PAGE衛(wèi)生院檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等工作中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集衛(wèi)生院在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整，不得遺漏重要文件和資料。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，如實(shí)反映衛(wèi)生院的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息進(jìn)入檔案。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，保障檔案信息的安全存儲和有效利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定衛(wèi)生院檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和范圍，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.積極開展檔案利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，如查閱、借閱、出具證明等。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院職工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門的聯(lián)系與溝通，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本科室檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將本科室整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本科室相關(guān)檔案的查閱線索和利用需求。4.學(xué)習(xí)和掌握檔案管理知識和技能，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本科室檔案管理水平。（三）衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入衛(wèi)生院整體工作計劃，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。2.定期聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中的重大問題，推動檔案工作與衛(wèi)生院各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。3.督促各科室認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案工作任務(wù)的落實(shí)。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括衛(wèi)生院行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理、設(shè)備管理、信息管理等方面形成的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類包括醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、護(hù)理管理、藥劑管理、醫(yī)技管理、病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計等方面形成的文件材料。4.教學(xué)科研類包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)材料、科研項(xiàng)目申報、研究成果、學(xué)術(shù)論文等方面形成的文件材料。5.其他類包括各類合同協(xié)議（如醫(yī)療合作協(xié)議、設(shè)備采購合同、房屋租賃合同等）、榮譽(yù)證書、重要會議記錄、重大活動資料等。（二）收集要求及時間節(jié)點(diǎn)1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時收集整理，并及時移交綜合檔案室。3.每年上半年，各科室兼職檔案員應(yīng)將上一年度整理好的檔案移交綜合檔案室；對于跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時移交。（三）收集方法1.定期收集各科室兼職檔案員按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)，定期對本科室的文件材料進(jìn)行收集整理。2.隨時收集對于在日常工作中產(chǎn)生的重要文件和緊急文件，兼職檔案員應(yīng)隨時收集，確保文件不丟失、不遺漏。3.跟蹤收集對于一些重要工作或項(xiàng)目，兼職檔案員應(yīng)跟蹤其全過程，及時收集相關(guān)文件材料，保證項(xiàng)目檔案的完整性。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行檔案分類。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）。4.機(jī)構(gòu)（問題）：按照衛(wèi)生院內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類等類別。（三）整理步驟1.裝訂對歸檔文件進(jìn)行裝訂，去除文件上的金屬物，如訂書釘、大頭針等，采用線裝或不銹鋼夾等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。2.分類按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對裝訂后的文件進(jìn)行分類，同一類別的文件集中在一起。3.編號為每份文件編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號組成。全宗號暫定為[具體全宗號]；年度為文件形成的年份，如“2023”；保管期限用“永久”“30年”“10年”表示；機(jī)構(gòu)（問題）代碼按照分類方案中的代碼填寫；件號為每份文件在該類別中的順序號。4.編目編制歸檔文件目錄，目錄內(nèi)容包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。檔號按照上述規(guī)定填寫；文號填寫文件的發(fā)文字號；責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位或個人；題名填寫文件的標(biāo)題，如無標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題；日期填寫文件的形成日期；頁數(shù)填寫每份文件的實(shí)際頁數(shù)；備注填寫需要說明的事項(xiàng)。5.裝盒將編目后的文件按照類別和保管期限分別裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火設(shè)備（如滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（如除濕機(jī)等）、防蟲設(shè)備（如防蟲藥等）、防盜設(shè)備（如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等）、溫濕度測量設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，便于查找和利用。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放在一個檔案柜或密集架內(nèi)，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動和基本歷史面貌的，對衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括：衛(wèi)生院制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。衛(wèi)生院的歷史沿革、大事記、組織沿革等。衛(wèi)生院重要會議記錄、決議、決定等。衛(wèi)生院與上級主管部門、其他單位簽訂的重要合同協(xié)議。衛(wèi)生院獲得的重要榮譽(yù)證書、獎狀等。衛(wèi)生院職工的重要人事檔案材料。衛(wèi)生院重大醫(yī)療事故、醫(yī)療糾紛處理材料。其他具有重要保存價值的檔案。2.定期保管的檔案凡是在一定時期內(nèi)對衛(wèi)生院工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。定期保管期限分為30年和10年。保管期限為30年的檔案主要包括：衛(wèi)生院一般性的規(guī)章制度、文件。衛(wèi)生院年度工作計劃、總結(jié)。衛(wèi)生院各科室的業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計資料。衛(wèi)生院開展的一般性醫(yī)療業(yè)務(wù)活動記錄。衛(wèi)生院教學(xué)、科研項(xiàng)目的一般性材料。其他在30年內(nèi)有查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案主要包括：衛(wèi)生院臨時性工作形成的文件材料。衛(wèi)生院一般性的會議記錄、簡報。衛(wèi)生院短期開展的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動記錄。衛(wèi)生院教學(xué)、科研項(xiàng)目的階段性材料。其他在10年內(nèi)有查考利用價值的檔案。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定綜合檔案室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.本院職工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，須經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及司法案件等特殊情況，需查閱、借閱檔案的，按照國家有關(guān)法律法規(guī)辦理。（二）利用方式1.查閱本院職工可直接到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱本院職工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體借閱期限]，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明外單位或個人因工作需要要求出具檔案證明的，綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具，并加蓋檔案證明專用章。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱人持有效證件到綜合檔案室，填寫查閱登記表，經(jīng)綜合檔案室工作人員審核后，提供相應(yīng)檔案供查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱手續(xù)借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人