物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)物業(yè)服務(wù)合同管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)小區(qū)物業(yè)服務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)和小區(qū)業(yè)主的合法權(quán)益，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本物業(yè)服務(wù)企業(yè)與小區(qū)開發(fā)建設(shè)單位、業(yè)主大會(huì)或業(yè)主委員會(huì)簽訂的各類物業(yè)服務(wù)合同，包括前期物業(yè)服務(wù)合同和物業(yè)服務(wù)合同。第三條管理原則1.依法合規(guī)原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則。合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。3.全面履行原則。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的條款全面履行各自的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則。在合同管理過(guò)程中，應(yīng)充分識(shí)別和評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的防范措施，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。第二章合同管理部門及職責(zé)第四條合同管理部門企業(yè)設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門應(yīng)配備專業(yè)的合同管理人員，負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行監(jiān)督、檔案管理等工作。第五條合同管理部門職責(zé)1.制定和完善合同管理制度，建立健全合同管理流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。2.組織合同的起草、審核和修訂工作，確保合同條款合法、合規(guī)、公平、合理。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，辦理合同簽訂的相關(guān)手續(xù)，確保合同簽訂的程序合法、規(guī)范。4.對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)合同的變更、解除等工作，辦理相關(guān)手續(xù)，確保合同變更、解除的合法性和規(guī)范性。6.建立合同檔案管理制度，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管，確保合同檔案的完整和安全。7.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高合同管理水平。第六條其他部門職責(zé)1.物業(yè)服務(wù)部門：負(fù)責(zé)提供物業(yè)服務(wù)合同相關(guān)的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)支持，參與合同的起草和審核工作，按照合同約定提供物業(yè)服務(wù)，并及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，提供財(cái)務(wù)方面的支持和建議。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律咨詢和法律服務(wù)，處理合同糾紛和訴訟案件。4.其他部門：根據(jù)合同管理工作的需要，配合合同管理部門做好相關(guān)工作。第三章合同的簽訂第七條合同簽訂前的準(zhǔn)備工作1.市場(chǎng)調(diào)研：在簽訂合同前，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)小區(qū)的基本情況、業(yè)主需求、市場(chǎng)行情等進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，為合同的簽訂提供依據(jù)。2.資格審查：合同管理部門應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、資信狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保合同對(duì)方具有簽訂和履行合同的能力和資格。3.方案制定：根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研和資格審查的結(jié)果，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員制定物業(yè)服務(wù)方案，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用等條款，為合同的簽訂提供基礎(chǔ)。4.合同起草：合同管理部門應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)方案和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，起草物業(yè)服務(wù)合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用、合同期限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。第八條合同的審核1.內(nèi)部審核：合同起草完成后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行內(nèi)部審核。內(nèi)部審核的內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、公平性、合理性，以及合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。審核過(guò)程中，各部門應(yīng)提出明確的審核意見和建議。2.外部審核：對(duì)于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行外部審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。3.審核意見處理：合同管理部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審核和外部審核的意見和建議，對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善，確保合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)的利益。第九條合同的簽訂1.談判協(xié)商：在合同審核通過(guò)后，合同管理部門應(yīng)與合同對(duì)方進(jìn)行談判協(xié)商，就合同條款達(dá)成一致意見。談判協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)充分考慮雙方的利益和需求，確保合同條款公平、合理、可行。2.簽字蓋章：合同談判協(xié)商達(dá)成一致意見后，合同管理部門應(yīng)按照企業(yè)的規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)。合同應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字或蓋章，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。3.合同備案：合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，將合同報(bào)送有關(guān)部門備案。第四章合同的履行第十條合同履行的組織與協(xié)調(diào)1.任務(wù)分解：合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)將合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行分解，明確各部門和崗位的職責(zé)和任務(wù)，確保合同的各項(xiàng)條款得到落實(shí)。2.協(xié)調(diào)溝通：在合同履行過(guò)程中，合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)與各部門和合同對(duì)方的協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于涉及多個(gè)部門的問(wèn)題，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。第十一條服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制：物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查和評(píng)估的內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)態(tài)度等方面。2.