PAGE財務(wù)制度辦公室采購流程一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室采購流程，加強采購管理，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物品和服務(wù)符合公司實際需求，特制定本流程。（二）適用范圍本流程適用于公司辦公室范圍內(nèi)的所有采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、維修維護服務(wù)、印刷服務(wù)等各類與辦公相關(guān)的物品及服務(wù)采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：采購活動應(yīng)嚴格按照公司批準的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)。4.效益原則：通過科學(xué)合理的采購流程，優(yōu)化采購決策，降低采購成本，提高采購效益。5.信息公開原則：采購過程中的重要信息應(yīng)及時公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購需求的提出與審批（一）需求部門各部門根據(jù)實際工作需要，負責提出辦公室采購需求。需求部門應(yīng)指定專人負責采購需求的收集、整理和提交工作。（二）需求內(nèi)容采購需求應(yīng)明確所需物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間、售后服務(wù)等詳細信息。對于復(fù)雜或特殊的采購需求，需求部門應(yīng)提供相關(guān)技術(shù)文件、圖紙或詳細說明。（三）需求審批1.預(yù)算內(nèi)采購采購金額在部門預(yù)算額度內(nèi)的，由部門負責人審批。部門負責人應(yīng)對采購需求的必要性、合理性進行審核，并簽署審批意見。審批通過后，需求部門將采購需求提交至辦公室采購管理崗位。2.超預(yù)算采購采購金額超出部門預(yù)算額度的，需求部門應(yīng)填寫《超預(yù)算采購申請表》，詳細說明超預(yù)算原因、采購項目對工作的重要性以及預(yù)計增加的費用等情況?！冻A(yù)算采購申請表》經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司整體預(yù)算情況、業(yè)務(wù)需求等因素，做出審批決定。審批通過后，需求部門方可將采購需求提交至辦公室采購管理崗位。三、采購方式的確定（一）集中采購對于通用性強、采購量大、市場價格相對穩(wěn)定的辦公用品、辦公設(shè)備等物品，原則上實行集中采購。集中采購由辦公室統(tǒng)一組織實施，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商和采購價格。（二）分散采購1.零星采購對于金額較小、臨時性的采購需求，如少量辦公用品、單次維修服務(wù)等，可由需求部門自行采購。需求部門應(yīng)在確保采購合規(guī)、價格合理的前提下，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購?fù)瓿珊笠恢軆?nèi)，需求部門應(yīng)將采購發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料提交至辦公室采購管理崗位備案。2.特殊或定制采購對于有特殊規(guī)格要求、定制化的辦公家具、設(shè)備等采購項目，由需求部門與辦公室采購管理崗位共同協(xié)商確定采購方式。一般可通過邀請招標、單一來源采購等方式進行采購。采用邀請招標方式的，應(yīng)向不少于三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出邀請；采用單一來源采購方式的，應(yīng)符合《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的適用情形，并履行相應(yīng)的審批程序。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商征集辦公室采購管理崗位定期通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，征集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對征集到的供應(yīng)商進行初步篩選，重點考察供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，以及其經(jīng)營業(yè)績、信譽狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面情況。2.供應(yīng)商評估對于擬合作的供應(yīng)商，由辦公室采購管理崗位牽頭，組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成評估小組，按照預(yù)先制定的供應(yīng)商評估標準，對供應(yīng)商進行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估小組應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果填寫《供應(yīng)商評估報告》，提出是否選擇該供應(yīng)商的建議。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評估小組的建議，辦公室采購管理崗位將擬選擇的供應(yīng)商名單提交至辦公室負責人審核。辦公室負責人審核通過后，確定合格供應(yīng)商名單，并在公司內(nèi)部進行公示。公示期為[X]個工作日，公示無異議后，將合格供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商信息庫，作為今后采購合作的對象。（二）供應(yīng)商考核1.考核周期辦公室采購管理崗位定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期為每年一次。2.考核內(nèi)容考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面?？己丝赏ㄟ^查閱采購記錄、客戶反饋、實地考察等方式進行。3.考核評分辦公室采購管理崗位根據(jù)考核情況，按照預(yù)先制定的考核評分標準，對供應(yīng)商進行評分?？己嗽u分結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.考核結(jié)果應(yīng)用對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在今后的采購中可給予一定比例的價格優(yōu)惠或優(yōu)先合作機會；對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)從供應(yīng)商信息庫中予以淘汰。