PAGE生產(chǎn)技術(shù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)技術(shù)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)技術(shù)部在生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)、工藝改進(jìn)、設(shè)備管理等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是生產(chǎn)技術(shù)部在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)技術(shù)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)技術(shù)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理生產(chǎn)技術(shù)部各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性審核，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管、檢索等。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)報(bào)表等生產(chǎn)管理文件。2.技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。3.工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝改進(jìn)記錄等工藝文件。4.設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等設(shè)備管理文件。5.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制文件、不合格品處理記錄等質(zhì)量管理文件。6.安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故調(diào)查報(bào)告等安全生產(chǎn)文件。7.與外部單位簽訂的技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等技術(shù)合作文件。8.其他與生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如生產(chǎn)管理類、技術(shù)研發(fā)類、工藝類、設(shè)備類、質(zhì)量類、安全類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對(duì)公司生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)具有重大歷史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如公司重要的技術(shù)研發(fā)成果、長(zhǎng)期有效的工藝文件、關(guān)鍵設(shè)備的技術(shù)資料等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份管理，并建立電子檔案目錄，方便檢索。3.聲像檔案：采用光盤、磁帶等介質(zhì)存儲(chǔ)，并配有文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五,檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)、管理等工作需要查閱檔案。2.外部單位因合作、交流等原因需要查閱公司生產(chǎn)技術(shù)檔案，但需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，確定是否提供檔案查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)其內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清單》交檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》及銷毀情況記錄存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立生產(chǎn)技術(shù)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。2,將檔案管理信息系統(tǒng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案索引。3.檔案檢索與利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱利用，提高檔案利用效率。4.系統(tǒng)安全管理：建立檔案管理信息系統(tǒng)安全防護(hù)體系，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案