PAGE生產(chǎn)部文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)部文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部各部門(mén)、各崗位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)部文件檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)部的各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.便于利用原則：文件檔案的管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。二、文件檔案管理職責(zé)（一）生產(chǎn)部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文件檔案管理工作，確保本制度的有效執(zhí)行。2.審批文件檔案管理工作計(jì)劃和預(yù)算，提供必要的資源支持。3.定期檢查文件檔案管理工作，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。（二）文件檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定文件檔案管理工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)和任務(wù)，確保文件檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立健全文件檔案檢索體系，方便查閱和利用。4.負(fù)責(zé)文件檔案的安全保管，定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保文件檔案的完整和安全。5.嚴(yán)格遵守保密制度，防止文件檔案的泄露。對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文件檔案的時(shí)效性和有效性。（三）各部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門(mén)文件檔案的齊全、完整。2.對(duì)本部門(mén)形成的文件檔案進(jìn)行分類管理，指定專人負(fù)責(zé)保管，并定期向文件檔案管理員移交。3.配合文件檔案管理員做好文件檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）文件檔案形成人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)將本人在工作中形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，并移交本部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.確保所形成的文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合文件檔案管理的要求。3.嚴(yán)格遵守文件檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失文件材料。三、文件檔案收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃類：生產(chǎn)任務(wù)安排、生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度指令等。2.工藝技術(shù)類：工藝流程文件、工藝操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)改造方案等。3.質(zhì)量控制類：質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。4.設(shè)備管理類：設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障維修記錄等。5.安全管理類：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。6.物資管理類：物資采購(gòu)計(jì)劃、物資出入庫(kù)記錄、物資庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄等。7.人員管理類：?jiǎn)T工考勤記錄、員工培訓(xùn)檔案、員工績(jī)效考核記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將文件材料收集齊全，并移交本部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照文件檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類文件檔案進(jìn)行編號(hào)，并建立編號(hào)與文件檔案內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.編目：編制文件檔案目錄，包括文件檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行裝訂，確保文件檔案的整齊和牢固。四、文件檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件檔案管理員應(yīng)按照整理后的文件檔案目錄，及時(shí)將文件檔案進(jìn)行歸檔，確保文件檔案的有序存放。2.歸檔文件檔案應(yīng)填寫(xiě)歸檔登記表，注明文件檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保電子文件的安全和可訪問(wèn)性。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要文件檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的文件檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件等。3.短期保管：保管期限為[X]年的文件檔案，包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行電子檔案的備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，方便查閱和檢索。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.文件檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查和盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，并形成清查盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)于清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、文件檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到文件檔案管理員處查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要向外部單位或個(gè)人提供文件檔案查閱的，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單位或個(gè)人名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審批后，由文件檔案管理員負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限，提交《文件檔案查閱申請(qǐng)表》。2.文件檔案管理員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的文件檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄文件檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)文件檔案管理員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還文件檔案管理員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用管理1.文件檔案管理員應(yīng)根據(jù)公司的工作需要，積極提供文件檔案的利用服務(wù)，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供支持。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱和利用范圍，確保公司機(jī)密信息的安全。3.定期對(duì)文件檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并提出改進(jìn)措施，提高文件檔案的利用效率。六、文件檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)文件檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立文件檔案鑒定小組，由生產(chǎn)部經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，文件檔案管理員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份文件檔案進(jìn)行逐件審查鑒定，確定其保管期限和實(shí)際利用價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合文件檔案的形成背景、歷史沿革、現(xiàn)實(shí)作用等因素，對(duì)文件檔案進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限和實(shí)際利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明文件檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審批后，予以銷毀。2.文件檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保文件檔案的徹底銷毀。3.文件檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并形成銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、文件檔案名稱及數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、文件檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的文件檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高文件檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.文件檔案錄入：實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化錄入，包括文件檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限、內(nèi)容摘要等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索查詢方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需文件檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)文件檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件檔案的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)文件檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為文件檔案管理工作提供決策支持。5.備份存儲(chǔ)：定期對(duì)文件檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)