PAGE企業(yè)舉辦會(huì)議財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議財(cái)務(wù)管理，規(guī)范會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用，提高資金使用效益，確保會(huì)議活動(dòng)的順利開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類會(huì)議，包括但不限于工作會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、年會(huì)等。（三）基本原則1.預(yù)算管理原則：會(huì)議經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用，確保收支平衡。2.合規(guī)性原則：會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，不得違規(guī)支出。3.效益性原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，合理控制會(huì)議成本，提高資金使用效益。4.公開透明原則：會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用情況應(yīng)定期公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、會(huì)議預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.會(huì)議主辦部門：會(huì)議主辦部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日編制會(huì)議預(yù)算草案，明確會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用支出，包括場(chǎng)地租賃、餐飲、住宿、交通、設(shè)備租賃、資料印刷、專家費(fèi)用等。2.預(yù)算內(nèi)容：預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)計(jì)金額、計(jì)算依據(jù)和支出時(shí)間，并附相關(guān)說明。3.審核與審批：會(huì)議預(yù)算草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，最后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的預(yù)算作為會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的依據(jù)。（二）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整原因：如因會(huì)議內(nèi)容變更、參會(huì)人數(shù)增加、時(shí)間延長(zhǎng)等原因?qū)е骂A(yù)算需要調(diào)整，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.調(diào)整程序：預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，最后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的預(yù)算調(diào)整方案作為會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的補(bǔ)充依據(jù)。三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出管理（一）場(chǎng)地租賃1.選擇原則：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，選擇合適的場(chǎng)地，確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、交通便利、價(jià)格合理。2.合同簽訂：與場(chǎng)地出租方簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金支付方式、場(chǎng)地使用規(guī)定等條款。3.費(fèi)用支付：按照租賃合同約定的時(shí)間和方式支付場(chǎng)地租金，確保支付憑證齊全。（二）餐飲1.標(biāo)準(zhǔn)制定：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)，制定合理的餐飲標(biāo)準(zhǔn)，包括用餐形式（自助餐、桌餐等）、菜品檔次、酒水飲料等。2.供應(yīng)商選擇：選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的餐飲供應(yīng)商，簽訂餐飲服務(wù)合同。3.費(fèi)用結(jié)算：會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際用餐人數(shù)和合同約定的價(jià)格進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保發(fā)票真實(shí)、有效。（三）住宿1.安排原則：根據(jù)參會(huì)人員的需求和會(huì)議安排，合理安排住宿地點(diǎn)，確保住宿環(huán)境舒適、安全。2.預(yù)訂與結(jié)算：提前與酒店或其他住宿機(jī)構(gòu)預(yù)訂房間，簽訂住宿合同。會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際入住人數(shù)和合同約定的價(jià)格進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保發(fā)票真實(shí)、有效。（四）交通1.交通方式選擇：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人員分布情況，合理選擇交通方式，包括公共交通、包車、租車等。2.費(fèi)用結(jié)算：按照實(shí)際發(fā)生的交通費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，確保發(fā)票真實(shí)、有效。對(duì)于包車、租車等業(yè)務(wù)，應(yīng)簽訂合同，明確費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和支付方式。（五）設(shè)備租賃1.設(shè)備需求評(píng)估：根據(jù)會(huì)議需要，評(píng)估所需設(shè)備的種類、數(shù)量和租賃期限。2.供應(yīng)商選擇：選擇專業(yè)的設(shè)備租賃供應(yīng)商，簽訂設(shè)備租賃合同，明確設(shè)備規(guī)格、租賃價(jià)格、使用期限、維修保養(yǎng)責(zé)任等條款。3.費(fèi)用支付：按照租賃合同約定的時(shí)間和方式支付設(shè)備租賃費(fèi)用，確保支付憑證齊全。（六）資料印刷1.資料內(nèi)容審核：會(huì)議主辦部門應(yīng)提前審核會(huì)議資料的內(nèi)容，確保資料準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.印刷供應(yīng)商選擇：選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的印刷供應(yīng)商，簽訂印刷合同，明確印刷數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.費(fèi)用結(jié)算：會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際印刷數(shù)量和合同約定的價(jià)格進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保發(fā)票真實(shí)、有效。（七）專家費(fèi)用1.專家邀請(qǐng)：根據(jù)會(huì)議需要，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家參加會(huì)議，并提前與專家溝通會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間安排等事項(xiàng)。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：按照公司規(guī)定的專家費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)支付專家費(fèi)用，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。3.費(fèi)用支付：專家費(fèi)用應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，并要求專家提供發(fā)票或收款憑證。四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證要求1.發(fā)票：所有費(fèi)用支出必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.其他憑證：除發(fā)票外，還應(yīng)提供相關(guān)的合同、協(xié)議、清單、審批單等憑證，作為費(fèi)用支出的依據(jù)。（二）報(bào)銷流程1.報(bào)銷申請(qǐng)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門的經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證，并填寫報(bào)銷申請(qǐng)表，詳細(xì)注明各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況、報(bào)銷金額、報(bào)銷理由等。2.部門審核：報(bào)銷申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)審核：公司財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.報(bào)銷支付：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的方式和時(shí)間進(jìn)行報(bào)銷支付。（三）報(bào)銷時(shí)間限制會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期不予受理。特殊情況需提前向公司財(cái)務(wù)部門說明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。五、會(huì)議財(cái)務(wù)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督：公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行檢查，確保經(jīng)費(fèi)使用符合預(yù)算安排和財(cái)務(wù)制度規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，檢查經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性、合法性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）外部審計(jì)公司應(yīng)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，按照審計(jì)要求提供相關(guān)資料，配合審計(jì)工作