PAGE生產(chǎn)部門(mén)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)部門(mén)文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率，保障生產(chǎn)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部門(mén)內(nèi)部所有與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的文件，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)文件等。（三）職責(zé)分工1.文件管理小組負(fù)責(zé)制定和修訂文件管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對(duì)生產(chǎn)部門(mén)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔和保管。定期對(duì)文件進(jìn)行清理和評(píng)估，確保文件的有效性和完整性。2.各生產(chǎn)崗位負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)文件的使用、填寫(xiě)、保管和傳遞。及時(shí)向文件管理小組反饋文件使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.生產(chǎn)部門(mén)主管對(duì)文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。審批重要文件的發(fā)放、借閱和銷(xiāo)毀。（四）文件管理原則1.合法性原則：文件管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.系統(tǒng)性原則：文件管理應(yīng)涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成完整的體系。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免模糊和歧義。4.及時(shí)性原則：文件的制定、修訂和發(fā)放應(yīng)及時(shí)，以滿(mǎn)足生產(chǎn)活動(dòng)的需要。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃類(lèi)：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.工藝文件類(lèi)：如工藝流程圖、工藝操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。3.質(zhì)量文件類(lèi)：質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備文件類(lèi)：設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備維修記錄等。5.安全文件類(lèi)：安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、安全檢查記錄等。6.其他文件類(lèi)：如生產(chǎn)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、外來(lái)文件等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和可追溯性的原則。2.編號(hào)格式為：部門(mén)代碼+文件類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)。部門(mén)代碼：生產(chǎn)部門(mén)代碼為“SC”。文件類(lèi)別代碼：按照上述文件分類(lèi)，分別用“JH”（生產(chǎn)計(jì)劃）、“GY”（工藝文件）、“ZL”（質(zhì)量文件）、“SB”（設(shè)備文件）、“AQ”（安全文件）、“QT”（其他文件）表示。年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。流水號(hào)：從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。3.示例：SCJH2023001，表示生產(chǎn)部門(mén)2023年的第1份生產(chǎn)計(jì)劃文件。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際需求，明確文件的目的、范圍、內(nèi)容和要求。2.起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可行性。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，字跡清晰，表述準(zhǔn)確。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)主管進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出文件存在的問(wèn)題，并提出修改建議。4.起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。四、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過(guò)的文件，由生產(chǎn)部門(mén)主管進(jìn)行批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)人應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)，并注明批準(zhǔn)日期。（二）發(fā)布1.文件批準(zhǔn)后，由文件管理小組負(fù)責(zé)發(fā)布。2.文件發(fā)布應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件共享等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取。3.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，記錄文件的名稱(chēng)、編號(hào)、發(fā)放部門(mén)、發(fā)放日期等信息。五、文件的使用與保管（一）使用1.各生產(chǎn)崗位人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求進(jìn)行操作，確保生產(chǎn)活動(dòng)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理小組反饋。3.文件使用人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞或丟失。（二）保管1.文件管理小組應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，對(duì)生產(chǎn)部門(mén)文件進(jìn)行集中保管。2.文件應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和使用。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，并建立文件目錄。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照文件類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，防止文件被非法訪(fǎng)問(wèn)和修改。5.文件保管應(yīng)注意防火、防潮、防蟲(chóng)等，確保文件的安全和完整。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著生產(chǎn)活動(dòng)的發(fā)展和變化，文件可能需要進(jìn)行修訂。2.文件修訂的申請(qǐng)應(yīng)由使用部門(mén)或相關(guān)人員提出，說(shuō)明修訂的原因和內(nèi)容。3.文件修訂的流程與起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布的流程相同。4.文件修訂后，應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)的文件目錄和發(fā)放記錄，確保所有相關(guān)人員能夠獲取最新版本的文件。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)予以廢止。2.文件廢止的申請(qǐng)應(yīng)由文件管理小組提出，說(shuō)明廢止的原因和依據(jù)。3.文件廢止經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)主管批準(zhǔn)后，由文件管理小組負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀或存檔。4.文件廢止后，應(yīng)在相關(guān)的文件目錄和發(fā)放記錄中注明，防止誤使用。七、文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的和歸還日期等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后，交文件管理小組辦理借閱手續(xù)。。3.文件管理小組應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供文件，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》，記錄借閱人員的姓名、部門(mén)、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（二）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還文件。2.文件歸還時(shí)，文件管理小組應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。3.文件歸還后，文件管理小組應(yīng)在《文件借閱登記表》中注明歸還日期，并將文件歸還原位。八、文件的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝、客戶(hù)信息等的文件，均屬于保密文件。2.保密文件應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，確保不被泄露。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如“機(jī)密”、“絕密”等。2.文件管理小組應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等措施，確保保密文件的安全。3.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.保密文件的借閱和使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。九、文件的電子管理（一）電子文件的創(chuàng)建與存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行創(chuàng)建，確保文件的規(guī)范性和可讀性。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件的訪(fǎng)問(wèn)與權(quán)限1.電子文件的訪(fǎng)問(wèn)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)。2.權(quán)限設(shè)置應(yīng)根據(jù)文件的保密級(jí)別和使用需求進(jìn)行，確保文件的安全性和合理利用。（三）電子文件的版本控制1.電子文件的版本應(yīng)進(jìn)行有效控制，確保使用的是最新版本。2.對(duì)于電子文件的修訂，應(yīng)及時(shí)更新版本號(hào)，并通知相關(guān)人員。十、文件的清理與銷(xiāo)毀（一）清理1.文件管理小組應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，清理期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要性確定。2.清理時(shí)，應(yīng)檢查文件是否仍有使用價(jià)值，對(duì)于已無(wú)使用價(jià)值的文件，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）銷(xiāo)毀1.文件銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《文件