PAGE收付款事項及財務制度一、總則1.目的本財務制度旨在規(guī)范公司收付款事項的管理，確保公司資金流動的安全、有序，提高財務管理效率，保障公司的正常運營和發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及收付款業(yè)務時的操作與管理。3.基本原則合法性原則：收付款事項必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保每一筆交易合法合規(guī)。準確性原則：所有收付款信息應準確無誤，包括金額、對象、時間等，避免因信息錯誤導致財務風險。及時性原則：收付款業(yè)務應及時處理，確保資金及時到賬或支付，避免延誤影響公司業(yè)務開展。安全性原則：保障公司資金安全，防止資金被盜用、挪用等情況發(fā)生，采取必要的安全措施和風險防控機制。二、收款事項1.收款流程業(yè)務發(fā)起：業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成業(yè)務合作意向后，應及時將相關(guān)信息傳遞給財務部門，明確收款金額、收款方式、收款時間等關(guān)鍵信息。財務審核：財務部門收到業(yè)務部門傳遞的信息后，對收款事項進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、客戶信用狀況、收款方式的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通并協(xié)商解決方案。開具發(fā)票：根據(jù)審核通過的收款事項，財務部門按照國家稅收法規(guī)及公司規(guī)定及時開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與合同及實際業(yè)務相符，確保發(fā)票的真實性、準確性和完整性?？铐検杖。簶I(yè)務部門負責跟進款項的收取情況，確?？蛻舭磿r足額支付款項。如遇客戶逾期付款，業(yè)務部門應及時與客戶溝通催款，并將相關(guān)情況反饋給財務部門。財務部門根據(jù)業(yè)務部門反饋的信息，采取相應的催款措施，必要時可通過法律途徑解決。收款確認：款項到賬后，財務部門應及時進行收款確認。核對收款金額、收款方式、收款時間等信息與業(yè)務部門傳遞的信息一致后，在財務系統(tǒng)中進行收款記錄，并更新相關(guān)財務報表。2.收款方式銀行轉(zhuǎn)賬：鼓勵客戶通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付款項，財務部門應向客戶提供準確的公司銀行賬戶信息，包括開戶行名稱、賬號等。收到銀行轉(zhuǎn)賬款項后，及時核對銀行到賬信息，確?？铐棞蚀_無誤。支票：對于收到的支票，財務部門應仔細審核支票的真實性、有效性和完整性。包括支票的出票日期、金額、收款人名稱、出票人簽章等信息。如發(fā)現(xiàn)支票存在問題，應及時與出票人聯(lián)系并解決。支票存入銀行后，按照銀行規(guī)定的時間辦理入賬手續(xù)?，F(xiàn)金：原則上盡量避免收取現(xiàn)金。如因特殊情況需要收取現(xiàn)金，業(yè)務部門應提前向財務部門報備，并在收取現(xiàn)金后及時交予財務部門。財務部門應安排專人負責現(xiàn)金的清點、保管和繳存銀行等工作，確?，F(xiàn)金安全。電子支付：隨著電子支付的普及，公司應積極推廣使用電子支付方式，如微信支付、支付寶支付等。財務部門應設置專門的電子支付賬戶，并確保賬戶信息的安全。收到電子支付款項后，及時核對支付信息并進行賬務處理。3.收款風險防控客戶信用評估：建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行定期評估。評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、信用記錄等。根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，合理確定收款方式和信用額度，降低收款風險。合同管理：加強合同管理，明確合同中的收款條款和違約責任。在簽訂合同前，業(yè)務部門應與財務部門共同審核合同條款，確保收款條款清晰、明確、合理。合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定執(zhí)行收款事項，如遇客戶違約，及時采取法律措施維護公司權(quán)益。內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)：加強業(yè)務部門與財務部門之間的溝通協(xié)調(diào)，建立有效的信息傳遞機制。業(yè)務部門及時向財務部門反饋客戶付款情況及異常信息，財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息及時調(diào)整收款策略，共同做好收款工作。定期對賬：定期與客戶進行對賬，確保雙方賬目一致。對賬內(nèi)容包括收款金額、收款時間、未付款項等信息。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，及時與客戶溝通核實原因，并進行相應的賬務調(diào)整。