PAGE三單一函財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本財(cái)務(wù)制度旨在規(guī)范公司/組織的財(cái)務(wù)管理行為，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，保障公司/組織的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織及其所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)經(jīng)制度，確保公司/組織的財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)核算應(yīng)當(dāng)以實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，如實(shí)反映財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。3.完整性原則：涵蓋公司/組織財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，包括預(yù)算管理、收入管理、支出管理、資產(chǎn)管理、負(fù)債管理等各個(gè)方面。4.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的記錄、計(jì)算和報(bào)告應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和虛假信息。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、分析和報(bào)告財(cái)務(wù)信息，為公司/組織的決策提供及時(shí)有效的支持。6.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督和管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二、三單一函概述（一）定義“三單一函”是指發(fā)票、合同、訂單和付款函，是公司/組織財(cái)務(wù)管理中的重要憑證和依據(jù)。（二）作用1.發(fā)票是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的法定憑證，是財(cái)務(wù)核算的原始依據(jù)。2.合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)的協(xié)議，是保障公司/組織合法權(quán)益的重要文件。3.訂單是公司/組織與客戶之間的交易約定，是安排生產(chǎn)、采購(gòu)等活動(dòng)的依據(jù)。4.付款函是公司/組織支付款項(xiàng)的書(shū)面通知，是控制資金流出的重要手段。（三）相互關(guān)系發(fā)票、合同、訂單和付款函之間相互關(guān)聯(lián)、相互制約。合同是訂單的基礎(chǔ)，訂單是生產(chǎn)、采購(gòu)等活動(dòng)的依據(jù)，發(fā)票是確認(rèn)收入和成本的憑證，付款函是支付款項(xiàng)的依據(jù)。它們共同構(gòu)成了公司/組織財(cái)務(wù)管理的重要鏈條。三、發(fā)票管理（一）發(fā)票的開(kāi)具1.銷(xiāo)售部門(mén)在簽訂合同或收到訂單后，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具發(fā)票。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同或訂單的約定，按照稅務(wù)法規(guī)的要求，準(zhǔn)確開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)注明購(gòu)貨單位名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等信息，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)及時(shí)交付給購(gòu)貨單位，并做好簽收記錄。（二）發(fā)票的取得1.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)貨物或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商開(kāi)具合法有效的發(fā)票。2.取得的發(fā)票應(yīng)符合以下要求：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，包括貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等；發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章；發(fā)票的開(kāi)具日期應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將取得的發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核和入賬。（三）發(fā)票的審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立發(fā)票審核制度，對(duì)收到的發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性等。2.審核發(fā)票的真實(shí)性，主要檢查發(fā)票是否為稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，發(fā)票號(hào)碼是否連續(xù)，發(fā)票上的印章是否清晰等。3.審核發(fā)票的合法性，主要檢查發(fā)票的開(kāi)具是否符合稅務(wù)法規(guī)的要求，發(fā)票的內(nèi)容是否與實(shí)際交易相符等。（四）發(fā)票的保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的發(fā)票保管崗位，負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。2.發(fā)票應(yīng)按照類(lèi)別、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，確保發(fā)票的安全和完整。3.已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照稅務(wù)法規(guī)的要求保存一定期限，期滿后報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。四、合同管理（一）合同的簽訂1.業(yè)務(wù)部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)前，應(yīng)與對(duì)方簽訂合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交易內(nèi)容、交易價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間等條款。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行合同評(píng)審，確保合同條款符合公司/組織的利益和法律法規(guī)的要求。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（二）合同的執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，及時(shí)跟蹤款項(xiàng)的收付情況，確保資金的安全和及時(shí)回籠。3.合同執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)生變更或糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)，并共同協(xié)商解決方案。（三）合同的結(jié)算1.合同執(zhí)行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時(shí)應(yīng)提供合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)資料，對(duì)結(jié)算金額進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。3.結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確反映。（四）合同的歸檔1.合同執(zhí)行完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.合同歸檔應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行存放，便于查閱和管理。3.合同保管期限應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，期滿后報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。五、訂單管理（一）訂單的下達(dá)1.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)客戶需求和市場(chǎng)情況，下達(dá)訂單。訂單應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。