)需保留至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄（特殊情況如獨(dú)家供應(yīng)商需書面說明原因），保證價(jià)格公允。（二）數(shù)據(jù)真實(shí)性采購(gòu)需求、供應(yīng)商資質(zhì)、驗(yàn)收記錄等需留存原件或掃描件，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保存期限不少于3年；供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估需基于客觀數(shù)據(jù)（如驗(yàn)收合格率、交期延誤次數(shù)），避免主觀臆斷。（三）供應(yīng)