三、付款事項1.付款流程申請審批：各部門因業(yè)務需要發(fā)生付款事項時，應填寫付款申請單，詳細注明付款事由、付款金額、付款對象、付款方式等信息。付款申請單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。財務部門對付款申請進行初審，審核內(nèi)容包括付款事項的真實性、合理性、合規(guī)性等。初審通過后，提交給公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司財務狀況、業(yè)務需求等因素進行審批，審批通過后付款申請單返回財務部門。資金安排：財務部門根據(jù)公司資金狀況和付款申請單的審批結(jié)果，合理安排資金。如公司資金充足，直接進行付款操作；如公司資金緊張，需與相關(guān)部門協(xié)商調(diào)整付款計劃，確保公司正常運營不受影響。支付執(zhí)行：財務部門按照審批通過的付款申請單及確定的付款方式進行支付操作。對于銀行轉(zhuǎn)賬支付，應準確填寫收款方銀行賬戶信息，確?？铐椉皶r、準確到賬；對于支票支付，應按照支票管理規(guī)定填寫支票內(nèi)容，并妥善保管支票存根；對于現(xiàn)金支付，應嚴格按照現(xiàn)金管理規(guī)定進行支付，確保現(xiàn)金安全。付款記錄與核對：支付完成后，財務部門應及時在財務系統(tǒng)中進行付款記錄，并更新相關(guān)財務報表。定期與收款方進行核對，確保付款金額、付款時間等信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與收款方溝通解決。2.付款審批權(quán)限日常費用付款：對于金額在[X]元以下的日常費用付款，如辦公用品采購、差旅費報銷等，由部門負責人審批后即可支付。較大金額付款：金額在[X]元至[X]元之間的付款事項，需經(jīng)部門負責人審核后，提交財務部門負責人審批，審批通過后方可支付。重大金額付款：金額超過[X]元的重大付款事項，除部門負責人和財務部門負責人審核外，還需提交公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導應綜合考慮公司財務狀況、業(yè)務需求、風險因素等進行審批決策。3.付款風險防控嚴格審核付款申請：財務部門應加強對付款申請的審核力度，確保付款事項真實、合理、合規(guī)。對于不符合規(guī)定的付款申請，應及時退回并要求申請部門補充相關(guān)資料或進行修改。資金預算管理：建立資金預算管理制度，合理安排公司資金。付款事項應納入資金預算管理范疇，確保付款行為與公司資金狀況相匹配。如遇特殊情況需要超預算付款，應按照公司預算調(diào)整程序進行審批。合同審核與執(zhí)行：對于涉及合同的付款事項，財務部門應與業(yè)務部門共同審核合同條款。確保合同中關(guān)于付款的約定明確、合理，符合公司利益。在付款過程中，嚴格按照合同約定執(zhí)行，避免因合同糾紛導致公司損失。內(nèi)部監(jiān)督檢查：加強內(nèi)部監(jiān)督檢查機制，定期對付款事項進行審計和檢查。檢查內(nèi)容包括付款流程的執(zhí)行情況、付款審批權(quán)限的遵守情況、付款記錄的準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時進行整改，嚴肅追究相關(guān)人員責任。四、財務票據(jù)管理1.發(fā)票管理發(fā)票開具：財務部門應按照國家稅收法規(guī)及公司規(guī)定，準確、及時開具發(fā)票。發(fā)票開具前，應核對業(yè)務信息與合同內(nèi)容一致，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。發(fā)票開具后，應妥善保管發(fā)票存根聯(lián)，并按照規(guī)定的時間和方式進行發(fā)票歸檔。發(fā)票取得：公司在采購商品或接受服務時，應向銷售方索取合法有效的發(fā)票。取得發(fā)票后，應及時進行審核，檢查發(fā)票的真實性、完整性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與銷售方聯(lián)系更換或重開發(fā)票。發(fā)票保管：設立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保管設備，確保發(fā)票的安全。發(fā)票應按照發(fā)票號碼順序進行存放，定期進行盤點核對，防止發(fā)票丟失、被盜用等情況發(fā)生。發(fā)票核銷：按照稅務部門的要求，定期進行發(fā)票核銷工作。核銷發(fā)票時，應確保發(fā)票開具金額與實際業(yè)務金額一致，發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票核銷存在問題，應及時進行整改，并向稅務部門說明情況。2.收據(jù)管理收據(jù)開具：公司因業(yè)務需要開具收據(jù)時，應按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容進行開具。收據(jù)開具前，應核對收款事項與相關(guān)業(yè)務信息一致，確保收據(jù)內(nèi)容真實、準確、完整。