供應鏈管理流程模板：訂單處理至發(fā)貨全流程一、適用場景說明企業(yè)訂單量持續(xù)增長，需標準化訂單處理與發(fā)貨流程，提升效率；跨部門協(xié)作（銷售、倉庫、物流、生產(chǎn)）存在信息斷層，需明確責任節(jié)點；新入職員工需快速掌握訂單處理全流程操作規(guī)范；客戶對訂單交付時效要求較高，需通過流程優(yōu)化縮短發(fā)貨周期；企業(yè)需對訂單全流程進行數(shù)據(jù)跟進與分析，優(yōu)化供應鏈響應速度。二、全流程操作步驟詳解1.訂單接收與初步登記責任崗位：銷售專員/客服專員操作說明：通過電話、郵件、企業(yè)訂單系統(tǒng)或第三方平臺接收客戶訂單，記錄訂單基本信息（客戶名稱、聯(lián)系方式、訂單編號、產(chǎn)品名稱/型號、數(shù)量、單價、交貨日期、收貨地址、付款方式等）；初步核對訂單信息完整性：保證客戶信息準確、產(chǎn)品編碼與描述一致、數(shù)量與需求匹配、收貨地址可送達、付款方式符合公司政策；若訂單信息缺失（如未注明交貨日期）或存在歧義（如產(chǎn)品型號模糊），需在1個工作日內(nèi)聯(lián)系客戶*確認，并記錄溝通結(jié)果。輸出物：《訂單接收登記表》（含訂單基本信息、接收時間、接收人、客戶確認記錄）2.訂單審核與可行性評估責任崗位：銷售主管/訂單審核專員操作說明：審核客戶信用狀況：通過財務系統(tǒng)查詢客戶*信用額度、歷史回款記錄，若超出信用額度或存在逾期未付款情況，需暫停訂單并通知銷售專員協(xié)調(diào)客戶預付或調(diào)整付款方式；審核產(chǎn)品庫存與產(chǎn)能：查詢倉庫管理系統(tǒng)（WMS）實時庫存，確認是否有現(xiàn)貨；若為缺貨產(chǎn)品，需協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門評估生產(chǎn)周期，保證能按客戶交貨日期交付；審核特殊需求：針對定制化產(chǎn)品、加急訂單、特殊包裝或物流要求，需與生產(chǎn)、物流部門確認可行性，評估額外成本與周期；審核通過后，在訂單系統(tǒng)中標注“已審核”狀態(tài)，并分配唯一訂單號；若審核不通過，需明確原因（如庫存不足、信用超限）并反饋至銷售專員，由客戶*溝通調(diào)整。輸出物：《訂單審核表》（含審核結(jié)果、信用評估、庫存/產(chǎn)能確認、特殊需求處理意見）3.庫存查詢與分配責任崗位：倉庫管理員操作說明：根據(jù)審核通過的訂單，在WMS中查詢產(chǎn)品實時庫存（含在庫數(shù)量、已預留數(shù)量、在途數(shù)量）；若庫存充足，直接為訂單分配庫存并鎖定，《庫存預留單》，標注“待發(fā)貨”狀態(tài)；若庫存不足，優(yōu)先分配在途到貨庫存（如已采購未入庫產(chǎn)品），剩余部分觸發(fā)生產(chǎn)/采購流程；定期檢查預留庫存有效期（如臨期產(chǎn)品、易損品），優(yōu)先分配臨近保質(zhì)期或高周轉(zhuǎn)庫存，避免積壓。輸出物：《庫存分配確認單》（含分配庫存數(shù)量、庫位信息、預留有效期）4.生產(chǎn)/備貨指令下達責任崗位：生產(chǎn)計劃專員/采購專員操作說明：缺貨場景：根據(jù)庫存分配結(jié)果，確定需生產(chǎn)/采購的產(chǎn)品清單與數(shù)量：生產(chǎn)計劃專員：制定生產(chǎn)排程，明確生產(chǎn)車間、生產(chǎn)線、開工/完工時間，下達《生產(chǎn)指令單》至生產(chǎn)部門；采購專員：向合格供應商*下達《采購訂單》，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交付日期，并跟蹤供應商生產(chǎn)進度；現(xiàn)貨場景：若訂單為全現(xiàn)貨，直接《備貨通知單》至倉庫，通知倉庫準備揀貨。