PAGE生產(chǎn)安全部收發(fā)文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)安全部文件的管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，提高工作效率，保障生產(chǎn)安全工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)安全部?jī)?nèi)部及與其他部門、外部單位之間的文件收發(fā)管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理合法合規(guī)。2.文件處理應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，避免積壓和延誤。3.明確職責(zé)分工，確保文件收發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)責(zé)任到人。4.注重文件的保密性，防止文件泄露。二、文件分類（一）收文1.上級(jí)文件：包括國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)管部門、行業(yè)主管部門、上級(jí)單位下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.平行文件：與本部門平級(jí)的其他部門或單位發(fā)來(lái)的函件、協(xié)作文件等。3.下級(jí)文件：下屬單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、工作匯報(bào)等文件。4.其他文件：與生產(chǎn)安全工作相關(guān)的各類外部文件、資料等。（二）發(fā)文1.上行文：向公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)部門報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等文件。2.平行文：與其他部門或單位往來(lái)的函件、通知等文件。3.下行文：向下屬單位發(fā)布的工作通知、工作要求、規(guī)章制度等文件。4.其他發(fā)文：如會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、宣傳資料等。三、收文管理（一）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)等。2.收文人員在收到文件后，應(yīng)及時(shí)在登記簿上進(jìn)行登記，并注明文件的緊急程度。（二）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱范圍。一般文件由部門負(fù)責(zé)人傳閱后，分發(fā)給相關(guān)人員閱辦；重要文件或緊急文件應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。2.傳閱文件應(yīng)遵循“先急后緩、先主要后次要”的原則，確保文件傳閱的及時(shí)性和有效性。3.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以示負(fù)責(zé)。（三）文件承辦1.承辦人員接到傳閱后的文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給文件傳閱人或部門負(fù)責(zé)人。2.需要回復(fù)的文件，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按規(guī)定程序發(fā)送。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，承辦人員應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究辦理意見(jiàn)。（四）文件催辦1.對(duì)重要文件或緊急文件，應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件辦理不延誤。2.催辦人員可通過(guò)電話、郵件、書(shū)面通知等方式對(duì)承辦人員進(jìn)行催辦，并記錄催辦情況。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限等進(jìn)行分類，編制歸檔目錄，便于查找和利用。四、發(fā)文管理（一）發(fā)文起草1.發(fā)文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，主題明確、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。2.起草人員應(yīng)認(rèn)真調(diào)研，廣泛征求意見(jiàn)，確保文件的科學(xué)性、合理性和可操作性。（二）文件審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確等。2.涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)會(huì)議審議。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)審核通過(guò)的文件，由部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見(jiàn)。2.重要文件或涉及公司重大決策的文件，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）文件編號(hào)與排版1.發(fā)文應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)格式為：[年份][部門簡(jiǎn)稱][序號(hào)]。例如：[2023][安][001]。2.文件排版應(yīng)符合公司公文格式要求，字體、字號(hào)、行距等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。（五）文件印制與校對(duì)1.根據(jù)簽發(fā)后的文件進(jìn)行印制，印制份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放范圍確定。2.印制過(guò)程中應(yīng)安排專人校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。（六）文件發(fā)放1.文件印制完成后，由專人負(fù)責(zé)發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放日期等。2.重要文件或機(jī)密文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放，并做好簽收記錄。（七）文件存檔1.文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)將文件底稿、簽發(fā)稿、印制稿等進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)與發(fā)放文件保持一致。2.定期對(duì)發(fā)文進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。五、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、安全生產(chǎn)數(shù)據(jù)等敏感信息的文件。2.標(biāo)注有密級(jí)的文件，如絕密、機(jī)密、秘密等。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)設(shè)立專門的存放區(qū)域，實(shí)行專人專柜保管。2.接觸保密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露文件內(nèi)容。3.在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人遞送等方式，確保文件安全。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對(duì)文件保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、文件信息化管理（一）電子文件的接收與存儲(chǔ)1.對(duì)于通過(guò)電子郵件、電子政務(wù)平臺(tái)等渠道接收的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行下載和存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)電子文件應(yīng)建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，按照文件類別、年份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件查找方便。（二）電子文件的處理與流轉(zhuǎn)1.利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行處理和流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件的在線審批、傳閱、承辦等功能。2.操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行文件處理，確保電子文件的安全性和完整性。（三）電子文件的備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可采用光盤、移動(dòng)硬盤等。備份文件應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子文件恢復(fù)機(jī)制，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)文件。七、文件借閱與查閱管理（一）借閱范圍僅限于因工作需要查閱或使用生產(chǎn)安全部文件的內(nèi)部人員。（二）借閱程序1.借閱人需填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到文件管理人員處辦理借閱手續(xù)。（三）查閱規(guī)定1.查閱文件應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出辦公區(qū)域。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損。（四）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的文件，歸還時(shí)文件管理