收據(jù)開具后，應妥善保管收據(jù)存根聯(lián)，并按照規(guī)定的時間和方式進行收據(jù)歸檔。收據(jù)取得：公司在收到客戶款項但不需要開具發(fā)票時，應向客戶開具收據(jù)。收據(jù)應加蓋公司財務專用章或發(fā)票專用章，確保收據(jù)的有效性。收到收據(jù)后，應及時進行審核，檢查收據(jù)的真實性、完整性和合規(guī)性。收據(jù)保管：參照發(fā)票保管要求，對收據(jù)進行妥善保管。定期對收據(jù)進行盤點核對，防止收據(jù)丟失、被盜用等情況發(fā)生。收據(jù)核銷：定期對收據(jù)進行核銷工作，確保收據(jù)開具金額與實際收款金額一致，收據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)相符。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)核銷存在問題，應及時進行整改，并向相關(guān)部門說明情況。五、財務印章管理1.印章種類公司財務印章主要包括財務專用章、發(fā)票專用章、法人章等。2.印章使用范圍財務專用章：用于公司財務結(jié)算票據(jù)、財務報表、稅務申報等涉及財務事項的蓋章確認。發(fā)票專用章：專門用于公司開具發(fā)票時的蓋章。法人章：在涉及法人授權(quán)、重大財務決策等需要法人簽字確認的事項時使用。3.印章保管設立專門的印章保管崗位，由專人負責財務印章的保管。印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章安全。財務印章應存放在保險柜等安全設備中，實行雙人保管制度。印章保管人員不得擅自將印章帶出公司，如因工作需要帶出公司，需經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。4.印章使用審批任何部門或個人使用財務印章時，應填寫印章使用申請表，詳細注明使用事由、使用時間、使用金額等信息。印章使用申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給財務部門負責人審批。財務部門負責人根據(jù)印章使用規(guī)定和實際情況進行審批，審批通過后方可使用印章。對于涉及重大財務事項或金額較大的印章使用，還需提交公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導應綜合考慮公司利益、風險因素等進行審批決策。5.印章使用記錄與監(jiān)督印章保管人員應建立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用的時間、事由、使用人、批準人等信息。印章使用登記簿應定期進行核對，確保記錄準確無誤。公司內(nèi)部審計部門應定期對財務印章的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章使用審批程序的執(zhí)行情況、印章使用記錄的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時進行整改，嚴肅追究相關(guān)人員責任。六、財務檔案管理1.檔案范圍財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務申報資料、收付款憑證、財務票據(jù)、財務印章使用記錄等與公司財務活動相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案整理財務部門應定期對財務檔案進行整理，按照檔案類別和時間順序進行分類編號。確保檔案資料完整、有序，便于查閱和管理。對于會計憑證，應按照記賬憑證編號順序進行裝訂，附上原始憑證，并在封面上注明憑證種類、起止號碼、年度月份、憑證張數(shù)等信息。對于會計賬簿，應按照賬簿種類分別進行整理，包括總賬、明細賬、日記賬等。賬簿應定期打印并裝訂成冊，在封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息。3.檔案保管設立專門的財務檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保財務檔案的安全。財務檔案應按照規(guī)定的保管期限進行保管。一般會計憑證、會計賬簿等保管期限為[X]年，財務報表等保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照國家檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。財務檔案保管人員應定期對檔案進行盤點核對，確保檔案數(shù)量準確、資料完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱事由、查閱時間、查閱范圍等信息。檔案查閱申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給財務部門負責人審批。財務部門負責人根據(jù)檔案管理規(guī)定和實際情況進行審批，審批通過后方可查閱檔案。查閱財務檔案時，應在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案