五、采購實施（一）采購合同簽訂1.合同起草確定供應(yīng)商后，辦公室采購管理崗位負責起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。2.合同審核采購合同起草完成后，提交至辦公室負責人、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行審核。審核重點包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及與采購需求的一致性等方面。審核人員應(yīng)在審核意見欄中簽署審核意見，對于存在問題的條款，應(yīng)及時與采購管理崗位溝通修改。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同原件應(yīng)妥善保管，辦公室采購管理崗位留存一份復(fù)印件，并按照合同管理規(guī)定進行歸檔。（二）采購訂單下達1.訂單生成根據(jù)采購合同，辦公室采購管理崗位及時生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并發(fā)送至供應(yīng)商。2.訂單跟蹤采購管理崗位負責對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握供應(yīng)商的備貨、生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲等問題，應(yīng)及時與其溝通協(xié)調(diào)解決，并向辦公室負責人匯報。（三）交貨與驗收1.交貨通知：供應(yīng)商應(yīng)在預(yù)計交貨日期前[X]天，向公司發(fā)出交貨通知，告知公司預(yù)計交貨時間、地點等信息。2.交貨驗收采購物品或服務(wù)到達公司后，由需求部門負責組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標準要求，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行逐一核對驗收。對于技術(shù)含量較高的設(shè)備或物品，可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《驗收單》，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行處理。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)負責更換、補貨或采取其他補救措施，直至驗收合格。六、付款管理（一）付款申請1.申請時間采購物品或服務(wù)驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)及時提交付款申請資料。付款申請資料應(yīng)包括發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同一致）、驗收單、采購合同復(fù)印件等。需求部門應(yīng)在收到供應(yīng)商付款申請資料后[X]個工作日內(nèi)，對資料的完整性、真實性進行審核，并填寫《付款申請表》，提交至財務(wù)部門。2.申請內(nèi)容《付款申請表》應(yīng)明確采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并注明付款方式（如支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等）。（二）付款審批1.財務(wù)審核財務(wù)部門收到《付款申請表》及相關(guān)資料后，對發(fā)票的真實性、合法性、有效性進行審核，核對采購金額與合同約定是否一致，檢查驗收單等資料是否齊全。財務(wù)審核通過后，在《付款申請表》上簽署審核意見，并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)狀況、資金安排等情況，對付款申請進行審批。審批通過后，在《付款申請表》上簽署審批意見。（三）付款執(zhí)行**1.付款安排財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，按照公司資金管理制度和付款流程，安排資金支付。對于符合付款條件的，應(yīng)及時辦理付款手續(xù)；對于不符合付款條件的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商并說明原因。2.付款記錄財務(wù)部門應(yīng)建立完善的付款記錄臺賬，詳細記錄每一筆采購付款的日期、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息，確保付款記錄清晰、準確、可查。七、采購檔案管理（一）檔案收集辦公室采購管理崗位負責采購檔案的收集工作。采購檔案應(yīng)包括采購需求審批文件、采購合同、采購訂單、驗收單、發(fā)票、付款申請及審批文件等與采購活動相關(guān)的所有資料。（二）檔案整理采購管理崗位應(yīng)定期對收集到的采購檔案進行整理，按照采購項目類別、時間順序等進行分類歸檔，確保檔案資料完整、有序。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般采購檔案的保管期限為[X]年。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還保管人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督公司審計部門定期對辦公室采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否合法、采購檔案是否完整等方面情況。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對于發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門負責對采購活動中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，紀檢監(jiān)察部門應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責任。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管公司辦公室采購活動應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)管，嚴格遵守政府采購法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。對于