PAGE項目材料采購財務制度一、總則（一）目的為加強公司項目材料采購財務管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司資金安全，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目材料采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行采購操作，確保采購過程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。4.公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，杜絕不正當利益輸送。二、采購預算管理（一）預算編制1.項目部門應根據(jù)項目需求和進度安排，提前編制項目材料采購預算。預算內(nèi)容應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計單價、采購時間等詳細信息。2.采購預算應結(jié)合市場價格波動情況和公司實際資金狀況進行合理估算，并報財務部門審核。3.財務部門對采購預算進行審核時，應重點關注預算的合理性、準確性以及與公司整體預算的協(xié)調(diào)性。如發(fā)現(xiàn)預算不合理，應及時與項目部門溝通調(diào)整。（二）預算執(zhí)行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應按照公司規(guī)定的預算調(diào)整流程進行審批。2.項目部門應定期對采購預算執(zhí)行情況進行跟蹤分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期向公司管理層匯報預算執(zhí)行進度和偏差情況，為公司決策提供依據(jù)。三、采購流程管理（一）采購申請1.項目部門根據(jù)項目需求，填寫《項目材料采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《項目材料采購申請表》應提交至采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購時間的緊迫性等。如審核通過，采購部門將申請表轉(zhuǎn)至財務部門進行資金預算審核。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫，并對供應商進行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定合格供應商名單，并定期對供應商進行動態(tài)管理。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違規(guī)行為或產(chǎn)品質(zhì)量問題，應及時將其從合格供應商名單中剔除。3.在選擇供應商時，應遵循公平、公正、公開的原則，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定最終供應商。對于重大采購項目，應組織相關部門進行聯(lián)合評審。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，應提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核合同條款是否符合公司利益，付款方式是否合理，資金安排是否與預算相符等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與采購部門溝通修改。3.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本交至財務部門備案，作為財務核算和付款的依據(jù)。（四）采購驗收1.項目材料到貨后，項目部門應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標準等是否符合采購合同要求。2.驗收合格后，項目部門應填寫《項目材料驗收單》，并由驗收人員簽字確認。《項目材料驗收單》應提交至采購部門和財務部門。3.如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，項目部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，并在《項目材料驗收單》中注明問題情況。采購部門應跟蹤問題解決進度，并將相關情況反饋至財務部門。（五）采購付款管理1.財務部門根據(jù)采購合同約定和《項目材料驗收單》，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括付款金額是否準確、付款時間是否符合合同約定、相關審批手續(xù)是否齊全等。2.審核通過后，財務部門按照公司資金管理制度安排資金付款。對于金額較大的采購項目，應采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全、規(guī)范的付款方式。3.財務部門應建立采購付款臺賬，詳細記錄每筆采購付款的金額、時間、供應商等信息，便于跟蹤和查詢。四、財務核算與監(jiān)督（一）財務核算1.財務部門應按照國家會計準則和公司財務制度，對項目材料采購業(yè)務進行準確的會計核算。采購成本應包括材料價款、運輸費保險費、裝卸費等相關費用。2.對于采購過程中發(fā)生的折扣、返利等情況，應按照規(guī)定進行會計處理，沖減采購成本。3.財務部門應定期編制項目材料采購財務報表，反映采購業(yè)務的收支情況和資金使用效益，并及時向公司管理層匯報。（二）財務監(jiān)督1.財務部門應加強對項目材料采購活動的財務監(jiān)督，定期檢查采購預算執(zhí)行情況、采購合同履行情況、采購付款情況等。2.如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違規(guī)行為或財務風險，應及時向公司管理層報告，并提出整改建議。3.配合內(nèi)部審計部門對項目材料采購業(yè)務進行審計，提供相關財務資料和數(shù)據(jù)，協(xié)助審計工作順利開展。五、風險管理（一）價格風險1.關注市場價格波動情況，建立價格預警機制。采購部門應定期收集市場價格信息，分析價格走勢，及時向公司管理層匯報。2.對于價格波動較大的材料，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格，降低價格風險。（二）質(zhì)量風險1.加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，并在采購合同中明確質(zhì)量違約責任。2.嚴格執(zhí)行采購驗收程序，確保采購材料質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時采取措施解決，避免給公司造成損失。（三）付款風險1.合理安排付款時間和方式，避免因付款不當導致公司資金緊張或信用受損。2.加強對供應商信用管理，對于信用狀況不佳的供應商，應謹慎付款或采取其他風險防范措施。六、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應收集各類采購信息，包括供應商信息、市場價格信息、采購合同信息、采購驗收信息等，并進行整理歸檔。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)采購信息的集中管理和共享，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）財務信息溝通與反饋1.財務部門與采購部門應建立定期溝通機制，及時交流采購業(yè)務中的財務問題和信息。2.采購部門應向財務部門提供采購合同執(zhí)行情況、付款申請