PAGE學(xué)校食堂采購財務(wù)制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校食堂采購財務(wù)管理，規(guī)范采購行為，保障資金安全，提高資金使用效益，確保學(xué)校食堂物資供應(yīng)的質(zhì)量和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校食堂采購活動中的財務(wù)收支管理，包括食材、調(diào)料、餐具及其他相關(guān)物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)財務(wù)制度，確保采購活動合法合規(guī)。2.真實性原則：采購業(yè)務(wù)應(yīng)真實發(fā)生，各項記錄和憑證應(yīng)如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。3.準確性原則：財務(wù)核算應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、完整，確保財務(wù)信息的可靠性。4.完整性原則：涵蓋采購活動的全過程，包括采購預(yù)算編制、采購申請、采購實施、驗收付款等環(huán)節(jié)，確保財務(wù)管理的完整性。5.效益性原則：在保證食堂物資質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.編制依據(jù)根據(jù)學(xué)校食堂的就餐人數(shù)、菜品供應(yīng)計劃以及歷史采購數(shù)據(jù)等，綜合考慮市場價格波動因素，編制年度采購預(yù)算。參考學(xué)校的財務(wù)預(yù)算安排，確保采購預(yù)算與學(xué)校整體財務(wù)狀況相適應(yīng)。2.編制流程食堂管理部門負責(zé)收集、整理相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，結(jié)合實際需求，提出采購預(yù)算草案。草案提交學(xué)校財務(wù)部門審核，財務(wù)部門根據(jù)學(xué)校整體預(yù)算要求和資金狀況進行審核調(diào)整。經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定年度采購預(yù)算，并分解至各季度、月度執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.嚴格執(zhí)行：采購活動應(yīng)嚴格按照批準的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況確需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行。2.動態(tài)監(jiān)控：財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施加以糾正。3.預(yù)警機制：設(shè)定預(yù)算執(zhí)行預(yù)警指標，當采購支出接近或超過預(yù)算限額時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況。三、采購申請與審批（一）采購申請1.申請主體：食堂各采購崗位人員根據(jù)實際庫存和菜品供應(yīng)需求，提出采購申請。2.申請內(nèi)容：詳細填寫采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購價格、采購時間等信息，并說明采購原因。3.申請流程：采購申請應(yīng)經(jīng)食堂主管審核簽字后，提交至學(xué)校采購管理部門。（二）審批流程1.采購管理部門初審：采購管理部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容的合理性、必要性進行初審，核實庫存情況，判斷是否符合采購條件。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對采購申請的資金預(yù)算進行審核，確保采購資金在預(yù)算范圍內(nèi)，且資金來源合法合規(guī)。3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)采購管理部門和財務(wù)部門審核通過的采購申請，提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校實際情況和相關(guān)規(guī)定進行最終審批。四、采購實施（一）采購方式1.公開招標：對于金額較大、采購頻率較高的食材等物資，應(yīng)采用公開招標方式進行采購，以確保采購過程的公平、公正、公開，降低采購成本。2.邀請招標：符合特定條件的采購項目，可采用邀請招標方式，向具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出邀請。3.競爭性談判：對于技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格特殊或時間緊迫的采購項目，可采用競爭性談判方式，通過與多家供應(yīng)商進行談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.詢價采購：對于標準化程度高、市場價格透明的物資，可采用詢價采購方式，向多家供應(yīng)商詢價，選擇價格合理的供應(yīng)商。5.單一來源采購：符合法律法規(guī)規(guī)定的特定情形，如只能從唯一供應(yīng)商處采購等，可采用單一來源采購方式，但應(yīng)嚴格履行審批程序。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商準入制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行嚴格審核。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如實地考察、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)采購項目的特點和需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等進行評估和考核。建立供應(yīng)商評價指標體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行評價。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行警告、淘汰等處理。（三）采購合同管理1.合同簽訂：采購業(yè)務(wù)確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時簽訂采購合同。合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同簽訂前，應(yīng)提交學(xué)校法律顧問和財務(wù)部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障學(xué)校利益。3.合同執(zhí)行與變更：嚴格按照合同約定執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，如遇特殊情況需要變更合同，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并簽訂補充合同。