PAGE衛(wèi)生所管理檔案制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生所管理檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生所管理、醫(yī)療服務(wù)、教學科研等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生所各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生所各項工作的實際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本衛(wèi)生所檔案管理制度并組織實施。2.負責衛(wèi)生所各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.對檔案進行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高衛(wèi)生所工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為衛(wèi)生所的管理決策、醫(yī)療服務(wù)、教學科研等工作提供支持。（二）各科室兼職檔案員職責1.負責本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本科室檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的清查、核對等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.對本科室人員進行檔案管理知識宣傳，提高本科室人員的檔案意識，督促其及時將工作中形成的文件材料歸檔。（三）衛(wèi)生所工作人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，在工作中形成的文件材料應(yīng)及時整理、歸檔，不得私自留存。2.積極配合檔案管理部門和兼職檔案員的工作，提供檔案形成過程中的相關(guān)信息和資料。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案機密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括衛(wèi)生所的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案涵蓋病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療質(zhì)量控制資料、醫(yī)療糾紛處理檔案等。3.教學科研類檔案如教學計劃、教案、教學課件、科研項目申報書、研究成果報告、學術(shù)論文等。4.其他類檔案包括衛(wèi)生所的榮譽證書、宣傳資料、對外交流合作檔案等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)定期收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保收集及時、齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件材料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照檔案的分類標準進行分類，同一類別的檔案應(yīng)集中在一起。2.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制文件材料目錄清單，詳細記錄文件材料的名稱、編號、日期、來源等信息。4.對文件材料進行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類分為綜合管理、人事管理、財務(wù)管理、設(shè)備管理、信息管理等二級類目。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類分為門診病歷、住院病歷、護理記錄、醫(yī)技檢查報告、醫(yī)療統(tǒng)計等二級類目。3.教學科研類分為教學管理、科研項目、學術(shù)交流等二級類目。4.其他類根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行分類，如榮譽檔案、宣傳檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的形式。2.“年度”采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.“類別”按照上述分類標準，用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“YL”表示醫(yī)療業(yè)務(wù)類等。4.“流水號”為該類別檔案的順序號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類綜合管理文件，其編號為“2023XZ0001”。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.行政管理類檔案應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)在患者出院或診療結(jié)束后的1個月內(nèi)歸檔。3.教學科研類檔案應(yīng)在教學活動結(jié)束或科研項目結(jié)題后的2個月內(nèi)歸檔。4.其他類檔案應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束后的1個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收，并按照編號順序上架存放。（三）保管期限1.永久保管涉及衛(wèi)生所重大決策、重要歷史事件、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等具有長遠保存價值的檔案。2.定期保管分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要包括衛(wèi)生所的重要業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度、財務(wù)報表等。保管期限為10年的檔案，如一般性的文件材料、短期的醫(yī)療統(tǒng)計報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.衛(wèi)生所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.衛(wèi)生所內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生所分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)衛(wèi)生所主要領(lǐng)導批準后，方可查閱。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在科室負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等，不得擅自復印檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價值或重復的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可進行適當處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)