輸出物：《生產(chǎn)指令單》/《采購訂單》/《備貨通知單》（含產(chǎn)品信息、數(shù)量、時間節(jié)點、責任部門）5.生產(chǎn)/備貨執(zhí)行與入庫責任崗位：生產(chǎn)車間/采購專員/倉庫管理員操作說明：生產(chǎn)環(huán)節(jié)：生產(chǎn)部門按《生產(chǎn)指令單》組織生產(chǎn)，質(zhì)檢員全程跟進，產(chǎn)品完工后進行質(zhì)量檢驗，合格產(chǎn)品貼《合格證》，填寫《生產(chǎn)完工單》同步至WMS；采購環(huán)節(jié)：供應商*按《采購訂單》送貨至倉庫，倉庫管理員核對送貨單與訂單信息（數(shù)量、規(guī)格、批次），質(zhì)檢員抽檢/全檢合格后辦理入庫，掃碼更新庫存，填寫《采購入庫單》；入庫后：倉庫管理員在WMS中更新庫存狀態(tài)，將生產(chǎn)完工/采購入庫庫存標記為“可用庫存”，供訂單分配使用。輸出物：《生產(chǎn)完工單》/《采購入庫單》（含產(chǎn)品批次號、質(zhì)檢結(jié)果、入庫數(shù)量、庫位）6.發(fā)貨準備與揀貨復核責任崗位：倉庫管理員操作說明：根據(jù)訂單信息，在WMS中《揀貨單》，明確揀貨庫位、產(chǎn)品數(shù)量、批次號；揀貨員按單揀貨，使用PDA掃碼確認產(chǎn)品與訂單匹配，避免錯揀、漏揀；揀貨完成后，由復核員二次核對（數(shù)量、規(guī)格、批次、保質(zhì)期），保證與訂單一致；復核通過后，將產(chǎn)品轉(zhuǎn)移至包裝區(qū)，按客戶要求或產(chǎn)品特性選擇包裝材料（如防震、防水、定制化包裝），填寫《包裝清單》（含產(chǎn)品明細、數(shù)量、包裝規(guī)格）。輸出物：《揀貨單》《包裝清單》《發(fā)貨準備確認表》（含揀貨、復核、包裝責任人簽字）7.出庫復核與物流交接責任崗位：倉庫管理員/物流專員操作說明：倉庫管理員根據(jù)訂單信息《出庫單》，核對《包裝清單》與實物信息，保證“單貨一致”；在WMS中更新庫存狀態(tài)為“已出庫”，打印《出庫單》并加蓋“發(fā)貨專用章”；物流專員根據(jù)訂單要求選擇物流方式（如快遞、整車運輸、零擔），聯(lián)系合作物流公司*預約取件；物流到庫后，倉庫管理員與物流員當面清點貨物數(shù)量、檢查外包裝完整性，雙方簽署《物流交接單》，明確貨物狀態(tài)與責任歸屬。輸出物：《出庫單》《物流交接單》（含物流公司名稱、運單號、交接時間、雙方簽字）8.物流跟蹤與客戶通知責任崗位：物流專員/客服專員操作說明：物流專員在TMS（運輸管理系統(tǒng)）中錄入運單號，實時跟蹤物流狀態(tài)（在途、到站、派送、簽收）；若出現(xiàn)物流異常（如延遲、丟件、破損），需在1小時內(nèi)聯(lián)系物流公司處理，同步告知客戶異常情況及預計解決方案；客服專員在發(fā)貨后2小時內(nèi)通過短信、郵件或訂單系統(tǒng)向客戶*發(fā)送發(fā)貨通知，包含訂單號、物流單號、預計送達時間、物流查詢方式；每日下班前匯總當日發(fā)貨訂單物流狀態(tài)，填寫《物流跟蹤日報表》。輸出物：《物流跟蹤日報表》《異常處理記錄》（含異常描述、處理措施、責任人、解決時間）9.