PAGE外購材料財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司外購材料的財務核算與管理流程，確保外購材料業(yè)務的合法性、準確性和規(guī)范性，有效控制成本，保障公司資產(chǎn)安全，提高財務管理效率，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外購材料的采購、驗收、入庫、付款、核算等相關業(yè)務活動。3.基本原則合法性原則：外購材料業(yè)務必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保各項操作合法合規(guī)。準確性原則：財務核算數(shù)據(jù)應真實、準確、完整地反映外購材料業(yè)務的實際情況，為公司決策提供可靠依據(jù)。規(guī)范性原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責分工，規(guī)范業(yè)務處理方式，確保外購材料業(yè)務有序進行。成本效益原則：在保證材料質(zhì)量和業(yè)務正常開展的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、職責分工1.采購部門負責根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，制定外購材料采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應。2.驗收部門負責對采購的材料進行驗收，檢查材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求。對驗收合格的材料出具驗收報告，對驗收不合格的材料及時通知采購部門處理。3.倉庫管理部門負責外購材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，建立健全庫存管理制度，確保材料安全完整。定期對庫存材料進行盤點，編制庫存盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存管理中存在的問題。4.財務部門負責制定外購材料財務核算辦法，審核采購合同、發(fā)票等相關憑證，辦理付款結算手續(xù)。對外購材料業(yè)務進行財務核算和監(jiān)督，定期編制財務報表，分析材料成本變動情況，為公司決策提供財務支持。三、采購環(huán)節(jié)管理1.采購計劃制定采購部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況以及市場需求預測等因素，定期編制外購材料采購計劃。采購計劃應明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關部門審核批準。在編制采購計劃時，應充分考慮材料的價格波動、供應周期等因素，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購和積壓庫存。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和審核，選擇優(yōu)質(zhì)供應商合作。與供應商簽訂采購合同前，應明確雙方的權利義務、材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款，并對合同進行嚴格審核。采購合同應符合法律法規(guī)要求，確保公司利益不受損害。定期對供應商進行評價和考核，根據(jù)供應商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務等情況，調(diào)整供應商名錄，淘汰不合格供應商。3.采購合同簽訂與執(zhí)行采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送交財務部門備案。財務部門應根據(jù)合同條款，審核付款方式、結算時間等內(nèi)容，確保合同執(zhí)行符合財務規(guī)定。采購部門應跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應。如遇合同變更或糾紛，應及時通知財務部門，并共同協(xié)商解決辦法。四、驗收環(huán)節(jié)管理1.驗收標準與流程驗收部門應根據(jù)采購合同和相關標準，制定外購材料驗收方案，明確驗收標準、驗收方法和驗收流程。材料到貨后，驗收人員應按照驗收方案對材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行逐一核對。驗收合格的材料，驗收人員應在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的材料，驗收人員應出具不合格報告，并注明不合格原因，及時通知采購部門處理。對于重要材料或金額較大的采購項目，驗收部門可組織相關部門聯(lián)合驗收，確保驗收結果準確可靠。2.驗收報告編制與傳遞驗收人員應及時編制驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告應包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商名稱、驗收日期、驗收結果等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認。驗收報告編制完成后，驗收部門應及時將驗收報告?zhèn)鬟f給采購部門、倉庫管理部門和財務部門。采購部門根據(jù)驗收結果與供應商進行溝通協(xié)調(diào)；倉庫管理部門根據(jù)驗收報告辦理入庫手續(xù)；財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同等憑證進行賬務處理。五、入庫環(huán)節(jié)管理1.入庫手續(xù)辦理倉庫管理部門在收到驗收合格的材料后，應及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應根據(jù)驗收報告核對材料的數(shù)量、規(guī)格等信息，確保入庫材料與驗收報告一致。入庫人員應填寫入庫單，詳細記錄材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商名稱、入庫日期等內(nèi)容，并簽字確認。入庫單應一式多聯(lián)，分別傳遞給采購部門、財務部門和倉庫管理部門留存。2.庫存管理倉庫管理部門應按照規(guī)定的存儲方式和條件，對入庫材料進行妥善保管，確保材料質(zhì)量不受損。建立庫存臺賬，詳細記錄材料的出入庫情況，定期進行盤點核對，保證賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應及時查明原因，并進行相應處理。根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，按照先進先出、后進后出的原則發(fā)放材料，確保庫存材料合理周轉。六、付款環(huán)節(jié)管理1.付款申請與審核采購部門應在收到供應商發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同、驗收報告等相關憑證是否一致。如信息相符，采購部門應填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款日期等內(nèi)容，并提交財務部門審核。財務部門收到付款申請單后，應審核付款申請的真實性、合法性和準確性。審核內(nèi)容包括采購合同條款、驗收報告、發(fā)票金額、付款期限等。如審核無誤，財務部門應在付款申請單上簽字批準；如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知采購部門核實并調(diào)整。2.付款方式與結算根據(jù)公司資金狀況和與供應商的約定，選擇合適的付款方式進行結算。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。財務部門應按照批準的付款申請，及時辦理付款手續(xù)。在付款過程中，應嚴格遵守銀行結算規(guī)定，確保付款安全、準確、及時。對于采用銀行承兌匯票等方式付款的，財務部門應做好票據(jù)管理工作，記錄票據(jù)的開具、背書、到期兌付等情況，確保票據(jù)安全。七、財務核算管理1.核算原則與方法財務部門應按照國家會計準則和公司財務制度的規(guī)定，對外購材料業(yè)務進行準確的財務核算。外購材料的成本應包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于材料采購成本的費用。采用實際成本法核算外購材料成本，按照材料入庫時的實際采購成本入賬。對于采購過程中發(fā)生的采購折扣、折讓等，應沖減材料采購成本。2.賬務處理流程采購環(huán)節(jié)：財務部門根據(jù)采購合同和發(fā)票等憑證，借記“在途物資”科目，貸記“應付賬款”等科目；材料驗收入庫后，借記“原材料”科目，貸記“在途物資”科目。付款環(huán)節(jié)：財務部門根據(jù)付款申請和付款憑證，借記“應付賬款”等科目，貸記“銀行存款”等科目。庫存管理環(huán)節(jié)：財務部門根據(jù)倉庫管理部門提供的出入庫單據(jù)，及時調(diào)整原材料明細賬，確保賬實相符。期末，財務部門應按照規(guī)定對原材料進行盤點清查，對于盤盈、盤虧的原材料，應及時進行賬務處理，查明原因后報經(jīng)批準進行相應調(diào)整。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對外購材料業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購、驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)的操作是否符合制度規(guī)定，財務核算是否準確無誤。審計部門應重點關注采購合同執(zhí)行情況、供應商選擇與管理、驗收流程合規(guī)性、庫存管理以及付款結算等方面的問題，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的風險和漏洞。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況，確保公司外購材料業(yè)務規(guī)范運行。2.財務監(jiān)督財務部門應加強對外購材料業(yè)務的日常財務監(jiān)督，定期檢查采購合同、發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關憑證的真實性、完整性和合規(guī)性。對材料采購成本進