PAGE衛(wèi)生院檔案清理維護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步保管，并定期向綜合檔案室移交。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生院在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)療秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案清理維護(hù)職責(zé)分工（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、裝訂等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。6.負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、分類和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案管理的日常工作，及時(shí)將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)。4.配合綜合檔案室做好檔案的清查、核對(duì)、統(tǒng)計(jì)等工作，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案清理維護(hù)工作流程（一）檔案收集1.各科室應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的各種文件材料收集齊全，按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求進(jìn)行分類整理。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.綜合檔案室和各科室兼職檔案員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）檔案保管1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。同時(shí)，要建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案被非法篡改或刪除。（四）檔案利用1.衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損等。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.外單位人員查閱或借閱衛(wèi)生院檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定的程序辦理查閱或借閱手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)療秘密等重要檔案的查閱或借閱，須經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。（五）檔案鑒定與銷毀1.綜合檔案室定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)登記檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.銷毀檔案的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員和負(fù)責(zé)銷毀的人員應(yīng)在記錄上簽字。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一并歸檔保存。四、檔案清理維護(hù)的具體要求（一）紙質(zhì)檔案1.紙張應(yīng)選用質(zhì)量較好、耐久性強(qiáng)的紙張，書寫材料應(yīng)符合檔案保存要求，不得使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的書寫工具。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，裝訂線應(yīng)在左側(cè)。3.編頁應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，頁碼應(yīng)連續(xù)，不得漏編、重編。4.編目應(yīng)詳細(xì)、完整，包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁數(shù)等信息，便于查找和利用。（二）電子檔案1.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、管理信息等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保電子檔案的可追溯性。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。（三）照片檔案1.照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，畫面完整，具有一定的歷史價(jià)值和保存意義。2.照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并與文字說明相對(duì)應(yīng)。3.照片檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝入相冊(cè)或照片檔案盒中保存。（四）錄音錄像檔案1.錄音錄像檔案應(yīng)聲音清晰、圖像完整，內(nèi)容真實(shí)可靠。2.對(duì)錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、整理，制作相應(yīng)的文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。3.錄音錄像檔案應(yīng)采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案清理維護(hù)的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案清理維護(hù)工作進(jìn)行自查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.自查結(jié)束后，應(yīng)形成自查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查報(bào)告和整改情況報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要，衛(wèi)生院可組織開展檔案清理維護(hù)專項(xiàng)檢查，對(duì)重點(diǎn)科室、重要檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟等，確保檢查工作的全面、深入、有效。3.檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，對(duì)存在的問題提出整改意見和建議，并督促相關(guān)科室限期整改。（三）