客戶簽收確認與反饋責任崗位：客服專員/銷售專員操作說明：客戶簽收后，物流專員在TMS中更新簽收狀態(tài)，同步至訂單系統(tǒng)；客服專員在簽收后1個工作日內(nèi)通過電話或在線問卷回訪客戶*，確認貨物是否完好、數(shù)量是否正確、交付時效是否滿意；若客戶反饋問題（如破損、少件、型號錯誤），需在2小時內(nèi)啟動售后流程：聯(lián)系倉庫核查庫存記錄，協(xié)調(diào)物流公司取證，明確責任方后24小時內(nèi)提出解決方案（補發(fā)、退換、賠償），并跟蹤處理進度直至客戶*滿意。輸出物：《客戶簽收確認單》《客戶反饋記錄表》《售后處理報告》10.流程歸檔與數(shù)據(jù)統(tǒng)計責任崗位：行政專員/訂單管理員操作說明：按訂單號整理全流程單據(jù)（訂單接收表、審核表、出入庫單、物流交接單、客戶反饋等），掃描存檔至企業(yè)服務器，保存期限不少于3年；每月對訂單數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析：訂單總量、按時發(fā)貨率、物流準時率、客戶滿意度、異常訂單占比等，《月度訂單處理分析報告》，提交管理層作為流程優(yōu)化依據(jù)。輸出物：《訂單歸檔目錄》《月度訂單處理分析報告》三、訂單處理至發(fā)貨全流程跟蹤表模板訂單號客戶名稱訂單日期訂單金額（元）訂單類型（現(xiàn)貨/定制/加急）當前環(huán)節(jié)責任崗位負責人預計開始時間預計完成時間實際開始時間實際完成時間備注（異常說明）關聯(lián)單據(jù)（審核單號/入庫單號/物流單號）PO2024901客戶A2024-10-0115000現(xiàn)貨訂單審核銷售主管*張*2024-10-012024-10-022024-10-012024-10-02無SH2024901PO2024902客戶B2024-10-0228000定制生產(chǎn)備貨生產(chǎn)計劃*李*2024-10-032024-10-082024-10-032024-10-07提前1天完工，優(yōu)先發(fā)貨SC20241002001PO2024903客戶C2024-10-038000加急物流交接物流專員*王*2024-10-042024-10-042024-10-042024-10-04加急物流，當日發(fā)貨WL20241003001四、關鍵控制點與執(zhí)行建議1.信息準確性控制訂單接收時，務必通過客戶*二次確認關鍵信息（產(chǎn)品型號、數(shù)量、地址），避免因信息錯誤導致錯發(fā)、漏發(fā)；庫存分配、生產(chǎn)/采購指令下達后，需在系統(tǒng)中實時更新狀態(tài)，保證各部門看到最新數(shù)據(jù)，避免“超賣”或庫存積壓。2.時效性管理設定各環(huán)節(jié)標準處理時限：訂單審核≤1個工作日，庫存分配≤2小時，生產(chǎn)備貨≤3個工作日（定制產(chǎn)品可延長），發(fā)貨準備≤1個工作日，物流通知≤2小時；超時預警：若某環(huán)節(jié)超出標準時限，系統(tǒng)自動提醒責任人部門負責人，保證問題及時解決。3.異常處理機制建立異常分級處理標準：一般異常（如輕微物流延遲）由物流專員直接處理；重大異常（如客戶信用超限、產(chǎn)品批量不合格）需上報供應鏈經(jīng)理協(xié)調(diào)解決；異常處理需閉環(huán)：記錄異常原因、處理措施、責任人及解決結(jié)果，定期復盤，避免同類問題重復發(fā)生。4.跨部門協(xié)同每周召開供應鏈協(xié)同會議（銷售、倉庫、生產(chǎn)、物流、客服參會），同步訂單進度，協(xié)調(diào)資源沖突（如多個訂單爭搶同一生產(chǎn)線）；明確部門接口人：銷售對接客戶需求與信用審核，倉庫對接庫存與發(fā)貨，生產(chǎn)對接產(chǎn)能與周期，物流對接運輸與跟蹤，客服對接客戶溝通與售后。5.數(shù)據(jù)記錄與追溯全流程單據(jù)需電子化存檔，保證“訂單-庫