PAGE物業(yè)公司備用金財務(wù)制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司財務(wù)安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)在日常經(jīng)營活動中涉及備用金的管理。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金應(yīng)嚴格按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)需求，合理確定備用金限額，避免資金閑置或不足。3.及時報賬原則：使用備用金后，應(yīng)及時辦理報賬手續(xù)，確保資金流轉(zhuǎn)清晰。4.監(jiān)督檢查原則：公司財務(wù)部門定期對備用金使用情況進行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。二、備用金的使用范圍（一）日常辦公費用1.辦公用品采購，如紙張、筆、文件夾等。2.辦公設(shè)備的小額維修及耗材更換，如打印機墨盒、硒鼓等。（二）差旅費1.員工因工作需要出差的交通費用，如機票、火車票、長途汽車票等。2.出差期間的住宿費。3.市內(nèi)交通補貼及出差補貼。（三）小額業(yè)務(wù)招待費1.因業(yè)務(wù)往來需要招待客戶的餐飲費用，但單次金額不得超過規(guī)定標(biāo)準。2.招待客戶的禮品費用，需符合公司相關(guān)規(guī)定。（四）零星維修費用1.物業(yè)設(shè)施設(shè)備的日常小額維修，如樓道燈泡更換、門鎖維修等。2.小區(qū)公共區(qū)域的簡單維護，如路面修補、綠化修剪等費用。（五）其他經(jīng)公司批準的小額支出如臨時采購用于小區(qū)活動的道具、獎品等費用。三、備用金的申請與審批（一）申請流程1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的金額、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.將申請表提交至部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況進行審批，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，申請表交至財務(wù)部門。（二）審批權(quán)限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負責(zé)人審批。2.申請金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.申請金額超過[X]元的，由公司總經(jīng)理審批。（三）財務(wù)審核財務(wù)部門收到申請表后，應(yīng)重點審核申請金額是否合理、用途是否符合規(guī)定、預(yù)計使用時間是否恰當(dāng)?shù)?。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與申請部門溝通并要求其補充或修改相關(guān)信息。四、備用金的領(lǐng)取與保管（一）領(lǐng)取方式1.經(jīng)審批通過的備用金申請，申請人憑審批后的《備用金申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取備用金。2.財務(wù)部門以現(xiàn)金或支票形式支付備用金，如采用現(xiàn)金支付，應(yīng)嚴格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定。（二）保管責(zé)任1.備用金領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管備用金，確保資金安全。如因保管不善導(dǎo)致備用金丟失、被盜等情況，領(lǐng)取人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.備用金應(yīng)存放在安全可靠的地方，不得與私人財物混放。（三）備用金賬戶管理1.財務(wù)部門應(yīng)為備用金設(shè)立專門的賬戶進行核算，確保備用金收支清晰、準確。2.定期核對備用金賬戶余額，保證賬實相符。五、備用金的使用（一）使用規(guī)范1.備用金領(lǐng)取人應(yīng)按照申請用途使用備用金，不得擅自改變用途。2.每筆備用金支出都應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)等，并在票據(jù)上注明支出日期、用途、金額等信息。3.對于金額較大的支出，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，避免現(xiàn)金交易風(fēng)險。（二）報賬要求1.備用金使用后，領(lǐng)取人應(yīng)及時辦理報賬手續(xù)。報賬時需填寫《備用金報賬申請表》，附上相關(guān)票據(jù)，并詳細說明支出情況。2.財務(wù)部門應(yīng)認真審核報賬申請及相關(guān)票據(jù)，如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的支出，有權(quán)拒絕報賬。3.報賬期限一般為備用金使用后[X]個工作日內(nèi)，特殊情況需提前向財務(wù)部門說明并經(jīng)批準。六、備用金的清查與盤點（一）定期清查1.財務(wù)部門每月對備用金進行一次清查，核對備用金賬戶余額與實際庫存現(xiàn)金是否相符。2.清查時，應(yīng)要求備用金領(lǐng)取人提供相關(guān)票據(jù)及支出記錄，以便核實備用金使用情況。（二）不定期盤點1.公司審計部門或財務(wù)負責(zé)人可根據(jù)實際情況對備用金進行不定期盤點，確保備用金管理規(guī)范。2.盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并進行處理。七、備用金的補充與調(diào)整（一）補充申請1.當(dāng)備用金余額不足以滿足業(yè)務(wù)需求時，備用金領(lǐng)取人應(yīng)及時填寫《備用金補充申請表》，說明補充原因及金額。2.補充申請流程與初始申請流程相同，經(jīng)審批后由財務(wù)部門補足備用金。（二）調(diào)整限額1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況及各部門實際需求，財務(wù)部門可定期對備用金限額進行評估和調(diào)整。2.調(diào)整備用金限額需填寫《備用金限額調(diào)整申請表》，經(jīng)相關(guān)審批流程后執(zhí)行。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用備用金。2.挪用備用金用于其他非規(guī)定用途。3.未及時報賬或報賬信息虛假。4.因保管不善導(dǎo)致備用金損失。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)賠償