PAGE制劑生產文件管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范制劑生產文件的管理，確保文件的準確性、完整性、一致性和可追溯性，保證制劑生產過程的規(guī)范化、標準化，從而有效控制產品質量，保障患者用藥安全。（二）適用范圍本制度適用于公司制劑生產過程中涉及的所有文件，包括但不限于生產工藝規(guī)程、標準操作規(guī)程、批生產記錄、批檢驗記錄、物料與產品放行審核記錄、穩(wěn)定性考察報告、文件變更記錄等。（三）職責1.質量管理部門負責制定、修訂和審核文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對文件的準確性、完整性、一致性進行審核，確保文件符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。負責文件的編號、歸檔、保管和發(fā)放，建立文件管理臺賬，確保文件的可追溯性。組織對文件的定期回顧和評估，根據實際情況提出修訂意見。2.生產管理部門負責組織制劑生產文件的起草、修訂和審核，確保文件內容符合生產實際需求。按照批準的文件組織生產，確保生產過程嚴格執(zhí)行文件規(guī)定。負責收集、整理和保存生產過程中產生的各類記錄，及時反饋文件執(zhí)行過程中的問題。3.研發(fā)部門負責提供制劑研發(fā)過程中的相關技術資料，參與生產工藝規(guī)程、標準操作規(guī)程等文件的起草和審核。對新產品研發(fā)過程中的文件進行管理，確保研發(fā)資料的完整性和可追溯性。協(xié)助解決文件執(zhí)行過程中涉及的技術問題，提供技術支持。4.其他部門各部門應按照本制度的要求，負責本部門所涉及文件的管理和使用，確保文件的有效執(zhí)行。配合質量管理部門、生產管理部門等做好文件的相關工作，如文件的起草、審核、修訂、培訓等。（四）文件管理原則1.文件應遵循國家相關法律法規(guī)、藥品生產質量管理規(guī)范（GMP）以及其他行業(yè)標準的要求制定。2.文件的制定、修訂、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、變更、銷毀等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保文件的生命周期處于受控狀態(tài)。3.文件應具有清晰、準確、易懂的特點，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言。文件內容應與實際操作流程相匹配，能夠指導員工正確開展工作。4.文件應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁修訂。如因法律法規(guī)、行業(yè)標準、生產工藝、設備設施等發(fā)生變化需要修訂文件時，應按照規(guī)定的程序進行。5.文件管理應確保信息的安全和保密，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.生產工藝規(guī)程：規(guī)定制劑生產的工藝流程、工藝參數(shù)、物料平衡等內容，是指導制劑生產的核心文件。2.標準操作規(guī)程：對制劑生產過程中涉及的各項操作，如設備操作、清潔維護、檢驗操作等制定的詳細標準和規(guī)范。3.批生產記錄：記錄每一批制劑生產過程中的詳細信息，包括物料使用情況、生產操作過程、設備運行參數(shù)、人員活動等，是產品質量追溯的重要依據。4.批檢驗記錄：記錄每一批制劑的檢驗過程和結果，包括原輔料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等，是證明產品質量符合標準的重要文件。5.物料與產品放行審核記錄：用于記錄物料和產品放行前的審核過程和結果，確保只有經審核合格的物料和產品才能進入下一環(huán)節(jié)或放行出廠。6.穩(wěn)定性考察報告：對制劑在規(guī)定條件下的質量隨時間變化情況進行考察和記錄的報告，為產品有效期的確定和儲存條件的制定提供依據。7.文件變更記錄：記錄文件變更的原因、內容、審核批準情況以及變更的實施情況等，確保文件變更的可追溯性。8.其他文件：包括質量標準、崗位操作手冊、培訓記錄、環(huán)境監(jiān)測記錄、設備維護記錄等與制劑生產相關的其他各類文件。（二）文件編號1.文件編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則應簡潔明了，能夠反映文件的類別、版本號、順序號等信息。2.生產工藝規(guī)程編號格式為：[產品名稱縮寫]SOP[版本號][順序號]，例如：阿莫西林膠囊SOP0100l。3.