PAGE安全生產(chǎn)檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保安全生產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)決策、管理和監(jiān)督提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位安全生產(chǎn)檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安全生產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全生產(chǎn)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與安全生產(chǎn)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、分類、編號等符合要求。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司安全生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司安全生產(chǎn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的鑒定、銷毀工作。5.提供安全生產(chǎn)檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時將檔案資料歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全生產(chǎn)會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.安全生產(chǎn)檢查、隱患排查治理記錄。5.安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計劃、教材、人員名單、考核成績等。6.安全生產(chǎn)事故報告、調(diào)查處理文件及相關(guān)資料。7.安全生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗(yàn)報告等。8.職業(yè)健康管理檔案資料，如員工職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病防治措施等。9.應(yīng)急演練計劃、方案、記錄及總結(jié)報告。10.其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)安全生產(chǎn)檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.法律法規(guī)類：收集的國家及地方安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件。2.制度文件類：公司制定的安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.會議記錄類：安全生產(chǎn)會議的記錄、紀(jì)要、決議等。4.檢查隱患類：安全生產(chǎn)檢查、隱患排查治理記錄。5.教育培訓(xùn)類：安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)相關(guān)資料。6.事故管理類：安全生產(chǎn)事故報告、調(diào)查處理文件等。7.設(shè)備設(shè)施類：安全生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。8.職業(yè)健康類：職業(yè)健康管理檔案資料。9.應(yīng)急演練類：應(yīng)急演練計劃、方案、記錄及總結(jié)報告。10.其他類：上述類別未涵蓋的其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的文件資料。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別順序號”的格式，例如：2023法律法規(guī)類001，表示2023年收集的法律法規(guī)類檔案的第1份。（三）整理流程1.各部門收集的檔案資料應(yīng)先進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.將整理好的檔案資料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)注檔案類別、編號、年度等信息。4.檔案管理部門對各部門移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的安全生產(chǎn)檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限安全生產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：涉及公司安全生產(chǎn)重大決策、重要事件、事故調(diào)查處理等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案。2.長期保管：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、重要的安全生產(chǎn)檢查記錄等。3.短期保管：保管期限為1年至10年的檔案，如一般性的安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)記錄、日常安全生產(chǎn)檢查記錄等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司安全生產(chǎn)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.借閱安全生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)檔案借閱申請表》并注明借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，嚴(yán)禁擅自復(fù)制檔案原件。（二）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期統(tǒng)計檔案利用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《安全生產(chǎn)檔案銷毀清冊》。（二）銷毀1.《安全生產(chǎn)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司安全生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集錄入、整理編目、存儲檢索、利用統(tǒng)計等功能的自動化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案資料的紙質(zhì)內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.根據(jù)檔案的變化情況，及時對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。