PAGE公車加油財務制度一、總則（一）目的為了加強公司公車加油管理，規(guī)范加油費用的核算與控制，確保公車加油費用支出的合理性、合規(guī)性和透明度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有公車的加油管理及相關財務核算。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及公司內(nèi)部財務管理制度，確保加油業(yè)務及費用報銷符合規(guī)定。2.真實性原則：加油記錄、費用報銷等必須真實反映公車的實際加油情況。3.準確性原則：財務核算要準確無誤，確保加油費用數(shù)據(jù)的可靠性。4.效益性原則：在保障公車正常使用的前提下，合理控制加油成本，提高資金使用效益。二、公車管理（一）公車界定明確公司公車的范圍，包括公司購置的用于公務活動的各類車輛，如轎車、商務車、客車等。（二）公車調(diào)度與使用1.建立公車調(diào)度管理制度，明確公車使用的申請流程。各部門因公務需要使用公車時，應提前填寫公車使用申請表，注明使用時間、事由、行駛路線等信息，經(jīng)部門負責人審批后交公車管理部門安排車輛。2.公車管理部門應根據(jù)申請情況合理調(diào)度車輛，確保車輛使用的高效性和合理性。同時，要做好公車使用記錄，包括出車時間、返回時間、行駛里程等。三、加油管理（一）定點加油1.公司選定具有良好信譽、油品質量可靠且價格合理的加油站作為公車定點加油單位。定點加油站的選定應通過公開招標或綜合評估等方式確定，并簽訂定點加油協(xié)議。2.定點加油協(xié)議應明確雙方的權利和義務，包括油品價格、結算方式、服務標準等內(nèi)容。（二）加油卡管理1.為每輛公車配備專門的加油卡，加油卡實行專人?？ü芾?。加油卡由公車駕駛員負責保管和使用，不得轉借他人。2.加油卡充值由公車管理部門統(tǒng)一辦理，充值金額應根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況合理確定。充值時，公車管理部門應填寫加油卡充值申請表，注明充值車輛、充值金額等信息，經(jīng)部門負責人審批后交財務部門審核并安排資金充值。3.財務部門應建立加油卡充值臺賬，詳細記錄每輛車的加油卡充值時間、金額、充值人等信息，以便核對和查詢。（三）加油操作規(guī)范1.公車駕駛員在加油時，應要求加油站工作人員按照實際加油量準確填寫加油憑證，加油憑證上應注明加油日期、加油車輛車牌號、加油量、單價、金額等信息，并由駕駛員簽字確認。2.加油完畢后，駕駛員應妥善保管加油憑證，及時交公車管理部門審核。公車管理部門應定期對加油憑證進行核對，確保加油記錄的真實性和準確性。四、費用核算與報銷（一）費用核算1.財務部門應按照權責發(fā)生制原則，對公車加油費用進行準確核算。每月根據(jù)加油卡充值記錄、加油憑證等資料，將加油費用計入相應的成本費用科目。2.對于未使用加油卡而采用現(xiàn)金支付加油費用的情況，駕駛員應在報銷時提供正規(guī)的加油發(fā)票，并注明加油車輛車牌號、加油時間、加油量、金額等詳細信息。財務部門審核無誤后，按照規(guī)定進行報銷處理。（二）報銷流程1.公車駕駛員應在每次加油后及時整理加油憑證，并在規(guī)定的時間內(nèi)（如每周或每月）將加油憑證及報銷單提交給公車管理部門。2.公車管理部門對駕駛員提交的加油憑證和報銷單進行初審，審核內(nèi)容包括加油憑證的真實性、完整性、合規(guī)性，報銷單填寫是否準確等。初審通過后，公車管理部門負責人簽字確認。3.財務部門對公車管理部門提交的報銷資料進行復審，重點審核加油費用的合理性、是否符合公司規(guī)定的報銷標準等。復審無誤后，財務部門按照公司財務審批流程進行審批，審批通過后予以報銷。（三）報銷標準1.根據(jù)公司公車的車型、排量等因素，制定合理的加油費用報銷標準，并定期進行評估和調(diào)整。報銷標準應明確不同類型公車每公里的油耗上限以及相應的報銷單價。2.對于超出報銷標準的加油費用，如因特殊情況確需發(fā)生的，駕駛員應在報銷時詳細說明原因，并經(jīng)公車管理部門負責人和財務部門負責人審批后方可報銷。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對公車加油費用進行審計檢查，審查加油業(yè)務的合規(guī)性、費用報銷的真實性和準確性等。2.審計檢查可通過查閱加油記錄、加油憑證、報銷單據(jù)、加油卡充值臺賬等資料，實地走訪定點加油站等方式進行。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督管理1.公車管理部門應加強對公車駕駛員的日常管理，定期檢查公車加油情況，確保駕駛員嚴格按照規(guī)定使用加油卡和進行加油操作。2.財務部門應定期對公車加油費用進行統(tǒng)計分析，對比不同車輛、不同時間段的加油費用情況，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行調(diào)查處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，如公車駕駛員私自使用加油卡為非公車加油、虛報加油費用等，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。同時，公司將追究相關管理人員的管理責任。六、信息管理（一）建立公車加油信息檔案1.公車管理部門應建立每輛公車的加油信息檔案，檔案內(nèi)容包括公車基本信息（車牌號、車型、購置時間等）、加油卡信息（卡號、開戶銀行、綁定車輛等）、加油記錄（加油日期、加油量、金額、加油站名稱等）、費用報銷記錄等。2.加油信息檔案應采用電子和紙質兩種形式保存，電子檔案應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）信息共享與溝通1.公車管理部門、財務部門、內(nèi)部審計部門等應建立信息共享機制，及時溝通公車加油管理中的相關信息。例如，公車管理部門應定期向財務部門提供公車加油情況統(tǒng)計報表，財務部門應及時向公車管理部門反饋加油費用報銷情況等。2.對于公車加油管理中的重大事項或異常情況，相關部門應及時召開溝通協(xié)調(diào)會議，共同研究解決方案，確保公車加油管