標準操作規(guī)程編號格式為：[操作類別縮寫]SOP[版本號][順序號]，例如：設備清潔SOP02005。4.批生產記錄編號格式為：[產品名稱縮寫]BPR[生產批次號]，例如：阿莫西林膠囊BPR20230101。5.批檢驗記錄編號格式為：[產品名稱縮寫]BIR[生產批次號]，例如：阿莫西林膠囊BIR20230101。6.物料與產品放行審核記錄編號格式為：[物料/產品名稱縮寫]RFR[審核日期]，例如：阿莫西林膠囊RFR20230105。7.穩(wěn)定性考察報告編號格式為：[產品名稱縮寫]SIR[考察年份]，例如：阿莫西林膠囊SIR2023。8.文件變更記錄編號格式為：[被變更文件編號]CR[變更日期]，例如：阿莫西林膠囊SOP01001CR20230315。9.其他文件編號可根據文件的特點和管理需求自行制定，但應保持編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、文件的起草與修訂（一）起草1.文件起草應由熟悉相關業(yè)務和流程的人員負責，確保文件內容準確反映實際工作要求。起草人員應收集、整理相關資料，參考同類產品或類似操作的文件，結合公司實際情況進行編寫。2.起草文件時應使用規(guī)范的語言和格式，內容應包括文件名稱、編號、目的、適用范圍、職責、具體操作內容、相關記錄等。對于復雜的操作或關鍵控制點，應進行詳細的描述和說明，并配以必要的圖表、流程圖等。3.生產工藝規(guī)程、標準操作規(guī)程等重要文件的起草應經過充分的調研和論證，必要時可組織相關部門和人員進行討論，廣泛征求意見，確保文件的科學性、合理性和可操作性。（二）修訂1.文件修訂應根據法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化，生產工藝、設備設施的改進，實際操作過程中發(fā)現(xiàn)的問題等情況及時進行。修訂申請應由相關部門或人員提出，說明修訂的原因、內容和預期效果。2.修訂文件的程序與起草文件相同，應進行審核、批準等環(huán)節(jié)。修訂后的文件應注明修訂日期，并對修訂內容進行標識，以便于識別和追溯。3.對于文件的修訂，應評估對其他相關文件的影響，如有必要，應同時對相關文件進行修訂，確保整個文件體系的一致性。四、文件的審核與批準（一）審核1.文件起草完成后，應提交質量管理部門進行審核。質量管理部門應組織相關專業(yè)人員對文件的準確性、完整性、一致性進行審核，重點審核文件是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部的管理要求。2.審核人員應仔細審查文件內容，檢查操作流程是否合理、工藝參數(shù)是否準確、記錄要求是否明確等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與起草人員溝通，提出修改意見，直至文件符合要求。3.審核人員應在文件上簽署審核意見和姓名，并注明審核日期。審核意見應明確指出文件存在的問題及修改建議，確保審核的嚴肅性和有效性。（二）批準1.經審核通過的文件，應提交給相應的批準人進行批準。批準人應根據文件的性質和職責范圍進行審批，確保文件符合公司整體利益和管理要求。2.生產工藝規(guī)程、標準操作規(guī)程等重要文件一般應由生產管理部門負責人、質量管理部門負責人、分管領導等相關人員進行會簽批準。其他文件可根據其重要性和職責分工由相應的主管領導批準。3.批準人應認真審查文件內容，對文件的整體質量和適用性進行評估，簽署批準意見和姓名，并注明批準日期。批準后的文件方可生效執(zhí)行。五、文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放1.文件經批準后，質量管理部門應按照規(guī)定的程序進行發(fā)放。文件發(fā)放應建立發(fā)放記錄，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息，確保文件發(fā)放的可追溯性。2.文件發(fā)放應根據工作需要，發(fā)放至相關部門和崗位。對于涉及多個部門的文件，應確保各部門都能及時獲取到最新版本的文件。3.發(fā)放的文件應是已批準的有效版本，不得發(fā)放未批準或已廢止的文件。對于電子文件，應確保其存儲介質的安全性和可訪問性，防止文件丟失或損壞。（二）使用1.各部門和崗位應按照文件的要求開展工作，確保文件的有效執(zhí)行。員工在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不明確的地方，應及時向文件管理部門反饋。2.文件使用部門應妥善保管文件，不得隨意涂改、損壞、丟失文件。