PAGE安全生產(chǎn)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司安全生產(chǎn)文件檔案管理，確保安全生產(chǎn)文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查閱、使用和保存，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目在安全生產(chǎn)活動中形成的各類文件檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司安全生產(chǎn)文件檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照文件檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，確保安全生產(chǎn)文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司安全生產(chǎn)文件檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司安全生產(chǎn)文件檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)建立安全生產(chǎn)文件檔案目錄索引，方便查閱和使用。4.負(fù)責(zé)對安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供安全生產(chǎn)文件檔案的查閱、借閱服務(wù)。6.負(fù)責(zé)對到期或失去保存價值的安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全生產(chǎn)文件檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，提供本部門安全生產(chǎn)文件檔案的相關(guān)資料和信息。3.負(fù)責(zé)對本部門查閱、借閱的安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或銷毀。4.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好安全生產(chǎn)文件檔案的鑒定和銷毀工作。（三）文件檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)在安全生產(chǎn)活動中及時形成各類文件檔案，并確保文件檔案的真實、準(zhǔn)確、完整。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，對形成的文件檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。3.負(fù)責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的文件檔案移交檔案管理部門。三、文件檔案的分類與編號（一）分類1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)類：包括國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件，以及各類安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。2.安全生產(chǎn)管理制度類：公司制定的安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、事故應(yīng)急預(yù)案等各項安全生產(chǎn)管理制度。3.安全生產(chǎn)文件類：上級主管部門下發(fā)的有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、通知、通報等，公司內(nèi)部關(guān)于安全生產(chǎn)工作的會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告、請示、批復(fù)等文件。4.安全生產(chǎn)記錄類：安全生產(chǎn)檢查記錄、隱患排查治理記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、事故記錄、安全設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等各類安全生產(chǎn)活動記錄。5.安全生產(chǎn)技術(shù)資料類：安全評價報告、安全設(shè)施設(shè)計專篇、安全驗收報告、安全監(jiān)測檢測報告、設(shè)備技術(shù)資料、工藝技術(shù)資料等與安全生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)的資料。6.其他類：與安全生產(chǎn)工作相關(guān)的其他文件檔案，如安全生產(chǎn)宣傳資料、圖片、影像資料等。（二）編號1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)類：按照法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的名稱進(jìn)行編號，編號格式為“[法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)簡稱][年份][順序號]”，如《安全生產(chǎn)法[2021][1]》。2.安全生產(chǎn)管理制度類：按照制度名稱進(jìn)行編號，編號格式為“[管理制度簡稱][年份][順序號]”，如《安全生產(chǎn)責(zé)任制[2021][1]》。3.安全生產(chǎn)文件類：按照文件的來源和年份進(jìn)行編號先區(qū)分上級文件和公司文件，上級文件編號格式為“[上級部門簡稱][年份][文件序號]”，如《市安監(jiān)局關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知[2021][1]》；公司文件編號格式為“[公司簡稱][年份][文件序號]”，如《公司關(guān)于召開安全生產(chǎn)工作會議的通知[2021][2]》。4.安全生產(chǎn)記錄類：按照記錄的類別和年份進(jìn)行編號，編號格式為“[記錄類別簡稱][年份][順序號]”，如《安全檢查記錄[2021][1]》。5.安全生產(chǎn)技術(shù)資料類：按照資料的類別和年份進(jìn)行編號，編號格式為“[技術(shù)資料類別簡稱][年份][順序號]”，如《安全評價報告[2021][1]》。6.其他類：按照資料的類別和年份進(jìn)行編號，編號格式為“[其他類別簡稱][年份][順序號]”，如《安全生產(chǎn)宣傳圖片[2021][1]》。四、文件檔案的收集與整理（一）收集1.檔案管理部門應(yīng)定期向各部門、各項目收集安全生產(chǎn)文件檔案，各部門、各項目應(yīng)積極配合，按照要求及時移交。2.對于上級主管部門下發(fā)的安全生產(chǎn)文件，各部門應(yīng)及時簽收，并將文件原件或復(fù)印件移交檔案管理部門。3.公司內(nèi)部形成的安全生產(chǎn)文件，各部門應(yīng)在文件形成后及時整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編號，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。4.安全生產(chǎn)活動記錄應(yīng)在活動結(jié)束后及時填寫，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，定期移交檔案管理部門。5.安全生產(chǎn)技術(shù)資料應(yīng)在項目完成后及時整理歸檔，移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的安全生產(chǎn)文件檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。整理工作包括對文件檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等。2.對于紙質(zhì)文件檔案，應(yīng)按照文件的大小、厚度等進(jìn)行分類，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行裝訂，在文件的右上角加蓋檔案章，并填寫檔案編號、日期等信息。3.對于電子文件檔案，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲，建立電子文件目錄索引，確保電子文件的可讀性和可檢索性。4.編目工作應(yīng)按照檔案管理的要求，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查閱和使用。五、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的安全生產(chǎn)文件檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房。2.檔案應(yīng)按照分類編號的順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對于重要的安全生產(chǎn)文件檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，確保檔案的安全性和完整性。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護。3.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于電子文件檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護，確保電子文件的可讀性和可檢索性。5.檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案應(yīng)長期妥善保管，不得銷毀；長期保存的檔案保管期限一般為10年以上；短期保存的檔案保管期限一般為110年。六、文件檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全生產(chǎn)文件檔案的，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)文件檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全生產(chǎn)文件檔案的，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)文件檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人員應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對安全生產(chǎn)文件檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否失去保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)文件檔案鑒定表》，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限、鑒定意見等信息，經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定失去保存價值的安全生產(chǎn)文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保銷毀過程的安全和保密。2.銷毀前，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)文件檔案銷毀申請表》，注明銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等多種形式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《安全生產(chǎn)文件檔案銷毀記錄》，注明銷