4.合同歸檔：采購合同簽訂后，應(yīng)及時進行歸檔管理，以便日后查閱和監(jiān)督合同執(zhí)行情況。五、采購驗收（一）驗收標準1.質(zhì)量標準：依據(jù)國家相關(guān)食品安全標準、行業(yè)標準以及采購合同約定的質(zhì)量要求進行驗收。2.數(shù)量標準：按照采購合同規(guī)定的數(shù)量進行驗收，確保數(shù)量準確無誤。3.規(guī)格標準：核對采購物資的規(guī)格是否與合同約定一致。（二）驗收流程1.初步驗收：采購物資到貨后，食堂采購人員應(yīng)首先進行初步驗收，檢查物資的外觀、包裝等是否完好，數(shù)量是否相符。2.專業(yè)驗收：對于食材等物資，應(yīng)由食堂專業(yè)人員或邀請相關(guān)檢測機構(gòu)進行質(zhì)量檢測，確保符合食品安全標準。對于其他物資，根據(jù)需要組織相關(guān)專業(yè)人員進行驗收。3.驗收記錄：驗收人員應(yīng)詳細填寫驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息，并簽字確認。4.驗收報告：驗收結(jié)束后，驗收人員應(yīng)出具驗收報告，對驗收情況進行總結(jié)和評價。驗收報告應(yīng)作為付款的重要依據(jù)之一。六、采購付款（一）付款申請1.申請主體：采購業(yè)務(wù)完成并驗收合格后，由采購人員或相關(guān)部門根據(jù)合同約定和驗收情況，提出付款申請。2.申請內(nèi)容：填寫付款申請單，注明采購項目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。3.申請流程：付款申請經(jīng)食堂主管審核簽字后，提交至學(xué)校財務(wù)部門。（二）付款審核1.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到付款申請后，對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、準確性，以及付款金額是否與合同約定和驗收情況相符。2.審批流程：經(jīng)財務(wù)部門審核通過的付款申請，按照學(xué)校規(guī)定的審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：對于金額較大的采購款項，應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進行支付，確保資金安全。2.支票支付：根據(jù)實際情況，可采用支票支付方式，但應(yīng)嚴格控制支票的簽發(fā)和使用，確保支票安全。3.其他方式：在符合法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的前提下，可采用其他合法的付款方式，如電子支付等。（四）付款時間1.按照合同約定：嚴格按照采購合同約定時間付款，不得無故拖延付款，維護學(xué)校信譽。2.特殊情況處理：如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇昭舆t或其他特殊情況，應(yīng)根據(jù)實際情況協(xié)商確定付款時間，并在合同中明確約定。七、采購財務(wù)核算（一）核算原則1.權(quán)責(zé)發(fā)生制原則：按照采購業(yè)務(wù)的實際發(fā)生時間確認收入和費用，確保財務(wù)核算的準確性。2.分類核算原則：對采購物資進行分類核算，如食材類、調(diào)料類、餐具類等，便于統(tǒng)計和分析采購成本。（二）會計科目設(shè)置1.設(shè)置“原材料采購”科目：核算食堂采購食材、調(diào)料等物資的實際成本。2.設(shè)置“低值易耗品采購”科目：核算食堂采購餐具、辦公用品等低值易耗品的實際成本。3.設(shè)置“應(yīng)付賬款”科目：核算因采購業(yè)務(wù)應(yīng)支付給供應(yīng)商的款項。4.根據(jù)需要設(shè)置其他相關(guān)科目：如“采購費用”科目，核算采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等相關(guān)費用。（三）賬務(wù)處理1.采購業(yè)務(wù)發(fā)生時：根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等憑證，借記“原材料采購”、“低值易耗品采購”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目。2.支付貨款時：根據(jù)付款憑證，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”、“庫存現(xiàn)金”等科目。3.采購費用發(fā)生時：借記“采購費用”科目，貸記“銀行存款”等科目。期末，將“采購費用”科目余額轉(zhuǎn)入“原材料采購”等相關(guān)科目。（四）財務(wù)報表編制1.定期編制采購財務(wù)報表：包括采購成本明細表、應(yīng)付賬款明細表等，反映采購業(yè)務(wù)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.報表分析：對采購財務(wù)報表進行分析，如采購成本變動分析、應(yīng)付賬款賬齡分析等，為學(xué)校食堂采購管理提供決策依據(jù)。八、采購財務(wù)監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門定期對采購業(yè)務(wù)的財務(wù)收支進行檢查，核實采購資金的使用情況、會計核算的準確性等。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：學(xué)校內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受財政、審計等部門監(jiān)督：積極配合財政、審計等部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購財務(wù)資料，對提出的問題及時整改。2.社會監(jiān)督：接受社會公眾的監(jiān)督，如通過學(xué)校網(wǎng)站、公示欄等渠道公開采購信息，保障師生和社會公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。九、采購財務(wù)檔案管理（一）檔案范圍采購財務(wù)檔案包括采購預(yù)算文件、采購申請與審批文件、采購合同、驗收報告、付款憑證、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料。（二）檔案整理與歸檔1.定期整理：采購業(yè)務(wù)完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時將采購財務(wù)資料進行整理，按照類別和時間順序進行編號。2.歸檔保存：整理后的采購財務(wù)檔案應(yīng)及時移交學(xué)校檔案管理部門歸檔保存，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱采購財務(wù)檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案