業(yè)主滿意度調(diào)查：物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)定期開展業(yè)主滿意度調(diào)查，了解業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的意見和建議。對(duì)于業(yè)主提出的問(wèn)題和意見，物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和反饋。3.質(zhì)量問(wèn)題處理：對(duì)于服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和業(yè)主滿意度調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于嚴(yán)重影響服務(wù)質(zhì)量的問(wèn)題，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。第十二條費(fèi)用收支管理1.費(fèi)用核算：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)費(fèi)方式，對(duì)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算。核算過(guò)程中，應(yīng)確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確、合理。2.費(fèi)用收繳：物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式，及時(shí)收繳物業(yè)服務(wù)費(fèi)用。對(duì)于逾期未繳費(fèi)的業(yè)主，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行催繳。3.費(fèi)用支出：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的費(fèi)用支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行支出管理。支出過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。第十三條合同履行情況報(bào)告1.定期報(bào)告：物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。報(bào)告內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容完成情況、服務(wù)質(zhì)量狀況、費(fèi)用收支情況等方面。2.重大事項(xiàng)報(bào)告：在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生重大事項(xiàng)或突發(fā)事件，物業(yè)服務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告。重大事項(xiàng)包括自然災(zāi)害、安全事故、業(yè)主集體投訴等。第五章合同的變更與解除第十四條合同變更1.變更條件：在合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、業(yè)主需求變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。2.變更程序：合同變更應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出變更申請(qǐng)：由提出變更的一方以書面形式向合同對(duì)方提出變更申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因和內(nèi)容。協(xié)商變更條款：合同雙方應(yīng)就變更條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更協(xié)議。審核批準(zhǔn)：變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照企業(yè)的規(guī)定進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審核批準(zhǔn)通過(guò)后，變更協(xié)議生效。備案：變更協(xié)議生效后，合同管理部門應(yīng)將變更協(xié)議報(bào)送有關(guān)部門備案。第十五條合同解除1.解除條件：在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同雙方可以解除合同：雙方協(xié)商一致解除合同；因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除程序：合同解除應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出解除申請(qǐng)：由提出解除的一方以書面形式向合同對(duì)方提出解除申請(qǐng)，并說(shuō)明解除的原因和依據(jù)。協(xié)商解除事宜：合同雙方應(yīng)就解除事宜進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂解除協(xié)議。審核批準(zhǔn)：解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照企業(yè)的規(guī)定進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審核批準(zhǔn)通過(guò)后，解除協(xié)議生效。善后處理：合同解除后，合同雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定進(jìn)行善后處理，包括結(jié)算費(fèi)用、交接資料、清理現(xiàn)場(chǎng)等。第六章合同糾紛處理第十六條糾紛處理原則1.協(xié)商解決原則：在合同糾紛發(fā)生后，合同雙方應(yīng)首先通過(guò)協(xié)商的方式解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)本著平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。2.依法處理原則：如果協(xié)商無(wú)法解決糾紛，合同雙方應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)仲裁或訴訟的方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，維護(hù)自己的合法權(quán)益。第十七條糾紛處理程序1.糾紛報(bào)告：在合同糾紛發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告糾紛情況。報(bào)告內(nèi)容包括糾紛的起因、經(jīng)過(guò)、雙方的爭(zhēng)議焦點(diǎn)等方面。2.調(diào)查取證：合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查取證，收集相關(guān)證據(jù)材料。證據(jù)材料包括合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、服務(wù)記錄等。3.協(xié)商解決：合同管理部門應(yīng)根據(jù)調(diào)查取證的結(jié)果，與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)充分聽取雙方的意見和建議，尋求雙方都能接受的解決方案。4.仲裁或訴訟：如果協(xié)商無(wú)法解決糾紛，合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，決定是否通過(guò)仲裁或訴訟的方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過(guò)程中，應(yīng)委托專業(yè)的律師代理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。第七章合同檔案管理第十八條檔案管理要求1.完整性：合同檔案應(yīng)包括合同文本、附件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、服務(wù)記錄等相關(guān)材料，確保檔案的完整性。2.規(guī)范性：合同檔案應(yīng)按照企業(yè)的規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管，確保檔案的規(guī)范性。3.安全性：合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全性。第十九條檔案查閱與借閱1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改檔案材料。2.借閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)15天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案材料，不得丟失、損壞檔案材料。第二十條檔案銷毀1.銷毀條件：對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：合同檔案銷毀應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：清理檔案：合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理，確定需要銷毀的檔案