PAGE關于生產文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產文件的管理，確保生產文件的完整性、準確性、有效性和可追溯性，規(guī)范生產操作流程，提高生產效率，保證產品質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與生產相關的文件管理，包括但不限于生產工藝文件、操作規(guī)程、質量標準、設備維護手冊、物料清單、生產計劃等。（三）職責分工1.生產部門負責生產文件的編制、修訂、審核和執(zhí)行。負責生產文件的發(fā)放、回收、歸檔和保管。負責對生產文件的使用情況進行監(jiān)督和檢查。2.質量管理部門負責對生產文件的質量要求進行審核和把關。負責對生產過程中的質量問題進行分析，并根據文件規(guī)定提出改進措施。3.技術研發(fā)部門負責提供技術支持，對生產文件中的技術問題進行解答和指導。負責新產品、新工藝文件的研發(fā)和制定。4.文件管理部門負責生產文件的統(tǒng)一歸口管理，建立文件管理臺賬。負責對生產文件的格式、編號、版本等進行規(guī)范和管理。負責對生產文件的電子文檔進行備份和存儲，確保文件的安全性和完整性。二、文件的編制與修訂（一）編制原則1.生產文件應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.生產文件應根據公司的生產實際情況和產品特點進行編制，確保文件的實用性和可操作性。3.生產文件應語言簡潔、邏輯清晰、內容準確，避免模糊和歧義。（二）編制流程1.需求提出生產部門、質量管理部門、技術研發(fā)部門等根據工作需要，提出生產文件的編制需求。需求提出部門應填寫《生產文件編制申請表》，詳細說明文件的名稱、內容、編制目的、適用范圍等。2.起草文件管理部門根據《生產文件編制申請表》，指定專人負責文件的起草工作。起草人員應收集相關資料，進行充分的調研和分析，結合公司實際情況，按照規(guī)定的格式和要求進行文件起草。3.審核起草完成的文件應提交給相關部門進行審核。審核部門應從文件的準確性、完整性、實用性、合規(guī)性等方面進行審核，并提出審核意見。審核通過的文件應經審核部門負責人簽字確認。4.批準審核通過的文件應提交給公司領導進行批準。批準人應根據公司的整體戰(zhàn)略和生產經營情況，對文件進行全面審查，并簽署批準意見。批準后的文件應加蓋公司公章或文件專用章。（三）修訂管理1.生產文件應根據公司生產工藝的改進、設備的更新、原材料的變更、法律法規(guī)的修訂等情況及時進行修訂。2.修訂申請由相關部門填寫《生產文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容和范圍等。3.修訂流程參照文件編制流程執(zhí)行，經審核、批準后發(fā)布實施。4.修訂后的文件應注明修訂日期和版本號，并及時通知相關部門和人員。三、文件的編號與格式（一）編號規(guī)則1.生產文件編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別、查詢和管理。2.生產文件編號由文件類別代碼、年份代碼、順序號和版本號組成。具體格式如下：文件類別代碼：根據文件的性質和用途，采用不同的字母或數(shù)字組合表示。例如，生產工藝文件用“GY”表示，操作規(guī)程用“CZ”表示，質量標準用“ZB”表示等。年份代碼：采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。順序號：按照文件編制的先后順序，從001開始依次編號。版本號：用阿拉伯數(shù)字表示，如“1”表示第一版，“2”表示第二版等。3.示例：GY220011，表示2022年編制的第001號生產工藝文件第一版。（二）格式要求1.生產文件應采用統(tǒng)一的格式，包括封面、目錄、正文、附錄等。2.封面應注明文件名稱、編號、版本號、編制部門、編制日期、批準日期等信息。3.目錄應列出文件的章節(jié)標題和頁碼，便于查閱。4.正文應按照章節(jié)順序編寫，層次分明，內容完整。5.附錄應包括與文件相關的圖表、數(shù)據、說明等，作為正文的補充。6.文件中的文字應使用規(guī)范的漢字，數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)字，計量單位應采用國家法定計量單位。7.文件中的圖表應清晰、準確，標注齊全，與正文內容相符。四、文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放管理1.文件管理部門根據文件的發(fā)放范圍和使用需求，定期將生產文件發(fā)放到相關部門和人員手中。2.文件發(fā)放應填寫《生產文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件名稱、編號、版本號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息。3.領取人應在《生產文件發(fā)放登記表》上簽字確認，領取文件后應妥善保管，不得丟失、損壞或擅自轉借他人。（二）回收管理1.當文件作廢、修訂或不再使用時，相關部門應及時將文件交回文件管理部門進行回收。2.文件回收應填寫《生產文件回收登記表》，詳細記錄文件名稱、編號、版本號、回收部門、回收日期、交回人等信息。3.文件管理部門應對回收的文件進行核對和確認，確保文件全部收回，并按照規(guī)定進行處理。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.生產文件應定期進行歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應按照文件類別、年份、編號等進行分類整理，建立電子和紙質檔案。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據的安全性和可靠性。4.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查閱和管理。（二）保管期限1.生產文件的保管期限應根據文件的性質和重要程度確定，一般分為長期、中期和短期。長期保管：涉及公司核心技術、生產工藝、質量體系等重要文件，保管期限為[X]年。中期保管：一般性的生產文件，保管期限為[X]年。短期保管：臨時性或一次性的文件，保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，文件管理部門應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）保管環(huán)境1.紙質檔案的保管環(huán)境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，防止文件損壞和丟失。2.電子檔案的保管應采取必要的安全措施，如設置密碼、定期殺毒、數(shù)據備份等，防止數(shù)據泄露和損壞。六、文件的使用與監(jiān)督（一）使用要求1.各部門和人員應按照文件規(guī)定的要求和流程進行生產操作，確保文件的有效執(zhí)行。2.使用文件時應注意保持文件的整潔和完好，不得隨意涂改、撕毀或損壞文件。3.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應及時向文件管理部門或相關部門反饋，以便及時進行修訂和完善。（二）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應定期對生產文件的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保文件的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內