學(xué)籍檔案規(guī)章制度一、總則為規(guī)范學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)生個(gè)人信息的準(zhǔn)確性、完整性及安全性，促進(jìn)教育教學(xué)管理的科學(xué)化和規(guī)范化，特制定本規(guī)章制度。本制度旨在明確學(xué)籍檔案的建立、歸檔、保管、查詢(xún)、使用及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的具體要求，為學(xué)籍檔案管理工作提供指導(dǎo)依據(jù)。二、學(xué)籍檔案建立1.建檔對(duì)象：本校全體在籍學(xué)生的學(xué)籍檔案均需按照本制度建立和管理。2.建檔內(nèi)容：學(xué)籍檔案應(yīng)包含學(xué)生的基本信息（如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、入學(xué)時(shí)間等）、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄、健康狀況、家庭情況、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)記錄等重要信息。3.建檔流程：學(xué)生入學(xué)時(shí)，由學(xué)校招生辦公室負(fù)責(zé)收集學(xué)生基本信息，并初步建立學(xué)籍檔案；隨著學(xué)生在校期間的各類(lèi)信息變動(dòng)，由相關(guān)部門(mén)及時(shí)補(bǔ)充和完善學(xué)籍檔案內(nèi)容。三、學(xué)籍檔案歸檔1.歸檔要求：學(xué)籍檔案應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（如年級(jí)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等）進(jìn)行歸檔，確保檔案的有序存放和便捷檢索。2.歸檔時(shí)間：學(xué)生信息變動(dòng)后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將變動(dòng)信息整理歸檔，確保學(xué)籍檔案的實(shí)時(shí)更新。3.歸檔形式：學(xué)籍檔案可采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行歸檔，其中電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的備份和安全性。四、學(xué)籍檔案保管1.保管責(zé)任：學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的保管工作，確保檔案的安全與完整。2.保管條件：學(xué)籍檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蛀的安全場(chǎng)所，紙質(zhì)檔案還需定期進(jìn)行防霉處理。3.保密原則：學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)允許不得擅自泄露學(xué)生個(gè)人信息。五、學(xué)籍檔案查詢(xún)與使用1.查詢(xún)權(quán)限：學(xué)生本人、家長(zhǎng)及學(xué)校相關(guān)部門(mén)因工作需要可申請(qǐng)查詢(xún)學(xué)籍檔案；校外單位或個(gè)人查詢(xún)學(xué)籍檔案需經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)。2.查詢(xún)流程：查詢(xún)?nèi)藨?yīng)填寫(xiě)《學(xué)籍檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意后，方可進(jìn)行查詢(xún)。3.使用規(guī)定：學(xué)籍檔案的使用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，不得用于非法或不當(dāng)目的；使用過(guò)程中應(yīng)確保檔案的安全與完整，不得涂改、損毀或丟失。六、學(xué)籍檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀條件：學(xué)籍檔案達(dá)到法定保存期限且無(wú)需繼續(xù)保存時(shí)，可申請(qǐng)銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序：銷(xiāo)毀學(xué)籍檔案應(yīng)經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，并編制《學(xué)籍檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，在指定人員監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中徹底刪除，并備份數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀記錄。七、附則1.本規(guī)章制度自發(fā)布之日起實(shí)施，由學(xué)校學(xué)籍檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.學(xué)校全體員工及學(xué)生應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守本規(guī)章制度，共同維護(hù)學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。3.本規(guī)章制度未盡事宜，可參照相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校其他規(guī)章制度執(zhí)行。八、結(jié)語(yǔ)學(xué)籍檔案是學(xué)校教育教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)于保障學(xué)生權(quán)益、促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量的提升具有重要意義。通過(guò)制定