PAGE非生產(chǎn)物資采購(gòu)實(shí)施制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門非生產(chǎn)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料、禮品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商。4.歸口管理原則：非生產(chǎn)物資采購(gòu)實(shí)行歸口管理，明確各部門的采購(gòu)職責(zé)和權(quán)限。二、采購(gòu)職責(zé)與分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善非生產(chǎn)物資采購(gòu)管理制度和流程。2.組織實(shí)施非生產(chǎn)物資的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.收集、整理采購(gòu)信息，為公司采購(gòu)決策提供支持。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，提出非生產(chǎn)物資的采購(gòu)需求，并填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。2.參與采購(gòu)過(guò)程，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判等工作。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購(gòu)物資，對(duì)物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)。4.反饋采購(gòu)物資的使用情況，提出改進(jìn)建議。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.參與采購(gòu)合同的審核，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為是否符合法律法規(guī)和公司制度。2.審查采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性和完整性。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為提出處理建議。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)物資的必要性和合理性。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，提出采購(gòu)建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)單作為采購(gòu)部門開展采購(gòu)工作的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證以及相關(guān)資質(zhì)證書等，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)條件。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同需經(jīng)公司法律部門或法律顧問(wèn)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)采取特殊措施，確保采購(gòu)任務(wù)的完成，但需按照規(guī)定補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。（六）驗(yàn)收與付款1.物資到貨后，需求部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作，按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。2.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為付款的依據(jù)之一。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。對(duì)于不符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)通知采購(gòu)部門和相關(guān)部門進(jìn)行處理。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制本部門非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等信息。2.采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購(gòu)部門匯總。3.采購(gòu)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)各部門采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，編制公司年度非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)單，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門會(huì)簽后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算分析與控制1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算的差異，找出原因，提出改進(jìn)措施。2.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)預(yù)算的有效執(zhí)行。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)加強(qiáng)供應(yīng)商管理、建立供應(yīng)商備用庫(kù)等方式降低風(fēng)險(xiǎn)。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等。3.對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和管理，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購(gòu)部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)政策法規(guī)等。2.通過(guò)多種渠道收集信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商提供等，并對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析。（二）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，將采購(gòu)相關(guān)信息在采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等之間進(jìn)行共享，提高信息傳遞效率和工作協(xié)同性。2.定期發(fā)布采購(gòu)信息報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)采購(gòu)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、采購(gòu)工作進(jìn)展等情況。（三）采購(gòu)信息保密1.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的采購(gòu)信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.明確信息保密責(zé)任，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受員工對(duì)采購(gòu)違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查和處理。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋供應(yīng)商存在的問(wèn)題，并要求供應(yīng)商進(jìn)行整改。2.對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。（三）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采