PAGE衛(wèi)生應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生應(yīng)急檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，有效維護(hù)衛(wèi)生應(yīng)急工作的真實(shí)記錄和歷史資料，提高衛(wèi)生應(yīng)急管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在應(yīng)對各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件、自然災(zāi)害等衛(wèi)生應(yīng)急工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生應(yīng)急工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集衛(wèi)生應(yīng)急工作各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和管理，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（四）管理職責(zé)1.公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生應(yīng)急檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門衛(wèi)生應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)集中保管公司重要的衛(wèi)生應(yīng)急檔案，并提供檔案利用服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門移交。配合公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門做好檔案的保管、利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)文件：包括公司制定的各類衛(wèi)生應(yīng)急預(yù)案、修訂記錄、上級部門下發(fā)的相關(guān)政策文件等。2.應(yīng)急處置記錄：事件報告記錄：包括事件發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、危害程度等信息的報告文件。應(yīng)急響應(yīng)記錄：啟動應(yīng)急響應(yīng)的文件、指令，響應(yīng)級別調(diào)整記錄等。現(xiàn)場處置記錄：現(xiàn)場救援方案、措施、過程記錄，人員傷亡情況、救治情況記錄等。物資調(diào)配記錄：應(yīng)急物資的種類、數(shù)量、調(diào)配時間、去向等記錄。人員行動記錄：參與應(yīng)急處置人員的名單、任務(wù)分配、行動軌跡等記錄。3.監(jiān)測與預(yù)警資料：日常監(jiān)測數(shù)據(jù)：各類公共衛(wèi)生監(jiān)測指標(biāo)數(shù)據(jù)、疫情監(jiān)測數(shù)據(jù)等。預(yù)警信息：發(fā)布的預(yù)警級別、內(nèi)容、時間等記錄。4.培訓(xùn)與演練資料：培訓(xùn)計(jì)劃、教材、課件等。演練方案、腳本、總結(jié)報告等。5.與外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)資料：與政府部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、專業(yè)救援隊(duì)伍等外部機(jī)構(gòu)的往來文件、會議記錄、合作協(xié)議等。6.其他相關(guān)資料：如媒體報道、社會捐贈記錄、事件評估報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生應(yīng)急檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。4.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生應(yīng)急工作的流程和內(nèi)容，將檔案分為應(yīng)急預(yù)案類、應(yīng)急處置類、監(jiān)測與預(yù)警類、培訓(xùn)與演練類、溝通協(xié)調(diào)類、其他類等六大類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在衛(wèi)生應(yīng)急工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門。2.公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門應(yīng)及時對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大衛(wèi)生應(yīng)急事件、具有重要?dú)v史價值和法律憑證作用的檔案，如應(yīng)急預(yù)案的原始版本、重大事件的評估報告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的衛(wèi)生應(yīng)急檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（四）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的合理使用。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保與原件具有同等效力。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍或泄露檔案機(jī)密信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及公司機(jī)密、法律糾紛或其他需要長期保存的事項(xiàng)。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司衛(wèi)生應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等