對于紙質文件，應存放在干燥、通風良好的地方，防止受潮、發(fā)霉等情況發(fā)生；對于電子文件，應定期進行備份，防止數(shù)據丟失。3.為確保文件的正確使用，文件管理部門應定期組織對員工進行文件培訓，使員工熟悉文件的內容和要求，掌握相關操作技能。培訓應記錄培訓時間、培訓內容、培訓人員、考核情況等信息，作為員工培訓檔案的一部分。六、文件的保管與歸檔（一）保管1.文件保管應指定專人負責，確保文件的安全和完整。保管人員應具備一定的文件管理知識和技能，熟悉文件的分類、編號和存儲要求。2.文件應按照類別和編號進行分類存放，便于查找和使用。對于紙質文件，應存放在專門的文件柜中，按照文件編號順序排列；對于電子文件，應存儲在服務器或其他安全的存儲設備上，并建立相應的文件夾結構，按照文件類別和編號進行分類存儲。3.文件保管環(huán)境應符合要求，保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止文件受到損壞。同時，應采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文件的安全性。（二）歸檔1.文件在執(zhí)行完畢或有效期屆滿后，應及時進行歸檔。歸檔文件應確保其完整性和準確性，包括文件的原件、修訂記錄、審核批準記錄等相關資料。2.歸檔文件應按照規(guī)定的期限進行保存，不同類型的文件保存期限應符合法律法規(guī)和公司內部的要求。一般情況下，生產工藝規(guī)程、標準操作規(guī)程等重要文件應長期保存，批生產記錄、批檢驗記錄等應至少保存至產品有效期后一年。3.歸檔文件應建立詳細的檔案目錄，注明文件名稱、編號、歸檔日期、保存期限等信息，便于查詢和管理。檔案管理人員應定期對歸檔文件進行檢查和盤點，確保文件的完整性和可追溯性。七、文件的變更管理（一）變更申請1.當需要對文件進行變更時，相關部門或人員應填寫《文件變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、涉及的文件名稱和編號、預計實施日期等信息。2.變更申請應提交給質量管理部門進行初審，質量管理部門應評估變更的必要性和對產品質量、生產過程、文件體系等方面的影響，提出初步審核意見。（二）變更評估1.根據質量管理部門的初審意見，由質量管理部門組織相關部門和人員對變更進行全面評估。評估內容包括變更對產品質量的影響、對生產工藝的影響、對設備設施及物料的要求、對文件體系的影響、對人員培訓的要求等。2.評估過程中應充分收集相關數(shù)據和信息，必要時可進行風險分析和驗證試驗。對于重大變更，應組織專題會議進行討論，形成變更評估報告，明確變更的可行性和風險控制措施。（三）變更實施1.變更評估通過后，由生產管理部門負責組織實施變更。變更實施前，應制定詳細的變更實施方案，明確實施步驟、責任人員、時間節(jié)點等內容。2.變更實施過程中，應嚴格按照變更實施方案進行操作，確保變更的順利進行。同時，應做好相關記錄，包括變更實施過程中的各項操作記錄、數(shù)據記錄等，作為變更可追溯性的依據。（四）變更驗證1.變更實施完成后，應進行變更驗證。驗證內容應根據變更的性質和影響范圍確定，包括對產品質量、生產工藝、設備設施等方面的驗證。2.驗證應按照規(guī)定的程序進行，收集相關數(shù)據和證據，證明變更后的文件和操作能夠滿足要求，不會對產品質量產生不利影響。驗證完成后，應編寫變更驗證報告，記錄驗證過程和結果。（五）變更審核與批準1.變更驗證報告應提交給質量管理部門進行審核，質量管理部門應審查驗證報告的完整性和準確性，確認變更是否達到預期效果。2.審核通過后的變更報告應提交給相應的批準人進行批準。批準人應根據變更的情況進行審批，簽署批準意見和姓名，并注明批準日期。變更批準后，方可正式生效執(zhí)行。（六）變更文件的發(fā)放與培訓1.變更批準后的文件，質量管理部門應及時按照文件發(fā)放程序進行發(fā)放，確保相關部門和人員能夠獲取到最新版本的文件。2.為確保員工能夠正確理解和執(zhí)行變更后的文件，文件管理部門應組織對相關人員進行培訓，培訓內容應包括變更的內容、目的、對工作的影響以及操作要求等。培訓后應進行考核，確保員工掌握變更后的文件要求。八、文件的銷毀（一）銷毀申請1.文件在保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由文件保管部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》應提交給質量管理部門進行審核，質量管理部門應審查文件是否符合銷毀條件，是否涉及重要信息或機密內容等。（二）銷毀審批1.根據質量管理部門的審核意見，由質量管理部門負責人、分管領導等相關人員進行銷毀審批。審批人應綜合考慮文件的性質、重要性、保存期限等因素，簽署審批意見和姓名，并注明審