2.訂單下達(dá)前，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)進(jìn)行訂單評(píng)審，確保訂單條款符合公司/組織的利益和生產(chǎn)、采購(gòu)等部門(mén)的實(shí)際情況。3.訂單下達(dá)后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將訂單副本傳遞給生產(chǎn)、采購(gòu)等相關(guān)部門(mén)。（二）訂單的執(zhí)行1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)訂單要求，組織生產(chǎn)。生產(chǎn)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照訂單要求控制產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)訂單要求，及時(shí)采購(gòu)原材料和零部件。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照訂單要求控制采購(gòu)成本和采購(gòu)進(jìn)度。3.訂單執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)生變更或問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售部門(mén)，并共同協(xié)商解決方案。（三）訂單的跟蹤1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)建立訂單跟蹤制度，及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況。2.訂單跟蹤內(nèi)容包括生產(chǎn)進(jìn)度、采購(gòu)進(jìn)度、交貨時(shí)間等。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，確?？蛻魸M意度。3.訂單執(zhí)行完畢后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理訂單結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時(shí)應(yīng)提供訂單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。（四）訂單的歸檔1.訂單執(zhí)行完畢后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)將訂單原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.訂單歸檔應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行存放，便于查閱和管理。3.訂單保管期限應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，期滿后報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。六、付款函管理（一）付款函的開(kāi)具1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同或訂單約定，在付款前開(kāi)具付款函。付款函應(yīng)明確付款金額、付款方式、付款時(shí)間等條款。2.付款函開(kāi)具后，應(yīng)及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核和審批。3.付款函審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照付款函的要求及時(shí)安排資金支付。（二）付款函的審核1.相關(guān)部門(mén)應(yīng)建立付款函審核制度，對(duì)付款函進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、付款時(shí)間是否合理等。2.審核付款函的真實(shí)性，主要檢查付款函是否為財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具，付款函上的印章是否清晰等。3.審核付款函的合法性，主要檢查付款函的開(kāi)具是否符合公司/組織的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。（三）付款函的審批1.付款函審核通過(guò)后，應(yīng)按照公司/組織的審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)合同或訂單約定，對(duì)付款金額、付款方式、付款時(shí)間等進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)在付款函上簽署審批意見(jiàn)，并注明審批日期。3.付款函未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^(guò)的，財(cái)務(wù)部門(mén)不得安排資金支付。（四）付款函的保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的付款函保管崗位，負(fù)責(zé)付款函的保管工作。2.付款函應(yīng)按照類(lèi)別、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，確保付款函的安全和完整。3.已支付的付款函存根聯(lián)和付款登記簿應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定保存一定期限，期滿后報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。七、財(cái)務(wù)核算與報(bào)告（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和公司/組織的財(cái)務(wù)制度，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。2.財(cái)務(wù)核算應(yīng)準(zhǔn)確記錄公司/組織的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，包括資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、成本、費(fèi)用等。3.財(cái)務(wù)核算應(yīng)及時(shí)編制財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司/組織的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。（二）財(cái)務(wù)報(bào)告1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期編制財(cái)務(wù)報(bào)告，向公司/組織管理層和相關(guān)部門(mén)提供財(cái)務(wù)信息。2.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)包括財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等。財(cái)務(wù)分析報(bào)告應(yīng)分析公司/組織的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況，提出存在的問(wèn)題和建議。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式報(bào)送，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)傳遞和有效利用。八、財(cái)務(wù)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，定期對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)方法等。3.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)按照審計(jì)計(jì)劃進(jìn)行審計(jì)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司/組織的財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行檢查。2.財(cái)務(wù)檢查應(yīng)包括財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確性、資金使用效益等方面。3.財(cái)務(wù)檢查應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出整改措施，確保公司/組織的財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)、規(guī)范有序。（三）外部審計(jì)1.公司/組織應(yīng)按照法律法規(guī)的要求，定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照審計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行審計(jì)工作，出具審計(jì)報(bào)告。審計(jì)